Tout comme n’importe quel autre contribuable, le commerçant est tenu par les différentes administrations et par la réglementation en vigueur de conserver un certain nombre de documents comptables, fiscaux, juridiques, sociaux et commerciaux à disposition. Afin de pouvoir fournir les pièces demandées et de ne pas risquer de s’exposer à des sanctions, un seul mot d’ordre s’impose : archiver !
Les pièces liées à la création d’entreprise
La création d’entreprise étant une phase administrative et légale primordiale, le commerçant doit conserver tous les documents qui s’y rattachent de près ou de loin, qu’il s’agisse de son immatriculation au RCS, de sa déclaration au service des impôts, de son immatriculation au régime social des indépendants, ou de sa déclaration de première embauche à l’inspection du travail, à l’Urssaf et à Pôle Emploi. Dans le cas d’une création d’EURL ou de SARL, attention aussi à conserver les documents officiels attestant du dépôt de fonds à la caisse des dépôts et consignations via un notaire ou une banque, au choix d’un commissaire aux apports, à l’établissement des statuts par acte notarié ou sous seing privé et à leur enregistrement au service des impôts des entreprises, et à la publication de l’avis de constitution dans un journal d’annonces légales dans le département du siège social.
Les documents liés à la gestion et aux contrats
En parallèle aux obligations légales, le commerçant doit se protéger de la moindre réclamation commerciale, contractuelle, salariale ou tarifaire possible, en conservant tous les contrats, avenants, conditions générales et autres documents attestant des tenants et aboutissants liées à ses devoirs et à ses engagements. Contrats de travail, fiches de paie, relevés bancaires, tickets de caisse, attestations Pôle Emploi, attestations de remises de solde de tout compte , contrats et bordereaux de remise de tickets restaurants, preuves de dépôts et de renouvellements de marques et d’achats de noms de domaines, bail commercial, acte d’achat de fond de commerce, contrats d’achat ou de location de fournitures , de denrées et de matériels, partenariats, offres commerciales, inventaires, gestions des stocks, documents qualité, règles d’hygiène… rien ne doit se perdre et tout doit s’archiver dans le but de pouvoir se justifier.