Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.
Gestion des archives
Gestion des documents semi-actifs ou comment traiter les archives intermédiaires ?
Moins d’un quart des archives produites par les organisations ont intérêt à être conservées à portée des utilisateurs. En effet, après les 18 premiers mois d’existence, une très grande majorité des documents ne sera plus jamais consultée. Tous ces documents ne peuvent toutefois pas être détruits car la législation impose des durées de conservation minimum. Ces documents semi-actifs, ou archives intermédiaires, requièrent un traitement particulier.
Archivage électronique et physique de documents
Archivage physique et électronique de documents
Organisation et externalisation de l’archivage des documents d’entreprises
Gestion des archives courantes et intermédiaires
Sont appelées archives courantes les documents fréquemment consultés par le service, l’établissement ou l’organisme qui les a produit. C’est notamment le cas des archives de l’exercice en cours.
Gestion des archives définitives
Une archive courante est destinée à être consultée régulièrement par la structure ou l’organisation qui l’a produite. Il n’est pas rare que les archives intermédiaires (ou semi-actives), c’est-à-dire potentiellement consultables ou relativement récentes, restent également dans les locaux de l’entreprise.
Gestion des archives juridiques – Étude de cas
Maître M, avocat, reprend le cabinet de son père qui compte une dizaine de collaborateurs. Ses locaux sont situés dans un immeuble de 4 étages sans ascenseur en plein centre ville. Il souhaite s’associer avec 2 autres confrères pour former une SCP ce qui engendre l’embauche d’autres collaborateurs.
Gestion des archives comptables
Monsieur X est chef d’une entreprise privée d’expertise comptable en région parisienne et se trouve à la tête d’une centaine de collaborateurs. Aujourd’hui Mr. X est satisfait du développement de son entreprise mais s’aperçoit qu’il peut améliorer de manière significative l’organisation interne de ses services.
L’archivage papier face au numérique
Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.
La gestion des archives d’architectes
L’activité des cabinets d’architecture génère un grand nombre d’archives qu’il est essentiel de conserver durablement dans les meilleures conditions. Les documents peuvent revêtir un caractère privé comme public. Dans certains cas, ils doivent être consultables des années ou des décennies après archivage.
Gestion des archives d’entreprise
Monsieur R directeur du service financier d’une grande entreprise. L’entreprise spécialisée ne fait que croitre depuis 5 ans ce qui engendre un achat important de matériel et surtout l’embauche de 20 ouvriers supplémentaires. L’entreprise a du donc libérer des espaces qui servaient d’entrepôts pour les archives et à donc rapatriées ces dernières dans un préfabriqué insalubre et non chauffé.