Les documents d’entreprise doivent être soumis à des pratiques d’archivage strictes pour garantir leur disponibilité, leur conservation et leur sécurité. Les professionnels peuvent choisir de gérer cette composante en interne ou de l’externaliser.
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_Comment gérer l’ampleur des documents papier ?
Les mauvaises habitudes ont la vie dure en France. Malgré les multiples politiques de restriction en matière de gestion du papier, la consommation nationale reste très élevée.
_Quelle solution d’archivage choisir pour mes archives d’entreprise ?
L’archivage de s’improvise pas. Une entreprise doit s’interroger sur ses besoins afin de recourir à la solution la plus adaptée à sa situation. Deux solutions se présentent, ou bien vous gérez et stockez vos archive par vous-même, ou bien vous faites appel des des experts pour externaliser l’archivage.
_Marché de l’archivage en France
Le marché de l’archivage d’entreprises est né dans les années 60 puis s’est étendu aux administrations dans les années 80.
En France, une trentaine d’entreprises se partagent un marché estimé à 280 millions d’euros. Ce secteur est aujourd’hui en pleine croissance (8 à 9% de croissance par an) pour un certain nombre de raisons. Explications.
_Définition : Support
Élément matériel sur lequel est enregistrée l’information pour produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver.
_Définition : Sécurité
Exigence d’un système d’archivage (électronique ou non) susceptible de comporter des documents dont il convient de contrôle l’usage (confidentialité, risque de divulgation) et/ou l’intégrité (non modification des contenus, non altération des supports).
Quel emplacement choisir pour conserver les archives en toute sécurité ?
Il importe de conserver les archives dans un local approprié. Les documents sont fragiles et leur conservation implique donc la mise en place de conditions optimales pour les préserver de tout risque de dégradation. Une salle des archives mal conçue ou présentant des défaillances techniques et de structures peut très vite occasionner une destruction partielle ou totale des documents d’archives stockés. C’est pourquoi, il n’est pas inutile de faire un diagnostic complet pour éliminer un maximum de facteurs de risque pouvant concerner :
- les bâtiments (stabilité, incendie) ;
- le personnel (chute de plain-pied, de hauteur ou d’objet) ;
- les archives (pertes d’information par le déclassement, les dégradations, les destructions)
À tort, les entreprises ont tendance à conserver les archives dans des endroits sujets au froid, à l’humidité (cave, grenier…)
Ces lieux ne sont pas à proscrire définitivement et systématiquement. Il convient juste de s’assurer qu’ils soient bien isolés, étanches, et disposent de suffisamment d’espace pour pouvoir conserver de manière durable et en toute sécurité l’ensemble des archives entreposées.
Infos pratiques : voici quelques recommandations et chiffres clé à prendre en compte pour choisir un emplacement de conservation idéal
| Salle archives | · 200 m² au maximum
· 20 m² permet de conserver environ 50 ml d’archives |
| Résistance au sol | · 1200 kg/m² pour des rayonnages fixes de 2,20 m de hauteur
· 1700 kg/m² pour des rayonnages mobiles de 2,20 m de hauteur · Ces chiffres constituent un maximum |
| Rayonnages | · Rayonnages métalliques
· Épis double face, d’une longueur maximale de 10 m · Travées : de 1 m à 1,20 m de large, de 2,20 m de hauteur · (6 niveaux de tablettes) · Tablettes : 0,40 m de profondeur, 100 kg de résistance pour · 1 m et 120 kg pour 1,20 m |
| Allées | · Circulation : de 1 m à 1,20 m de large
· Desserte de 0,70 m à 0,80 m de large |
| Eclairage | · Eclairage de 100 à 150 lux |
*ml = Mètre linéaire (10 cm = 0,1 ml ; 10 boîtes d’archives de dos 10 cm = 1 ml)
Quelles sont les recommandations en cas de projet de construction ?
Dans le cadre d’un projet de construction, il convient de respecter ces pré-requis :
- Aménager le local de plain-pied de manière à ce qu’il puisse ainsi supporter une charge au sol suffisante pour soutenir le poids total des archives. À noter que le poids des rayonnages se situe généralement entre 900 et 1300 kg/m²
- Privilégier les dalles en béton pour obtenir une résistance au sol optimale
- Bénéficier d’une hauteur sous plafond d’au moins 2,50
Qu’en est-il de la résistance au sol ?
Que ce soit pour un local existant ou bien en construction, la résistance au sol doit être suffisante. Pour cela, une estimation est indispensable ; elle s’effectue par un bureau de contrôle ou une personne suffisamment compétente en matière de diagnostic de résistance au sol. Ce dernier prend en compte les matériaux utilisés, leur nature et leurs caractéristiques, ainsi que l’espace disponible.
Quelles sont les mesures à prendre pour éviter tout risque immédiat de détérioration ?
Contre le feu
Pour éviter la survenue et la propagation d’incendie dans la salle des archives, des détecteurs de fumée par cellules électroniques doivent être installés et fonctionnels. Aussi, des extincteurs à eau sans additif de six litres sont à prévoir aux endroits stratégiques de circulation. Ils doivent être placés à proximité du ou des accès au local. Ce dernier doit être aménagé en conséquence et prévoir des portes coupe-feu dotées de poignées anti-panique. Les installations électriques doivent être vérifiées régulièrement. Des portes de sécurité sont à installer à toutes les issues de secours et doivent s’ouvrir de l’intérieur par une simple poussée
Contre les inondations et autres dégâts des eaux
Pour éviter tout risque d’inondation et d’humidité trop importante et autre infiltration d’eau, aucune canalisation ne doit passer, ni en dessous, ni au-dessus des rayonnages. Quant à l’étanchéité de la toiture, elle doit également faire l’objet d’une vérification régulière. Enfin, les caves inondables sont à proscrire et tout lavabo doit se trouver à l’extérieur de la salle des archives.
