Le service d’archives est la structure chargée de collecter, classer et conserver l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise. Il pilote leur cycle de vie complet, de la création du document jusqu’à sa destruction réglementaire ou sa conservation à titre définitif.
Qu’est-ce qu’un service d’archives ?
Le terme recouvre à la fois une fonction et, bien souvent, un lieu physique de conservation. Il désigne l’ensemble des moyens réunis pour gérer les documents d’une organisation.
Un service d’archives naît dès qu’une organisation confie à une équipe la responsabilité de ses documents, quelle que soit sa taille.
Une structure dédiée à la gestion documentaire
Le service d’archives réunit les personnes, les locaux et les outils qui permettent à une entreprise de suivre ses documents du début à la fin de leur cycle de vie. Il collecte les documents produits par les différents services de l’entreprise. Il en contrôle ensuite la tenue courante et assure leur conservation dans des conditions adaptées à chaque type d’archive. Chez un prestataire comme Arcalys, société d’archivage, cette fonction est assurée par une équipe dédiée à la gestion externalisée des documents.
Service d’archives interne ou société d’archivage : quelle différence ?
Un service d’archives interne dépend directement de l’entreprise qui l’a créé. Il mobilise du personnel, des locaux et un budget propres. Une société d’archivage, elle, prend en charge cette fonction pour le compte de ses clients, avec des installations et des équipes mutualisées. Les interventions d’archivage sur site permettent d’ailleurs à un prestataire externe de reproduire, chez le client, l’organisation d’un service d’archives classique.
Les deux modèles répondent au même besoin mais reposent sur une organisation différente :
- service interne : personnel et locaux dédiés, coûts fixes, connaissance approfondie de l’entreprise ;
- société d’archivage : personnel mutualisé, coûts ajustés au volume, expertise réglementaire tenue à jour ;
- solution mixte : un service interne restreint pour les archives courantes, complété par un prestataire pour le stockage et la conservation.
Le choix entre gestion interne et externalisation dépend surtout du volume de documents produits et des ressources que l’entreprise peut y consacrer.
Le périmètre d’action du service d’archives
Le service d’archives ne se limite pas au stockage. Il couvre la collecte, le classement, la conservation, la communication et, pour les documents à valeur patrimoniale, la mise en valeur des archives. Il peut être constitué d’un dépôt principal et d’un ou plusieurs dépôts annexes, selon le volume de documents à traiter.
Les missions du service d’archives
Le service d’archives remplit des missions réparties sur l’ensemble du cycle de vie des documents. Chacune répond à des règles précises de conservation et de destruction.
Chaque type d’archive appelle un traitement distinct, selon sa durée d’utilité administrative et sa valeur pour l’entreprise.
Collecter et contrôler les archives courantes
Les archives courantes sont les documents encore utilisés dans l’activité quotidienne de l’entreprise. Le service d’archives en assure le suivi, vérifie leur bon classement et prépare leur transfert vers un stockage intermédiaire lorsqu’elles perdent leur utilité immédiate.
Conserver les archives intermédiaires et définitives
Les archives intermédiaires doivent être conservées pendant leur durée légale, même si elles ne sont plus consultées au quotidien. Passé ce délai, certains documents sont détruits ; d’autres, en raison de leur valeur historique ou juridique, deviennent des archives définitives et sont conservés de façon permanente.
Trois types d’archives, trois niveaux de gestion
Le tableau suivant résume le traitement appliqué par le service d’archives selon la nature des documents.
| Type d’archive | Durée de conservation | Rôle du service d’archives |
|---|---|---|
| Archives courantes | Utilisées au quotidien | Contrôle et mise à disposition immédiate |
| Archives intermédiaires | Durée légale à respecter | Conservation et accès sur demande |
| Archives définitives | Conservation permanente | Préservation et valorisation |
Ce classement en trois catégories, connu sous le nom de théorie des trois âges, guide l’ensemble des procédures du service d’archives.
Un document mal classé à son arrivée reste, la plupart du temps, introuvable pour le reste de son cycle de vie.
Classer, décrire et communiquer les documents
Au-delà de la conservation, le service d’archives rend les documents accessibles. Cette mission repose sur plusieurs actions menées en continu :
- trier les documents à leur arrivée pour distinguer ceux à archiver de ceux à éliminer ;
- classer chaque document selon le plan de classement en vigueur ;
- décrire le contenu des dossiers pour faciliter les recherches ultérieures ;
- communiquer les documents demandés dans un délai adapté aux besoins de l’entreprise.
Comment s’organise le service d’archives en entreprise ?
