La durée d’Utilité Courante (DUC) est un délai au-delà duquel les documents d’archives n’ont plus d’utilité nécessaire.
Qu’est-ce que la Durée d’Utilité Courante ?
Sont considérés comme archives courantes les documents d’archives qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus. Autrement dit, les archives dites courantes sont d’utilisation habituelle et fréquente et sont conservées pour le traitement des affaires. Lorsque ces documents d’archives n’ont plus d’utilité au traitement des affaires courantes, on parle alors de Durée d’Utilité Courante (DUC) est expirée.
Un délai variable
La durée d’Utilité Courante est un délai au-delà duquel les documents d’archives n’ont plus d’utilité nécessaire et par conséquent deviennent des archives intermédiaires, seconde phase de la théorie des trois âges, scandant le cycle de vie des archives en trois séquences bien distinctes. Ce délai est variable. Il est établi par l’entité chargée de la gestion des archives et de la conduite de la politique d’archivage.
Assurer le transfert des archives
Comme la Durée d’Utilité Administrative (DUA), la DUC constitue un jalon, une borne délimitant le passage d’un type d’archives à l’autre (archives courantes et archives intermédiaires), ayant pour unique critère d’application la durée d’utilité des archives courantes. La DUC et la DUA assurent le transfert successif des archives. Dès que les documents d’archives ne sont plus d’utilité publique, ils quittent les bureaux où ils étaient conservés pour être transférés :
- dans l’organisme producteur
- chez un prestataire de service (PGA)
- dans un service d’archives public (PGA)
Le transfert est indispensable à la bonne conduite de la politique d’archivage et pour garantir un bon déroulement de la gestion des archives. Il a pour principales fonctions:
- désengorger les bureaux qui produisent et reçoivent les archives
- faciliter et rendre plus efficace la conservation
- garantir la communication des archives en cas de besoin de consultation ou de restitution