Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservée pendant une durée légale. Période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.
Pourquoi il est important de conserver les factures clients ?
Deux raisons justifient l’importance de conserver les factures des clients et des fournisseurs :
- Ces pièces comptables ouvrent droit à une réduction de TVA, c’est pourquoi elles doivent être conservées dans leur forme originale durant un délai de 6 ans
- En cas de contrôle a postériori exercé par l’administration fiscale et applicable tout au long de cette période de conservation de 6 ans
Comment les conserver ?
Les entreprises peuvent conserver ce type de document comptable sous deux formes possibles :
- La conservation d’un double de la facture délivrée : pour cela, deux documents sont donc imprimés (l’original destiné au client, le double papier archivé par le fournisseur)
- La conservation d’un double sous format électronique
Le but de leur archivage étant de les rendre accessibles à tout moment et par conséquent d’en faciliter l’accès et de le mettre ainsi à disposition des agents de l’administration.
La loi exige que « tout achat de produit ou toute prestation de services pour une activité professionnelle fasse l’objet d’une facturation ».
Quant à leur stockage et droit d’accès, les entreprises sont dans l’obligation de les stocker sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.