L’activité des cabinets d’architecture génère un grand nombre d’archives qu’il est essentiel de conserver durablement dans les meilleures conditions. Les documents peuvent revêtir un caractère privé comme public. Dans certains cas, ils doivent être consultables des années ou des décennies après archivage.
Conserver les archives d’architectes: une nécessité
Les archives des bureaux d’architectes sont un ensemble documentaire riche et cohérent de première importance. Un chercheur, historien ou simple citoyen souhaitant se renseigner sur l’urbanisme, l’architecture ou l’aménagement du paysage fera sans nul doute appel à ces ressources fiables. C’est la raison pour laquelle ces archives doivent être protégées et classées tout en demeurant accessibles.
Les archives d’un bureau d’architecte
Les documents issus des bureaux d’architectes sont archivés suivant un plan de classification qui comprend des documents de gestion et d’exploitation: les premiers désignent les activités d’administration des ressources du bureau d’architectes, les seconds les activités propres aux fonctions du bureau d’architectes.
Voici à titre indicatif comment peut se présenter la classification des documents d’administration.
- 2 000 AFFAIRES LÉGISLATIVES ET JURIDIQUES
- 3 000 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- 4 000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES
- 5 000 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES
- 6 000 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET DES COMMUNICATIONS
- 7 000 GESTION DES DOSSIERS DE PROJETS
Délais de conservation
Les dossiers de projets peuvent être conservés pour une durée active ou semi-active en fonction des besoins du bureau d’architectes. La durée active est la plus répandue, elle s’étend «jusqu’au dernier service rendu ou, dans le cas des projets réalisés, jusqu’à la fin des travaux ». La durée semi-active n’est que de 8 ans mais ces 8 années recommenceront en cas de plainte ou de poursuite par exemple. Il est toutefois important que l’architecte parvienne à identifier les documents de première importance qui méritent d’être conservés de façon permanente, constituant ainsi le fonds d’archives. La fermeture d’un bureau d’étude ne signifie pas pour autant la fin de ces documents de premier ordre. L’architecte confie à ce moment là les documents à valeur historique à un centre d’archives, un musée ou une université.