De plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leurs archives, dans le but de réduire de manière significative leurs coûts de stockage et de conservation. Opter pour cette solution de gestion externalisée permet non seulement de libérer de l’espace de bureau précieux, mais également de réaliser des économies en évitant des charges locatives ou foncières supplémentaires.
Quels documents externaliser ?
En confiant leurs archives d’entreprise à une société spécialisée dans le stockage et la gestion des archives externes, les entreprises qui font ce choix peuvent se consacrer pleinement à leur cœur de métier. Voici comment choisir les documents à externaliser en dehors de vos locaux.
L’externalisation des archives concerne principalement les archives courantes et intermédiaires. Les archives courantes englobent tous les documents de l’entreprise qui sont consultés régulièrement et nécessitent des mises à jour constantes. Ces documents doivent être stockés dans un lieu d’archivage dédié afin de les retrouver et de les utiliser facilement à tout moment. Typiquement, les archives courantes se divisent en trois catégories :
1. Les documents et les dossiers du personnel actif
Lorsqu’il s’agit des dossiers du personnel actif, il est essentiel de garantir un accès rapide et sécurisé. Externaliser ces archives permet de les maintenir à portée de main, tout en libérant de l’espace dans vos locaux.
2. Les documents des clients actifs
Les dossiers des clients actifs contiennent des informations cruciales pour votre entreprise. En externalisant leur stockage, vous pouvez assurer leur sécurité tout en simplifiant leur gestion.
3. Tous les autres documents liés aux dossiers techniques
Les documents liés aux dossiers techniques et aux installations en activité sont souvent volumineux. Externaliser leur stockage vous permet de gagner de l’espace et de garantir leur préservation.
En ce qui concerne les archives intermédiaires, il s’agit de documents qui ont une durée légale de conservation, mais qui ne sont plus consultés régulièrement. Ils sont classés et archivés de manière à être accessibles et consultables à tout moment, notamment lors de contrôles ou de litiges. Ces archives sont conservées en raison de leur valeur probante.
À la fin de la période de conservation légale, les archives peuvent être soit détruites, soit conservées de façon permanente.
Comment procéder à l’externalisation ?
En général, l’externalisation des archives se déroule en trois phases distinctes et spécifiques.
Guide en un coup d’œil de l’externalisation de documents archivés
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3 phases |
Description |
Points Clés |
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1. Préparation |
Déclaration préalable de constitution d’un dépôt d’archives. |
– Sélectionner les documents à externaliser (archives courantes et intermédiaires). – Évaluer le volume d’archives pour estimer l’espace nécessaire. – Exclure les documents souvent consultés pour éviter des coûts de consultation élevés. |
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2. Formalisation |
Rédaction d’un contrat d’externalisation. |
– Respecter les dispositions du décret n°2009-1124. – Définir les responsabilités et les services inclus (classement, stockage, destruction, etc.). |
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3. Sélection |
Choix d’un prestataire externe. |
– Consulter la liste des sociétés agréées sur le site du SIAF. – S’assurer que le prestataire respecte la législation et l’éthique du métier. |
1. Déclaration préalable de la constitution d’un dépôt d’archives courantes et intermédiaires
La première étape consiste à faire une déclaration légale indiquant la création d’un dépôt d’archives courantes et intermédiaires. Cette déclaration permet de sélectionner les archives à stocker et celles qui pourront éventuellement être éliminées à terme.
Il est essentiel d’évaluer les volumes d’archives à stocker pour déterminer la superficie nécessaire pour le stockage des documents à conserver, première question à se poser.
Il est primordial de bien choisir les types d’archives à externaliser afin d’éviter de proposer des documents fréquemment consultés, ce qui entraînerait des coûts élevés de consultation.
2. Rédaction d’un contrat d’externalisation
La rédaction du contrat d’externalisation doit se conformer aux dispositions réglementaires du décret d’application n°2009-1124. Ce contrat établit les termes et les conditions de l’externalisation, y compris les responsabilités du prestataire externe et de l’entreprise cliente.
Il définit également les modalités de gestion, de classement, de stockage, d’archivage, de destruction et de conservation permanente des documents.
3. Sélection du prestataire externe
Pour choisir le prestataire externe adéquat, vous pouvez consulter la liste des sociétés d’archivage agréées sur le site internet du SIAF (Service Interministériel des Archives de France).
L’agrément officiel d’une société d’archivage garantit que le prestataire exerce la profession avec qualité et offre des services d’archivage conformes à la législation et aux règles éthiques du métier.
Ce qu’il faut retenir
Le stockage des documents d’entreprise est une démarche qui permet de réduire les coûts tout en assurant une gestion efficace de vos archives. En confiant cette tâche à un prestataire externe de confiance, vous libérez du temps et de l’espace pour vous concentrer sur votre activité principale, tout en garantissant la sécurité et la conformité de vos archives.
L’externalisation du stockage des documents d’entreprise offre de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts, la libération d’espace, et la garantie de la sécurité de vos archives. En confiant cette responsabilité à un prestataire externe qualifié, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous faites de mieux tout en assurant une gestion efficace de vos documents.
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