La collecte des archives désigne le recueil des documents publics ou privés en vue de leur conservation. Cette opération identifie les pièces à garder avant leur classement et leur entrée dans le circuit d’archivage.
Collecte des archives : définition, documents concernés et modes
Qu’est-ce que la collecte des archives ?
La collecte des archives regroupe les opérations de repérage, de recueil et de premier tri des documents produits par une entreprise, une administration ou un particulier.
La collecte des archives consiste à recueillir les documents publics ou privés auprès de leurs détenteurs afin de ne négliger aucune pièce dans le processus d’archivage.
Définition de la collecte des archives
La collecte désigne l’ensemble des actions qui permettent de rassembler les documents éligibles à une conservation, quelle que soit leur origine. Elle s’appuie sur des textes réglementaires et sur une analyse de la valeur des pièces recueillies. Cette étape conditionne la qualité de tout le processus d’archivage qui suit, décrit en détail dans notre article sur les 4 grandes étapes de l’archivage de documents.
Quel est le rôle de la collecte dans le processus d’archivage ?
La collecte se situe en amont du classement et de la conservation. Elle détermine quels documents entrent réellement dans le fonds d’archives et lesquels sont écartés dès l’origine. Un repérage mal mené entraîne des lacunes qui compliquent ensuite la recherche documentaire et fragilisent la valeur probante des dossiers conservés. Pour une vision complète de l’organisation à mettre en place, consultez notre guide sur les procédures d’archivage des documents en entreprise.
Qui réalise la collecte des documents en entreprise ?
La collecte peut être menée en interne par un service dédié ou confiée à un archiviste professionnel. Dans les deux cas, elle demande une connaissance des obligations légales de conservation et des besoins réels de l’organisation. Avant de lancer une opération de collecte, il est recommandé d’évaluer les besoins d’archivage de l’entreprise afin de calibrer les volumes et les délais.
Sans repérage rigoureux dès la collecte, aucun système d’archivage ne peut garantir l’accessibilité des documents ni leur valeur en cas de contrôle.
Quels documents sont concernés par la collecte des archives ?
Tous les documents produits par une entreprise ne relèvent pas de la collecte des archives. L’opération retient uniquement les pièces qui présentent un intérêt juridique, administratif ou historique.
L’archiviste juge de l’intérêt des documents qu’il traite afin que la mémoire de l’organisation soit constituée de façon fiable et exploitable.
Les documents publics et privés soumis à la collecte
La collecte porte sur des typologies de documents variées, dont les délais et les modes de traitement diffèrent selon leur nature.
| Type de document | Exemple concret |
|---|---|
| Documents comptables | Bilans, grands livres, pièces justificatives |
| Documents RH | Contrats de travail, bulletins de paie, dossiers du personnel |
| Documents juridiques | Contrats commerciaux, statuts, procès-verbaux |
| Documents administratifs | Correspondances officielles, autorisations, registres |
Ce tableau ne couvre pas l’ensemble des cas de figure : chaque secteur d’activité applique des règles propres, détaillées dans notre rubrique dédiée à la gestion des archives par secteur d’activité.
Les documents pouvant être écartés de la collecte
Certaines pièces n’ont pas vocation à être conservées et peuvent être exclues dès la phase de collecte, notamment lorsque leur durée légale de conservation est dépassée ou qu’elles ne présentent aucun intérêt de preuve.
Sont généralement écartés :
- brouillons et documents de travail sans valeur probante ;
- doublons déjà conservés sous une autre forme ;
- factures dont le délai légal de conservation est expiré ;
- correspondances internes sans portée juridique.
Pour les documents commerciaux et fiscaux, notre article sur les factures que l’on peut jeter détaille les délais à respecter avant toute élimination.
Quels sont les différents modes de collecte des archives ?
La collecte des archives peut être organisée selon plusieurs modes, choisis en fonction du volume de documents, du support d’origine et des ressources internes disponibles.
Le choix du mode de collecte conditionne directement la rapidité du classement qui suivra et la fiabilité du fonds d’archives constitué.
La collecte physique des documents papier
La collecte physique consiste à rassembler manuellement les dossiers papier dispersés dans les différents services d’une entreprise. Elle s’accompagne d’un tri sur site et d’un premier conditionnement avant transfert vers un lieu de stockage adapté. Cette phase gagne à s’appuyer sur des mesures de sécurisation des archives physiques de l’entreprise dès le repérage des documents.
La collecte numérique et dématérialisée
La collecte numérique concerne les documents nativement électroniques ainsi que les pièces papier numérisées. Elle facilite le repérage par mots-clés et accélère le classement grâce aux métadonnées associées à chaque fichier. Les règles applicables à la numérisation des documents encadrent la valeur probante de ces copies.
La collecte externalisée auprès d’un tiers-archiveur
Confier la collecte à un prestataire spécialisé permet de traiter des volumes importants dans un délai maîtrisé, avec une méthode homogène quel que soit le service concerné.
Ce mode de collecte apporte plusieurs avantages :
- gain de temps pour les équipes internes, mobilisées sur d’autres tâches ;
- uniformité du tri et du conditionnement des documents ;
- traçabilité renforcée grâce à un bordereau de collecte détaillé ;
- sécurité accrue lors du transport des pièces sensibles.
Nos équipes interviennent directement sur site pour organiser cette collecte : découvrez le détail de nos interventions d’archivage sur site.
Que se passe-t-il après la collecte des archives ?
Une fois recueillis, les documents doivent être organisés pour que la collecte prenne tout son sens et serve réellement les besoins de l’entreprise.
Pour que la collecte des archives ait véritablement du sens, un classement rigoureux doit intervenir avant l’entrée définitive des documents dans le fonds d’archives.
Le classement et le plan de classement
Le classement rassemble les opérations matérielles et intellectuelles permettant de mettre en ordre les documents collectés. Il s’appuie sur un plan de classement qui reflète le fonctionnement de l’organisation et attribue à chaque document une place logique. Notre article sur les différents types de classement des archives détaille les méthodes possibles selon la nature des fonds.
L’inventaire et l’instrument de recherche
Après le classement, un inventaire détaillé recense les documents collectés afin d’en garantir la traçabilité. Cet inventaire nourrit un instrument de recherche mis à disposition des utilisateurs autorisés.
Cette étape s’articule généralement autour de trois éléments :
- description de chaque pièce ou ensemble de pièces ;
- cotation permettant de localiser physiquement le document ;
- conditionnement adapté à la durée de conservation prévue.
Pour construire cet outil de repérage, notre guide pratique pour réaliser un plan de classement propose une méthode détaillée, étape par étape.
Un inventaire fiable est la garantie qu’aucun document collecté ne devient introuvable une fois entré dans le fonds d’archives.