Exigence d’un système d’archivage (électronique ou non) susceptible de comporter des documents dont il convient de contrôle l’usage (confidentialité, risque de divulgation) et/ou l’intégrité (non modification des contenus, non altération des supports).
Quel emplacement choisir pour conserver les archives en toute sécurité?
Il importe de conserver les archives dans un local approprié. Les documents sont fragiles et leur conservation implique donc la mise en place de conditions optimales pour les préserver de tout risque de dégradation. Une salle des archives mal conçue ou présentant des défaillances techniques et de structures peut très vite occasionner une destruction partielle ou totale des documents d’archives stockés. C’est pourquoi, il n’est pas inutile de faire un diagnostic complet pour éliminer un maximum de facteurs de risque pouvant concerner:
- les bâtiments (stabilité, incendie) ;
- le personnel (chute de plain-pied, de hauteur ou d’objet) ;
- les archives (pertes d’information par le déclassement, les dégradations, les destructions)
À tort, les entreprises ont tendance à conserver les archives dans des endroits sujets au froid, à l’humidité (cave, grenier…)
Ces lieux ne sont pas à proscrire définitivement et systématiquement. Il convient juste de s’assurer qu’ils soient bien isolés, étanches, et disposent de suffisamment d’espace pour pouvoir conserver de manière durable et en toute sécurité l’ensemble des archives entreposées.
Infos pratiques : « voici quelques recommandations et chiffres clé à prendre en compte pour choisir un emplacement de conservation idéal. »
| Salle archives | · 200 mètres carrés au maximum · 20 mètres carrés permet de conserver environ 50 ml(*) d’archives |
| Résistance au sol | · 1 200 kilogrammes par mètre carré pour des rayonnages fixes de 2,20 mètres de hauteur · 1 700 kilogrammes par mètre carré pour des rayonnages mobiles de 2,20 mètres de hauteur · Ces chiffres constituent un maximum |
| Rayonnages | · Rayonnages métalliques · Épis double face, d’une longueur maximale de 10 mètres · Travées : de 1 mètre à 1,20 mètre de large, de 2,20 m de hauteur · (6 niveaux de tablettes) · Tablettes : 0,40 mètre de profondeur, 100 kilogrammes de résistance pour · 1 mètre et 120 kilogrammes pour 1,20 mètre |
| Allées | · Circulation : de 1 mètre à 1,20 mètre de large · Desserte de 0,70 mètre à 0,80 mètre de large |
| Éclairage | · Éclairage de 100 à 150 lux |
(*) ml = Mètre linéaire (10 cm = 0,1 ml ; 10 boîtes d’archives de dos 10 cm = 1 ml)
Quelles sont les recommandations en cas de projet de construction ?
Dans le cadre d’un projet de construction, il convient de respecter ces pré-requis :
- Aménager le local de plain-pied de manière à ce qu’il puisse ainsi supporter une charge au sol suffisante pour soutenir le poids total des archives. À noter que le poids des rayonnages se situe généralement entre 900 et 1 300 kilogrammes par mètre carré
- Privilégier les dalles en béton pour obtenir une résistance au sol optimale
- Bénéficier d’une hauteur sous plafond d’au moins 2,50
Qu’en est-il de la résistance au sol ?
Que ce soit pour un local existant ou bien en construction, la résistance au sol doit être suffisante. Pour cela, une estimation est indispensable; elle s’effectue par un bureau de contrôle ou une personne suffisamment compétente en matière de diagnostic de résistance au sol. Ce dernier prend en compte les matériaux utilisés, leur nature et leurs caractéristiques, ainsi que l’espace disponible.
Quelles sont les mesures à prendre pour éviter tout risque immédiat de détérioration ?
Contre le feu
Pour éviter la survenue et la propagation d’incendie dans la salle des archives, des détecteurs de fumée par cellules électroniques doivent être installés et fonctionnels. Aussi, des extincteurs à eau sans additif de six litres sont à prévoir aux endroits stratégiques de circulation. Ils doivent être placés à proximité du ou des accès au local. Ce dernier doit être aménagé en conséquence et prévoir des portes coupe-feu dotées de poignées anti-panique. Les installations électriques doivent être vérifiées régulièrement. Des portes de sécurité sont à installer à toutes les issues de secours et doivent s’ouvrir de l’intérieur par une simple poussée
Contre les inondations et autres dégâts des eaux
Pour éviter tout risque d’inondation et d’humidité trop importante et autre infiltration d’eau, aucune canalisation ne doit passer, ni en dessous, ni au-dessus des rayonnages. Quant à l’étanchéité de la toiture, elle doit également faire l’objet d’une vérification régulière. Enfin, les caves inondables sont à proscrire et tout lavabo doit se trouver à l’extérieur de la salle des archives.
Pour aller plus loin : « La sécurité dans les services archives ». Livre pratique et utile pour les praticiens de l’archivage, il traite des risques encourus pour les archives et propose des modèles de plans d’action à mettre en œuvre pour éviter retrouver une activité normale en cas de catastrophe.