L’organisation du service d’archives dépend du volume de documents à gérer et de la structure de l’entreprise. Certains éléments reviennent toutefois dans la plupart des cas.
Un service d’archives bien organisé repose sur une répartition claire entre les lieux de stockage, les compétences mobilisées et les procédures suivies.
Un dépôt principal et des dépôts annexes
Le service d’archives peut être installé dans un bâtiment ou un local unique, appelé dépôt principal. Lorsque le volume de documents augmente, un ou plusieurs dépôts annexes viennent compléter cette organisation, souvent pour des archives moins consultées ou pour des documents propres à un site particulier.
Des compétences dédiées à la gestion des archives
La conduite d’un service d’archives suppose des compétences précises : chefs de projet en archivage, gestionnaires de documents, spécialistes du classement. C’est un métier à part entière, distinct de la gestion administrative courante, et qui répond à des règles propres. Découvrez d’ailleurs les raisons de faire appel à un archiviste pour structurer ou renforcer cette fonction.
La qualité d’un service d’archives dépend autant de son organisation que des compétences des personnes qui le font fonctionner.
Le rattachement du service d’archives dans l’entreprise
Selon la taille et l’activité de l’entreprise, le service d’archives peut dépendre de différentes directions :
- direction administrative et financière : pour les archives comptables et fiscales ;
- direction juridique : pour les contrats, les actes et les dossiers contentieux ;
- direction des systèmes d’information : lorsque l’archivage électronique prend une place grandissante.
Ce rattachement évolue souvent au fil de la croissance de l’entreprise et de la professionnalisation du métier de l’archivage.
Les outils du service d’archives
Le service d’archives s’appuie sur des outils précis pour structurer son activité et garantir la traçabilité des documents.
Sans outils adaptés, même un service d’archives bien doté en personnel peine à retrouver rapidement un document.
Le tableau de gestion, colonne vertébrale du service
Le tableau de gestion est l’outil de référence du service d’archives. Il recense chaque type de document, sa durée de conservation et le sort final qui lui est réservé : destruction, tri ou conservation définitive. Il reflète, en pratique, l’organisation même du service.
Les fonctions du tableau de gestion
Le tableau ci-dessous résume les trois fonctions principales de cet outil pour le service d’archives.
| Fonction | Description |
|---|---|
| Gestion courante | Suivi des archives courantes et intermédiaires au quotidien |
| Destruction réglementaire | Élimination des documents à l’issue de la durée légale de conservation |
| Conservation définitive | Préservation des archives à valeur historique ou patrimoniale |
Ces trois fonctions s’articulent : un même document peut passer, au fil du temps, d’une ligne à l’autre du tableau de gestion.
Un tableau de gestion à jour évite les destructions prématurées comme les conservations inutiles.
Le plan de classement, référentiel du service d’archives
Le plan de classement organise les documents selon une structure logique et hiérarchisée, du général au particulier. Il permet de retrouver un dossier en quelques minutes, quel que soit son support. Sans ce référentiel, un service d’archives doit procéder à un récolement, c’est-à-dire un relevé complet de l’existant, avant de pouvoir organiser durablement ses documents. Le guide sur la gestion des archives d’une entreprise détaille les méthodes de classement applicables selon l’activité et la structure de chaque organisation.
Bonnes pratiques pour un service d’archives performant
Certaines pratiques permettent au service d’archives de rester efficace, quelle que soit sa taille ou son organisation.
Un service d’archives performant repose sur des procédures documentées et régulièrement mises à jour, plutôt que sur des habitudes informelles.
Choisir entre gestion interne et prestataire spécialisé
Une entreprise qui gère un faible volume de documents peut maintenir un service interne restreint. Au-delà d’un certain seuil, le recours à un prestataire devient souvent plus simple à organiser. Le guide pour choisir son prestataire d’archivage détaille les critères à comparer avant de faire ce choix.
S’appuyer sur un cadre réglementaire connu
Les durées de conservation et les obligations de destruction varient selon les secteurs d’activité. Un service d’archives, qu’il soit interne ou externalisé, doit suivre ces règles avec précision pour éviter tout litige. Consultez notre page sur l’archivage en France pour situer ces obligations dans leur cadre légal.
Un service d’archives bien structuré représente, avant tout, une garantie face aux contrôles et aux litiges.
Faire appel à Arcalys pour structurer son service d’archives
Externaliser tout ou partie de son service d’archives permet de bénéficier d’une organisation déjà éprouvée, sans les coûts fixes d’une structure interne complète. Arcalys accompagne les entreprises dans cette démarche, de l’audit initial jusqu’à la gestion courante des documents. Contactez notre équipe pour évaluer les besoins de votre entreprise.