Les archives hospitalières comprennent logiquement des documents et dossiers médicaux des malades, des registres de naissances, de décès et d’enfants trouvés mais pas seulement. Sont également stockés un certain nombre de documents administratifs relatifs à la comptabilité, aux actes de fondation et à la gestion du patrimoine des établissements en général.
Les archives hospitalières regroupent enfin des informations concernant le personnel hospitalier.
Contrôle et conservation
Le nombre d’années où un dirigeant d’entreprise doit être en mesure de présenter une pièce justificative comptable varie selon le type de document. Le Les établissements hospitaliers sont propriétaires de leurs archives et sont de ce fait responsables de leur conservation. L’État intervient toutefois dans ce processus dans un rôle scientifique et technique via le Directeur des Archives départementales. Ce fonctionnaire d’État est chargé d’inspecter les archives et de délivrer des visas réglementaires. Il arrive toutefois qu’un établissement confie la problématique de l’archivage (papier et/ou électronique) à une société externe. Dans ce cas, cette dernière doit avoir été agréée par le Service interministériel des Archives de France qui évalue les compétences techniques et les ressources humaines nécessaires à la gestion de l’archivage d’un hôpital. Les archives définitives jusqu’à 1940 au moins doivent être déposées aux archives départementales ou communales, selon qu’il s’agisse d’un établissement hospitalier intercommunal ou communal. C’est le préfet qui se charge de prescrire le dépôt si un quelconque danger menace les archives stockées à l’hôpital.
Obligations des agents et des établissements
Outre les cas particulier d’archives menacées, les hôpitaux sont tenus de conserver l’intégralité des documents. Comme le dirigeant d’une entreprise privé, le directeur général de l’établissement hospitalier doit conserver des dossiers un certain nombre d’année dans le respect de la législation en vigueur. Tout fonctionnaire en charge de l’archivage est quant à lui tenu au secret professionnel, tout manquement à cette règle pouvant donner lieu à des sanctions pénales.