Les acteurs du monde de l’archivage ont une vision des choses assez différente en fonction de leur poste et de leur entreprise. Voici un rapide résumé d’interviews de spécialistes de ce domaine.
Les archives, une place à prendre au sein de l’entreprise ?
Henri Zuber, directeur des archives et de la documentation SNCF, évoque en vidéo l’archivage et la représentation qu’en ont les différentes structures. Le nombre de services d’archives d’entreprises est très important en France, que ce soit dans le secteur public ou privé. Toutefois, ils font bien souvent partie des services généraux, juridiques ou logistiques sans constituer une unité à part entière.
Vidéo : Les archives, une place à prendre au sein de l’entreprise ?
Les clés d’une bonne gouvernance de l’information
Pierre Fonlupt, Président du Directoire de Plus SA et Vice-Président de MEDEF, estime qu’une entreprise doit être en mesure de maîtriser l’information, par exemple en retrouvant un document d’archives lui permettant de se défendre en cas de litige. Cette problématique doit être gérée au plus haut niveau de l’entreprise (par le service juridique), notamment en prenant soin de sélectionner les informations de valeur à stocker.
L’importance de l’archivage en matière de R&D
Bruno Bernard, Responsable de la biologie du cheveu au sein du groupe l’Oréal, soutient qu’il est inconcevable de détruire les documents après 10 ans d’existence. Certaines données vieilles de 15 ou 20 ans peuvent ne pas avoir été exploitées faute de technologie suffisante et il est important de ne pas s’en débarrasser afin de pouvoir les utiliser un jour ou l’autre.
Le traitement d’un fonds d’archives
L’action d’un fond d’archives est très méthodique, ce dernier s’intéressant au contexte de production avant de classer et de conditionner les documents. Les dossiers sont au final décrits et un inventaire est établi.