Les papiers administratifs doivent être gardés pendant une certaine période. La durée de conservation dépend du délai de prescription applicable pour une action en justice en cas de litige. Les documents conservés peuvent en effet constituer potentiellement des éléments de preuve devant un tribunal.
Un tableau récapitulatif met en avant les différents types de papier à conserver et les délais à respecter. Voici quelques rubriques importantes de ce tableau.
Tableau récapitulatif des types de documents à conserver
par les entreprises
Voici un tableau récapitulatif des documents que les entreprises peuvent avoir besoin de conserver, ainsi que la durée recommandée pour leur conservation :
| Type de Document | Durée de Conservation Recommandée | Remarques |
|---|---|---|
| Contrats | 10 ans | |
| Factures fournisseurs | 10 ans | |
| Factures clients | 10 ans | |
| Relevés bancaires | 7 ans | |
| Bulletins de paie | 10 ans | |
| Déclarations fiscales | 10 ans | Conserver plus longtemps en cas d’audit fiscal |
| Registre des assemblées | Permanent | |
| Livres comptables | Permanent | |
| Contrats de travail | 5 ans après la fin du contrat | |
| Documents de propriété intellectuelle | Jusqu’à la fin de validité du droit | Brevets, marques, etc. |
| Relevés de cartes de crédit | 7 ans | |
| Correspondance commerciale | 5 ans | |
| Documents d’assurance | Jusqu’à expiration + 5 ans | |
| Documents de sécurité sociale | Permanent | |
| Documents de formation | 3 ans après la fin de la formation | |
| Rapports d’audit | 7 ans | |
| Dossiers du personnel | 5 ans après la fin de l’emploi | |
| Licences et permis | Jusqu’à expiration + 3 ans | Renouvellements et inspections périodiques |
Il est important de noter que ces recommandations sont générales et peuvent varier en fonction de la législation locale et du secteur d’activité. Il est toujours conseillé de consulter un expert comptable ou juridique pour des conseils spécifiques à la situation de votre entreprise.
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Tableau récapitulatif des papiers ou documents à conserver
par les particuliers
Voici un tableau récapitulatif des types de documents que les particuliers peuvent avoir besoin de conserver, ainsi que la durée recommandée pour leur conservation :
| Type de Document | Durée de Conservation Recommandée | Remarques |
|---|---|---|
| Contrats de location | 3 ans après la fin du contrat | En cas de litige ou pour justifier des paiements |
| Factures d’achat | Jusqu’à la fin de la garantie | Utile pour les réparations et retours |
| Relevés bancaires et talons de chèques | 5 ans | Pour justifier des transactions et résoudre des problèmes |
| Bulletins de salaire | 5 ans | Utiles pour les déclarations d’impôts et les demandes de prêts |
| Déclarations fiscales et pièces justificatives | 3 ans | En cas de vérification fiscale |
| Quittances de loyer | 3 ans après la fin du bail | Pour prouver les paiements de loyer |
| Contrats d’assurance | Jusqu’à expiration + 2 ans | Pour résoudre des litiges et en cas de réclamations |
| Factures de services publics | 1 an | Sauf en cas de litige ou de déduction fiscale |
| Relevés de carte de crédit | 1 an | Sauf pour les éléments nécessaires aux déclarations d’impôts |
| Documents médicaux | 2 ans | Ordonnances, résultats d’examens, etc. |
| Titres de propriété | Permanent | Pour prouver la propriété d’un bien |
| Contrats de prêt | Jusqu’au remboursement complet | Pour justifier des intérêts déductibles et en cas de litige |
| Testaments et actes de propriété | Permanent | Pour les successions et la transmission du patrimoine |
Ces recommandations peuvent varier en fonction des circonstances individuelles et des exigences légales locales. Il est toujours recommandé de consulter un professionnel ou de se référer à la législation en vigueur dans votre région pour des conseils spécifiques.
Les papiers liés à la banque
Dans le tableau récapitulatif des documents à conserver, se trouvent les papiers liés à la banque. C’est le cas du bordereau de versement qui constitue la preuve de remise d’argent pendant toute la durée de l’action civile. Il est nécessaire de le conserver pendant 5 ans. Cette durée s’applique aussi à la conservation des talons de chéquier, des relevés bancaires et des valeurs mobilières. Pour un chèque à encaisser, le délai de conservation est de 1 an + 8 jours. Toutefois, évitez d’attendre un délai aussi long pour l’encaissement du chèque car la banque peut ne pas vous verser le montant associé. Le prêt à la consommation se conserve pendant 2 ans, un délai qui court à compter de la dernière échéance. Il en est de même pour le prêt immobilier.
Les documents liés au travail
Dans le domaine du travail, les documents relatifs aux allocations chômage doivent être conservés pendant 3 ans. En effet, le Pôle emploi a la possibilité de réclamer un trop perçu durant cette période. Par contre le bulletin de salaire se conserve indéfiniment. Vous êtes tenu de le garder jusqu’à votre retraite, afin justement de faire valoir vos droits à la retraite. Cette disposition s’applique aussi au contrat de travail. D’ailleurs, il est préférable de conserver tout ce qui est en rapport à votre emploi jusqu’à votre départ pour la retraite.
Les documents fiscaux
Dans le tableau récapitulatif des papiers à conserver, certains documents concernent la fiscalité. Les durées de conservation varient généralement d’1 an à 4 ans. Les impôts locaux doivent être conservés pendant 1 an. Avant que ce délai ne soit échu, l’administration fiscale peut contester la taxe de l’année de référence. Les déductions fiscales sont conservées pendant 3 ans. Durant cette période, vous devez en effet garder tous les documents dont la présentation peut justifier le bénéfice d’une déduction fiscale en cas de contrôle du service des impôts. Ce temps de conservation s’applique aussi à l’impôt sur le revenu, tout en sachant que le délai débute à partir de l’année suivant celle de l’année d’imposition. En outre, l’impôt sur la fortune se conserve pendant 3 ans, un délai qui passe à 6 ans en cas de non-déclaration ou d’insuffisance de déclaration. Quant aux preuves de paiement de l’impôt fournies par les impôts, il est bon de les conserver pendant 4 ans.
Les documents liés aux assurances
Plusieurs documents liés aux assurances doivent être conservés pendant 2 ans. Le contrat auto et habitation en fait partie. Il est exigé de le conserver à compter de la fin du contrat. Aussi, les factures d’achat et de réparation doivent être gardées pendant toute la durée du contrat. Le délai de 2 ans s’impose aussi pour la conservation de la quittance de prime. Pendant cette période, l’assureur peut la contester. Sachez également que les documents relatifs à une résiliation de contrat se conservent durant 2 ans. Il est notamment nécessaire de conserver le double du courrier de résiliation et l’avis de réception. Le temps de conservation passe à 5 ans quand il s’agit des papiers de cotisations d’assurance-vie. Mais dans ce cas, vous devez bénéficier d’un crédit d’impôt. Le délai d’archivage passe à 10 ans s’il s’agit d’un dossier de sinistre. À ce propos, il est notamment indispensable de garder les courriers et les preuves de versements pendant 10 ans au moins, et ce dès la fin de l’indemnisation. Quant aux documents de contrat d’assurance décès et d’assurance-vie, la conservation se fait indéfiniment. Ce qui compte est de veiller à en retrouver la trace en cas de besoin. Notez également que le relevé d’informations automobile se conserve de façon permanente. Il est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande de renseignement sur le coefficient de réduction-majoration de la prime d’assurance (bonus-malus).
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