Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.
Bonnes pratiques de l’archivage
Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?
L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.
Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !
La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.
Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.
À quels risques les archives peuvent-elles être exposées lors d’un déménagement ?
Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.
Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?
Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).
Comment préparer les archives à un déménagement ?
Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.
Réussir son déménagement d’archives
Pour déménager vos archives en toute tranquillité, confiez cette tâche à une société expérimentée dans le domaine de la gestion des archives et de son optimisation. Elle vous garantira des services personnalisés et spécifiques au déménagement d’archives.
Comment bien conditionner les archives professionnelles ?
Lors d’un déménagement des archives, il est conseillé de bien préparer leur fonds à déplacer ainsi que d’assurer leur bon conditionnement, afin d’éviter toute perte ou détérioration possible des documents d’archives. Voici quelques conseils et bonnes pratiques sur le conditionnement des archives.
Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !
Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.