Vous pouvez jeter certains documents de votre entreprise. Mais il s’agit seulement de ceux dont le délai de conservation est échu. Voici quelques documents que vous avez la possibilité de jeter en toute sécurité.
Des documents conservés depuis plus de 3, 5 ans, 6 ans ou 10 ans
Il n’est pas nécessaire de poursuivre la conservation de certains documents après une certaine durée légale obligatoire.
De 3 ans ou 5 ans
C’est le cas des déclarations en douane. Après les avoir gardés pendant 3 ans, vous pouvez les jeter sans problème. Vous avez également la possibilité de vous débarrasser, après 5 ans, des contrats que vous avez conclus dans le cadre d’une relation commerciale. Il en est de même des documents établis pour transporter les marchandises.
Notez aussi qu’après 3 ans de conservation, vous pouvez jeter divers documents sociaux. On peut citer dans cette catégorie les convocations, les pouvoirs, les feuilles de présence et les rapports du gérant ou du conseil d’administration.
De 6 ans ou 10 ans
Sachez que vous pouvez détruire certains documents que vous conservez depuis plus de 10 ans. Plusieurs documents civils et commerciaux en font partie (factures clients ou fournisseurs, contrats conclues électroniquement, et les correspondances commerciales.
Si vous avez des documents et pièces comptables rangés dans vos archives, vérifiez depuis quand vous les conservez. Si vous les gardez depuis plus de 10 ans, vous pourrez les jeter. Sont notamment concernés les livres et les registres comptables et les pièces justificatives.
Par ailleurs, la loi vous autorise à vous débarrasser de certains documents fiscaux si vous les conservez depuis plus de 6 ans. Il est bon d’y penser pour faire le tri dans vos locaux et avoir de la place. Selon le livre des procédures fiscales, les livres, les registres et les documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration se conservent pendant 6 ans. Après donc ce nombre d’années de conservation, vous pouvez les jeter en toute sécurité.
Quelques conseils de bonnes pratiques d’archivage
Une gestion documentaire rigoureuse est essentielle pour faciliter l’archivage et s’assurer de respecter les délais légaux. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre qui permettent de faire des choix éclairés sur ce qu’il faut garder ou jeter.
Liste des bonnes pratiques de gestion documentaire
- Mettre en place une politique d’archivage claire : définir les responsabilités, les procédures de classement, les formats de conservation (papier et numérique), et les règles de destruction.
- Classer et indexer les documents de manière cohérente : utiliser un système de classement logique (par date, par type de document, par projet, etc.) et des index pour faciliter la recherche ultérieure.
- Définir des cycles de vie des documents : identifier la durée d’utilité active des documents et les étapes de leur cycle de vie (création, utilisation, archivage intermédiaire, archivage définitif ou destruction).
- Numériser les documents importants : la numérisation facilite la conservation, la recherche et le partage des informations, tout en réduisant l’encombrement physique. mettre en place des procédures de numérisation conformes (signature électronique, horodatage, etc.).
- Former le personnel aux bonnes pratiques de gestion documentaire : sensibiliser les employés à l’importance de l’archivage et aux procédures à suivre.
- Effectuer des audits réguliers de vos archives : vérifier l’état des documents, le respect des délais de conservation et l’efficacité du système de classement.
Conséquences potentielles de la perte de documents
- Difficultés en cas de contrôle fiscal ou juridique : incapacité à fournir les preuves nécessaires, entraînant des sanctions financières et des litiges.
- Perte d’informations cruciales : entrave à la prise de décision, à la continuité de l’activité et à la gestion de la relation client.
- Atteinte à la réputation : manque de professionnalisme perçu par les clients et les partenaires.
- Coûts de reconstitution : temps et argent nécessaires pour tenter de récupérer ou de recréer les informations perdues.
- Non-respect des obligations légales : exposition à des poursuites et des amendes.
Ce qu’il faut retenir
Pour prévenir ces risques, il est important de mettre en place des systèmes d’archivage sécurisés, de réaliser des sauvegardes régulières (pour les documents numériques) et de souscrire éventuellement à une assurance perte de documents pour couvrir les dommages potentiels.
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