Comment définir les documents à archiver physiquement et numériquement ?

Comprendre quels documents doivent être archivés est essentiel pour assurer une bonne gestion administrative, juridique et organisationnelle. Entre l’archivage physique et l’archivage numérique, les règles varient. Cet article vous aide à y voir clair pour optimiser votre gestion documentaire en toute conformité.

DEVIS ARCHIVAGE

Documents, comment choisir entre l’archivage physique et numérique ?

Distinguer les types de documents à archiver repose sur plusieurs critères : leur valeur juridique, leur support, leur durée de conservation et leur usage. Pour approfondir ce sujet, vous pouvez consulter notre article sur l’importance d’un archivage papier bien organisé, qui complète cette réflexion sur la stratégie d’archivage. Les deux types d’archivage, physique et numérique, ont leurs avantages et inconvénients.

Définitions autour de l’archivage des documents

L’archivage physique concerne la conservation de documents au format papier dans un espace dédié. L’archivage numérique, quant à lui, regroupe les procédures de conservation à long terme de fichiers numérisés ou nativement électroniques, dans des conditions qui garantissent leur intégrité, leur confidentialité et leur accessibilité. Les documents à archiver peuvent être administratifs, juridiques, comptables ou même contractuels.

Astuce : Pour assurer la pérennité de vos archives, veillez à bien distinguer les documents originaux physiques à conserver et ceux pouvant être numérisés sans perte de valeur juridique.

Exemples pratiques pour bien classer les documents à archiver

Prenons l’exemple d’une entreprise qui gère des documents comptables et des contrats de travail. Les premiers doivent être conservés pendant 10 ans selon l’article L123-22 du Code de commerce. Les contrats de travail, quant à eux, relèvent du Code du travail et doivent être archivés 5 ans après la fin du contrat. L’archivage physique s’impose pour les originaux signés, tandis que les copies peuvent être conservées numériquement.

Conseil d’expert : En cas de doute, conservez toujours la version papier lorsque le document a une valeur probante reconnue uniquement dans son format original.

Tableau de répartition des archives physiques et/ou numériques

Voici un tableau présentant la répartition des documents d’archive gérés par une entreprise physiquement ou numériquement, classés par type, avec les raisons justifiant chaque mode d’archivage.

Ce tableau peut être utilisé comme base pour la mise en place d’une politique d’archivage hybride conforme aux obligations légales et aux besoins opérationnels.

Type de document	Raisons d’un archivage physique	Raisons d’un archivage numérique
Documents comptables (factures, bilans, journaux)	– Exigences légales pour certains originaux- Vérification par les autorités fiscales- Conservation longue durée	– Recherche rapide et facilité d’accès- Gain de place- Sauvegarde multiple possible- Accepté légalement avec signature électronique qualifiée
Documents RH (contrats de travail, bulletins de paie, dossiers salariés)	– Certains originaux à conserver (ex. contrat signé papier)- Dossier disciplinaire ou médical nécessitant un accès restreint et sécurisé	– Simplifie la gestion et le suivi RH- Accès à distance (télétravail, multisites)- Conforme avec l’archivage probatoire (NF Z42-013)
Documents juridiques (statuts, PV d’AG, contrats commerciaux)	– Valeur légale de l’original papier pour certains actes- Signature manuscrite difficilement contestable	– Archivage sécurisé possible avec signature électronique avancée- Consultation rapide et traçabilité- Moins de risque de perte
Documents financiers (relevés bancaires, rapports de gestion)	– Justificatifs exigés dans certains contrôles- Conservés pour preuve en cas de litige	– Consultation rapide par plusieurs services- Archivage légal accepté sous conditions- Intégration aux outils de gestion électronique
Correspondance officielle (courriers recommandés, notifications juridiques)	– Valeur de preuve de l’envoi/réception papier	– Archivage électronique possible si envoi via recommandé électronique qualifié- Facilité de classement et de recherche
Documents techniques (plans, schémas, manuels, brevets)	– Qualité nécessaire pour reproduction (plans grands formats)- Conservation de l’original pour valeur probatoire	– Facilite les modifications, versions, et partages- Compatibilité avec logiciels métier (CAO, DAO)- Moins d’usure à la consultation
Documents commerciaux (bons de commande, devis, contrats clients/fournisseurs)	– Certains clients ou partenaires exigent une version papier- Conservation comme preuve en cas de litige	– Archivage rapide dans un CRM ou GED- Accessible par l’équipe commerciale- Signature électronique acceptée légalement
Documents de communication (brochures, campagnes, visuels)	– Nécessité de conserver un exemplaire imprimé d’archive- Qualité originale utile pour comparatif ou portfolio	– Facilité de diffusion- Gestion de versions- Moins de risque de détérioration
Documents d’assurance (polices, déclarations de sinistres)	– L’original peut être exigé par l’assureur	– Archivage numérique possible avec signature certifiée- Consultation rapide et centralisation
Documents légaux obligatoires (registre unique du personnel, DUERP)	– Obligations réglementaires de conservation sur support papier pour certains (ex. registre du personnel selon Code du travail)	– Accepté si signé électroniquement et conservé dans un système conforme (ex. SIAF, NF Z42-013)- Meilleure gestion des mises à jour
Archives historiques (documents fondateurs, archives notariales)	– Valeur patrimoniale ou historique forte- Nécessité de conserver les originaux	– Numérisation pour diffusion interne ou externe- Protection contre la dégradation physique

Normes, textes légaux et bonnes pratiques

Respecter les obligations légales d’archivage est indispensable pour éviter toute sanction. En France, la durée de conservation des documents varie selon leur nature. Il est donc essentiel de connaître la réglementation sur l’archivage et d’adapter sa politique documentaire. Par ailleurs, la norme NF Z42-013 encadre l’archivage numérique à valeur probante.

Comment mettre en place une stratégie de tri et de conservation efficace ?

Chaque entreprise doit donc adapter ses procédures d’archivage.

Comment trier efficacement ses documents professionnels

Trier ses documents consiste à identifier ceux qui doivent être conservés, ceux pouvant être détruits et ceux pouvant être numérisés. Il est conseillé de créer un plan de classement clair pour chaque catégorie de documents. Cela favorise une gestion documentaire structurée et évite la confusion entre les documents papier et leurs équivalents électroniques.

Quelle méthode choisir entre archivage physique et numérique ?

Prenons par exemple la demande d’un de nos clients travaillant dans le secteur juridique, qui voulait numériser l’ensemble de ses dossiers clients. Nous l’avons accompagné par nos conseils et notre expertise en archivage mixte : conservation des originaux pour les pièces juridiques essentielles, et numérisation pour les pièces secondaires. Cette solution hybride permet de concilier sécurité des documents, gain d’espace et conformité.

Astuce : Mettez en place une grille de décision en fonction de la valeur probante, de la durée de conservation et du coût d’archivage.

Pourquoi externaliser l’archivage papier dans une entreprise

Externaliser l’archivage pour les entreprises permet de bénéficier d’un espace sécurisé et conforme aux normes. C’est aussi une façon de confier la sécurisation des documents sensibles à des professionnels. En cas de contrôle fiscal ou de contentieux, l’accès rapide à des documents bien archivés peut être déterminant.

Ce qu’il faut retenir

Définir les documents à archiver suppose de maîtriser les règles légales et les bonnes pratiques liées à l’archivage physique et à l’archivage numérique. Le tri des documents, la compréhension des durées de conservation et la mise en place d’un plan de classement sont les piliers d’une bonne gestion documentaire.

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