Comment intégrer efficacement les archives physiques à un système de gestion électronique ?

L’intégration des archives papier dans un système numérique soulève de nombreuses questions pratiques et techniques. Pour les entreprises et les collectivités, il est essentiel de garantir l’accès, la traçabilité et la conformité des documents. Cet article explore les étapes clés pour réussir cette transition et tirer parti d’un archivage mixte.

DEVIS ARCHIVAGE

Archives physiques et système de gestion électronique

Intégrer des documents physiques à une gestion électronique des documents implique une méthodologie rigoureuse. Plusieurs étapes permettent d’assurer un archivage mixte performant, respectueux des obligations légales et compatible avec les besoins des utilisateurs. Intégrer les documents physiques dans une GED : aspects techniques et méthodologiques

L’intégration d’archives papier dans un système de gestion électronique des documents (GED) représente un projet structurant qui nécessite une approche méthodique et une expertise technique. Pour notre client du secteur public souhaitant intégrer ses fonds physiques à son nouveau logiciel GED, nous avons préconisé une démarche en trois étapes clés, chacune comportant des aspects techniques spécifiques.

Première étape

L’inventaire physique est primordial pour établir une vision claire du volume et de la nature des documents à intégrer. Techniquement, cela implique souvent l’utilisation de logiciels d’inventaire ou de tableurs pour recenser chaque dossier ou liasse. Des informations clés telles que les références du document, les dates de création, les noms des auteurs, les services producteurs et les éventuelles mentions de confidentialité sont enregistrées. L’utilisation de codes-barres ou de QR codes apposés sur les contenants physiques et associés aux entrées de l’inventaire facilite le suivi et la localisation des documents tout au long du processus. Cette phase permet également d’identifier les documents nécessitant une restauration de documents préalable en raison de leur état de conservation.

Deuxième étape

La numérisation avec indexation est le cœur de l’intégration. Sur le plan technique, le choix du matériel de numérisation est primordial. Selon le format et l’état des documents, on peut opter pour des scanners à plat pour les documents fragiles ou reliés, ou des scanners à haute vitesse avec alimentation automatique pour les volumes importants de feuilles simples. La résolution de numérisation (en DPI) doit être adaptée aux besoins de qualité et de lisibilité requis par la GED et les normes d’archivage. L’indexation consiste à associer des métadonnées pertinentes à chaque document numérisé. Ces métadonnées, issues de l’inventaire physique, permettent une recherche et une classification efficaces dans la GED. Des techniques de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent être utilisées pour rendre le contenu des documents texte interrogeable. L’intégration technique entre les outils de numérisation, les logiciels d’OCR et la GED est une étape clé pour assurer un flux de travail fluide. Il est également crucial de définir une convention de nommage des fichiers numériques cohérente et respectant les meilleures pratiques d’archivage numérique (en comparaison avec l’archivage physique).

Troisième étape

Le versement dans le SAE (Système d’Archivage Électronique), assure la conservation pérenne et la valeur probante des documents numériques. Sur le plan technique, le versement doit respecter les normes d’interopérabilité et de sécurité du SAE, souvent basées sur des standards comme SEDA (Standard d’Échange de Données pour l’Archivage). Les métadonnées d’indexation sont transférées vers le SAE, et des contrôles d’intégrité (checksums) sont effectués pour garantir l’absence d’altération des fichiers lors du transfert. La gestion des droits d’accès et la traçabilité des actions sur les documents au sein du SAE sont des aspects techniques essentiels pour répondre aux exigences légales et réglementaires en matière d’archivage de documents, notamment dans le secteur public.

Ce processus en trois étapes, de l’inventaire physique au versement dans le SAE, permet une intégration technique rigoureuse des archives papier dans une GED, garantissant ainsi une centralisation de l’information, une facilité d’accès et le respect de la traçabilité documentaire. Cette procédure est importante pour une entreprise qui souhaite gérer au mieux l’impact économiques de son archivage.

Conseil d’expert : Pensez à définir dès le départ des métadonnées claires et cohérentes pour chaque lot de documents afin de faciliter leur recherche dans le système.

Définition des principaux termes techniques

Les archives physiques désignent tous les documents conservés sur support papier. La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé permettant de stocker, organiser, rechercher et consulter des documents numériques. Le système d’archivage électronique (SAE) garantit la conservation légale et sécurisée des documents électroniques dans le temps. Enfin, l’archivage mixte combine à la fois la conservation des originaux papier et leur version numérisée dans une GED.

Astuce : Avant toute intégration, réalisez un audit documentaire pour identifier les types de documents concernés et déterminer leur cycle de vie.

Quelle méthode appliquer pour réussir l’indexation des archives physiques dans une GED ?

Réussir l’indexation des documents physiques suppose une organisation sans faille et des outils adaptés. Cette étape est souvent déterminante dans l’efficacité de l’intégration globale des documents papiers à archiver et relativement simple à mettre en place.

Identifier les documents à intégrer : audit documentaire préalable

Un audit documentaire préalable permet d’évaluer les volumes, les formats et la sensibilité des documents à traiter. Il sert à élaborer une stratégie d’intégration progressive, en définissant les priorités selon les besoins métiers et les obligations réglementaires. Cela permet également d’anticiper le stockage sécurisé des archives physiques restantes.

Mettre en place un plan de classement documentaire structuré

Le plan de classement documentaire organise les documents selon une logique hiérarchique (par service, activité, date). Il est essentiel pour l’indexation des archives papier, car il facilite leur recherche et leur association à des documents numériques. Ce classement doit être partagé et validé par tous les services concernés.

Utiliser un logiciel de gestion documentaire adapté

Le choix d’un logiciel de gestion documentaire est déterminant pour assurer l’intégration fluide et pérenne des archives numérisées. Ce logiciel doit permettre le traitement des documents d’archives, leur indexation, leur recherche multicritère et leur conservation conforme au RGPD.

Accompagnement d’un client dans l’industrie

Un de nos clients, une entreprise de l’industrie pharmaceutique, nous demandait récemment s’il pouvait numériser ses dossiers réglementaires pour les intégrer dans un système GED tout en conservant les originaux papier. Nous lui avons conseillé de structurer son archivage mixte en deux volets : la digitalisation des documents papier pour la consultation quotidienne, et leur conservation légale dans un site d’archivage physique sécurisé. Grâce à cette approche, il a pu optimiser l’accès aux documents tout en respectant les obligations de conservation.

Astuce : En cas de doute sur la durée légale de conservation, appuyez-vous sur les tableaux de gestion des archives publiés par les Archives de France.

Ce qu’il faut retenir

L’intégration des archives physiques à un système électronique passe par un audit rigoureux, une numérisation maîtrisée, une indexation pertinente et le respect des normes. Cette transition s’inscrit dans une transition numérique des archives plus globale, indispensable pour la performance documentaire des organisations.

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