Notion fondamentale sur laquelle repose l’archivistique contemporaine, et qui fait passer tout document par trois périodes, courante, intermédiaire et définitive, caractérisées par la fréquence et le type d’utilisation qui en est faite.
Les âges de la vie d’un document
Les archivistes désireux de gérer efficacement l’archivage considèrent que les archives sont le fruit de leurs actions de tri, de classement et de traitement des archives afin de mieux les préserver et de leur assurer une conservation en toute sécurité. Pour cela, ils s’appuient sur la distinction des archives en trois types établie selon leur durée de vie respective:
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives
Gérer le cycle de vie des archives
Cette séparation en trois phases s’inscrit dans une démarche de contrôle et de gestion du cycle de vie des archives en fonction d’une part de la valeur intrinsèque de chaque archive et d’autre part en fonction de leur utilisation. Faisant du cycle de vie un découpage en 3 séquences ou 3 phases. En effet, tout document passe de manière successive en archive courante tout d’abord, c’est-à-dire que l’on peut s’y reporter quotidiennement, dès lors qu’il est créé en tant qu’archive conservée. Lorsqu’il n’est plus d’une utilité quotidienne et immédiate sans qu’on puisse pour autant le détruire (durant toute sa durée légale de conservation), il passe au stade d’archive intermédiaire. Il est ainsi stocké dans un local et confié à un service d’archives qui le met à disposition pour être consulté ou restitué. Enfin, il peut être soit détruit, lorsque sa conservation n’est plus nécessaire pour la conduite de l’activité ou sa durée légale de conservation est dépassée, ou soit être conservé définitivement.