Pour aller plus loin : Les experts en gestion d’archives d’Arcalys vous recommandent la lecture de l’ouvrage « La sécurité dans les services archives ». Livre pratique et utile pour les praticiens de l’archivage, il traite des risques encourus pour les archives et propose des modèles de plans d’action à mettre en œuvre pour éviter retrouver une activité normale en cas de catastrophe.
Ouvrage de l’Association des Archives de France, dirigé par Catherine Berton : Archiviste, en poste au Service historique des AGF, Assurances générales de France (en 2007).
Voir aussi :
Qu’est-ce qu’une archive physique ?
_Définition : Original
Première rédaction définitive d’un document, engageant ou non, à partir de laquelle seront réalisées d’éventuelles copies ou reproductions.
_Définition : Mise à disposition
Ensemble des tâches conduisant à fournir à un utilisateur autorisé des documents archivés dont il a besoin : réception et instruction de la demande (vérification des droits, repérage du document), extraction du document, livraison à l’utilisateur et, en cas de prêt, récupération, vérification et rangement du document consulté.
_Définition : Externalisation de l’archivage
Dans le cas de la gestion des archives, l’externalisation de l’archivage a pour objectif de soulager l’entreprise des charges qu’entraîne leur gestion (coût du personnel, des fournitures, des locaux nécessaires, suivi des obligations légales…).
Définition générale du terme « externalisation »
L’externalisation en général dans le monde de l’entreprise, consiste à passer un accord avec un fournisseur de services pour faire transférer tout ou partie d’une organisation ou d’un service vers un lieu distant. Le but recherché étant de réduire les coûts de gestion et d’augmenter la compétitivité de l’entreprise.
Externalisation des archives : 3 points clés
| Point Clé | Description |
| Objectif Principal | L’externalisation vise à soulager l’entreprise des charges liées à la gestion des archives (personnel, locaux, fournitures) afin qu’elle puisse se concentrer sur son cœur de métier. |
| Avantages | Les bénéfices sont multiples : réduction des coûts de gestion et d’espace, gain d’efficacité et de productivité, et mise en conformité avec les réglementations grâce à l’expertise du prestataire. |
| Freins Possibles | La décision d’externaliser peut rencontrer des résistances, souvent psychologiques : difficulté à changer les habitudes, inquiétude concernant la sécurité des données sensibles, ou encore incertitude quant aux gains réels potentiels. |
Quelles prestations pour quel coût ?
La société Arcalys est capable de proposer un budget global pour externaliser vos archives pour une prestation complète, sans supplément et sans coûts cachés. Cela permet au client d’avoir une vision à long terme sur le coût exacte de l’archivage, ce qu’il ne peut avoir dans le cas d’une gestion interne.
En nous confiant ses archives, l’entreprise profite des compétences humaines, matérielles et technologiques d’Arcalys . Grâce aux substantielles économies réalisées, elle pourra réinvestir dans ses secteurs clés les plus productifs.
Pourquoi il est avantageux d’externaliser les archives physiques ?
L’externalisation des archives est une démarche qui doit être effectuée méthodiquement.
Il est conseillé d’évaluer l’ensemble de vos besoins ainsi que vos intérêts à vouloir confier la gestion de vos archives à une société de tiers-archivage.
Les bénéfices et avantages de l’externalisation sont multiples, toutefois ils dépendent de la politique de gestion des archives à mettre en place. Sur le plan de l’efficacité d’une part, l’entreprise peut davantage se concentrer à son cœur de métier. Elle n’a plus à se soucier de la gestion de ces documents archivés. Le fait de les confier à une société externe de gestion, cela permet à l’entreprise :
- De libérer de l’espace de stockage et en faire un espace de bureaux
- De se concentrer sur son activité et développer son rendement
- De faire des économies en matière de gestion d’archives et de budget (réduction des frais de matériel, de location d’un local de conservation, et de coûts de gestion)
- D’être en conformité avec la réglementation tout en profitant de services de gestion dédiés et personnalisés (accès à des compétences nouvelles tout en bénéficiant de services capables de répondre pleinement aux évolutions technologiques en matière d’archivage)
Quels sont les freins à l’externalisation des archives physiques ?
Malgré ses nombreux avantages, l’externalisation peut rencontrer une certaine réticence de la part des décideurs. Les freins à la décision d’externaliser les archives sont essentiellement d’ordre psychologique.
En effet il s’avère difficile de changer les mentalités et les habitudes prises de la part des entreprises ayant conservé et géré eux-mêmes, l’intégralité de leurs archives en interne.
D’autres craintes peuvent survenir, surtout lorsqu’elles confient la gestion de leurs documents sensibles et que la sécurisation des données peut devenir une source d’inquiétude. Enfin l’incapacité d’évaluer réellement les gains potentiels constitue aussi une forme de résistance psychologique.
Lire aussi :
_Définition : Unité matérielle de conditionnement
Unité matérielle de conditionnement. Unité de base pour la protection des documents d’archives. Ce peut être une boîte, une liasse, un tube, une pochette ou un portefeuille.