L’archivage est une obligation professionnelle qui s’impose aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, mais revêt un caractère impérieux pour les avocats et notaires. Dans leur fonctionnement, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin d’y avoir accès en cas de besoin. Une base de données est mise en place à cet effet. Les avocats ou notaires sont censés établir une liste claire de tous les dossiers bouclés qu’ils ont eus à traiter pour ensuite les stocker là où il faut afin de les retrouver en bon état lorsque cela s’impose.
Format ou support de conservation des archives d’avocat ou de notaire
La conservation des archives d’avocat ou de notaire est possible soit en format électronique, soit en format papier, soit à la fois en format électronique et format papier. Avant de choisir une quelconque méthode d’archivage, l’avocat ou le notaire veille d’abord à respecter toutes les obligations légales et réglementaires qui lui incombent. Il est par exemple prévu que si les données de ses registres sont entrées et reportées par des méthodes mécaniques ou électroniques, l’avocat doit veiller à ce qu’une copie papier soit produite dès que le barreau en fait la demande.
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Très souvent, cet archivage est effectué en vue de servir de preuve documentaire. La loi demande donc à l’avocat ou au notaire de prendre les mesures qui s’imposent afin de respecter toutes les règles de preuve qui régissent leurs documents. Pour qu’ils puissent constituer des éléments de preuve, ces documents doivent être produits, contrôlés et archivés selon certaines dispositions. Le but est de veiller à ce qu’ils restent lisibles, fiables et accessibles durant toute leur période de conservation. À propos de période de conservation, un organisme d’archivage de documents peut permettre d’en savoir plus.
Lieu d’entreposage des dossiers archivés
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Destruction des dossiers clients après le délai d’archivage
Après le délai d’archivage, les avocats et les notaires ont le droit de détruire les dossiers clients qu’ils avaient conservés. La plus grande précaution à prendre dans le cadre de cette démarche est de veiller à préserver la confidentialité de l’ensemble des documents à détruire.
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