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_L’archivage papier face au numérique

Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.

De ce fait, ces dernières sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des professionnels de l’archivage électronique.

_Avantages et inconvénients des archives physiques et électroniques

Selon la loi, les archives représentent l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l’importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques et des archives électroniques. Découvrez ce qui différencie une catégorie de l’autre et qu’elles sont leurs avantages et inconvénients.

_Tableau récapitulatif des papiers à conserver

Les papiers administratifs doivent être gardés pendant une certaine période. La durée de conservation dépend du délai de prescription applicable pour une action en justice en cas de litige. Les documents conservés peuvent en effet constituer potentiellement des éléments de preuve devant un tribunal. Un tableau récapitulatif met en avant les différents types de papier à conserver et les délais à respecter. Voici quelques rubriques importantes de ce tableau.

_Comment classer ses documents administratifs ?

La conservation des documents administratifs est indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves. Ce qui est primordial dans cette démarche est de faire un classement. Les dossiers, qu’ils soient au format papier ou au format électronique, doivent être classés de sorte à les retrouver facilement. Et cela peut se faire de diverses manières.

FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise

Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?

Il est important pour toute entreprise de bien archiver ses pièces comptables afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit donc être conservée pendant une durée légale, période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.

Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?

Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés ou éliminés. Attardons-nous un instant sur les principales règles visant à bien classer les documents d’entreprise à archiver.