La Durée d’Utilité Administrative (DUA) est la durée durant laquelle les documents d’archives doivent être conservés à des fins de consultation et d’utilisation, soit par ceux qui les ont produits, soit par des services d’archives. Durant cette durée minimale de conservation à respecter, les documents archivés ne peuvent être détruits.
À quoi correspond la Durée d’Utilité Administrative (DUA) ?
Tout au long de la DUA, les documents archivés sont conservés et gardent par conséquent leurs valeurs probantes, c’est-à-dire qu’en cas de litige, contentieux ou contrôle, ils peuvent servir de preuve. Leur intégrité physique doit donc être préservée par un système d’archivage efficace et durable.
Quant à la durée proprement dite, elle est fixée de concert par les producteurs des documents et le service d’archives, grâce à des calendriers de conservation ou de tableaux de tri, indiquant:
- La DUA
- Le sort final des documents archivés, une fois leur DUA écoulée, soit élimination, soit conservation définitive
Dans le cas d’une élimination, un bordereau d’élimination est ainsi établi. C’est un formulaire permettant de recenser tous les documents d’un fonds d’archives destinés à être détruit ou qui le sont déjà.