Conserver les documents d’entreprise au-delà de la date légale de conservation a un côté rassurant pour les dirigeants. Toutes ces données sont conservées «au cas où». Il est pourtant nécessaire de les détruire le temps venu, une accumulation d’archives étant inutile et coûteuse.
Détruire ses documents en toute responsabilité
La destruction d’archives est un acte courant de la vie d’une entreprise permettant notamment de gagner de la place dans ses locaux. La question que les dirigeants se posent alors est « Pouvons-nous détruire ces documents ? ».
La première étape consiste à calculer le moment où sera détruit le document en tenant compte des durées légales de conservation et des besoins métiers de l’entreprise (mémoire, transmission des savoirs, etc.). Un référentiel doit alors être mis en place, c’est à partir de ce document que seront déterminées les durées légales de conservation. Ces dernières diffèrent selon le type de document et son importance. Elles peuvent être de 2, 3, 5, 10 ans ou même sans limitation de durée pour les fiches de paie des employés par exemple. Une fois cette étape réalisée, les dates de destruction sont idéalement indiquées sur les boîtes et autres dossiers dans lesquels sont stockés les documents.
L’opération de destruction en elle-même a lieu une fois par an. Les organismes publics sont tenus de remplir un tableau nommé bordereau de destruction lors de cette étape. Pour les entreprises confiant cette composante à un tiers-archiveur, la procédure de destruction est normalement incluse dans le contrat liant les 2 parties.
De nombreuses archives sont confidentielles comme les dossiers médicaux
Une fois par an, les archives ayant atteint leur durée légale de conservation sont détruites, permettant de libérer de l’espace dans ses locaux. Il est conseillé de (faire) détruire les archives de son entreprise sur place pour éviter tout problème de confidentialité vis-à-vis des salariés et d’éventuelles poursuites pénales. Le fait de ne pas jeter ses archives papier dans la nature limite également l’espionnage économique.