Bonnes pratiques de l’archivage

Stockage de vos archives physiques : quels sont les enjeux ?

Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d’archives d’une entreprise doivent obligatoirement faire l’objet d’une conservation. Qu’ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d’archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment. Leur archivage physique nécessite donc un espace de stockage mais aussi demande des ressources en personnel et en matériel pour être gérer efficacement. Zoom sur les différents enjeux du stockage et de sa gestion par le Records Management.


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Qu’est-ce que le stockage physique des archives ?

Dès lors que les entreprises se trouvent dans l’obligation d’archiver leurs documents d’entreprise selon la réglementation en matière de durée légale de conservation, se pose le problème du stockage des archives physiques. La plupart d’entre elles, ne disposant pas de local pour entreposer et stocker leurs archives, ont recours à une société d’archivage pouvant leur proposer une solution logistique globale, comprenant généralement :

  • Un inventaire avec un tri et classement des documents à archiver
  • Un reconditionnement des archives si nécessaire
  • Un stockage des archives dans des entrepôts sécurisés et à l’abri de tout risque de dégradation, perte ou divulgation de données sensibles et confidentielles
  • Une gestion des archives selon la politique d’archivage clairement définie et mise en œuvre en toute rigueur
  • Une destruction à la demande, voir même pour certain semi automatisé des documents inutiles ou ayant des dates de conservation expirées
  • Une accessibilité et mise à disposition des documents constituant le fonds des archives ainsi géré par la société de tiers-archivage

On comprend aisément que l’archivage des documents ne se réduit pas au stockage des archives ni à la sauvegarde des données sensibles de l’entreprise. Bien au contraire son champ d’application s’étend au-delà de la logistique et renvoie davantage la mise en application d’une méthodologie de classement et d’archivage à définir selon chaque processus métier de l’archivage susceptible de répondre aux besoins de chaque client. L’idéal étant de proposer un stockage des archives (quels que soient leurs types et supports) dans les meilleures conditions possibles de conservation grâce en partie à :

  • L’inventaire des documents débouchant sur un classement plus adapté aux exigences du client
  • Le conditionnement des archives dans des conteneurs permettant un stockage optimal (température, hygrométrie, intensité lumineuse…)
  • L’archivage, dans le but d’exploiter et de rendre accessibles les documents dans le temps

Quelle gestion pour quels enjeux ?

Que les documents d’entreprises soient des archives courantes, intermédiaires ou définitives, au regard de la législation en matière de conservation des archives d’entreprise comme des impératifs spécifiques d’une entreprise à remplir dans le cadre de son activité et son développement économique (rentabilité, notoriété…), l’archivage constitue de véritables enjeux à saisir.

Toute démarche globale de gestion des archives rend compte in fine d’une multiplicité d’enjeux à relever pour les entreprises qui souhaitent se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel. Sachant qu’une stratégie efficace d’archivage des documents d’entreprise dépend de deux variables essentielles : le temps et l’accessibilité. Quant au choix des outils nécessaires et indispensables à cette efficacité recherchée, ils vont dépendre d’une part du temps pour chaque entreprise de se mettre en conformité vis-à-vis de la réglementation pour être très vite en mesure de maîtriser une gouvernance des données des plus optimales, et d’autre part, de pouvoir tirer profit d’une gestion des archives des plus efficaces.

Grâce à la mise en place d’une gestion des archives (records Management) dûment réfléchie et adaptée aux besoins réels en archivage, il devient possible de répondre avec fiabilité et crédibilité à la question : quelle gestion pour quels enjeux ? Que ces derniers soient juridiques, financiers, technologiques ou historiques, ils répondent tous à une même exigence : gérer les archives de la meilleure façon qui soit. En effet, un archivage réussi doit en quelque sorte permettre :

  • Une justification des droits et obligations (être en mesure de produire des preuves en cas de contestation ou de défenses de ses droits et intérêts)
  • Une meilleure gestion de l’information stockée et archivée afin de les préserver, de les rendre accessibles et ainsi de disposer des données utiles à l’activité de l’entreprise
  • Une parfaite préservation et conservation du patrimoine de l’entreprise

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L’archivage de documents d’entreprise pour les nuls

Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en œuvre d’une démarche globale de gestion des archives s’inscrit au préalable dans une politique d’archivage de l’entreprise.


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Une gestion étape par étape

L’archivage de documents d’entreprise repose sur une méthodologie visant à traiter les documents (depuis leur création jusqu’à leur élimination), à choisir le bon support d’archivage (archives physiques ou archives numériques) ainsi qu’à garantir une traçabilité efficace et fiable des archives d’entreprise afin de les conserver dans les conserver dans les meilleures conditions et en toute sécurité.

L’archivage nécessite une gestion étape par étape. C’est une activité à part entière qui demande de l’organisation et des compétences et expertises professionnelles dans le traitement et la conservation des archives. C’est pourquoi, elle est encadrée par une réglementation et correspond à une procédure qui peut s’avérer complexe voir même insurmontable si les règles et les bonnes pratiques ne sont pas respectées, tant sur le plan classement que de la conservation par la suite.

Le stockage et l’archivage, quelle différence ?

Il faut bien avoir à l’esprit la distinction entre le stockage et l’archivage des documents, nonobstant le fait que les deux peuvent coexister au sein d’une même organisation, l’archivage venant en quelque sorte compléter le stockage, au sein d’une même entreprise.

Stockage de documents
L’archivage n’est pas le stockage (ici anarchique) des documents

 

Si le stockage est une dimension stratégique qu’il importe à l’entreprise de remplir pleinement (choix du local, des infrastructures et autres moyens techniques nécessaire pour recevoir les archives et les stocker dans de bonnes conditions), en revanche le besoin de partager les documents et de les rendre par conséquent accessible tout en préservant leur intégrité physique reste aussi une priorité. Qui plus est, si l’archivage demeure une procédure indispensable à la survie et au bon fonctionnement de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un bon classement de documents d’entreprise ?

Pour bien classer les documents, il existe une méthodologie qu’il convient de suivre avec un minimum de rigueur. La bonne gestion de l’entreprise dépend précisément du classement des documents d’archives. Ce dernier permet non seulement un gain de temps, mais aussi d’éviter par là même tout risque de perte de documents. Grâce au classement des documents, il est donc possible de faire des économies tout en préservant durablement le patrimoine documentaire de l’entreprise.

 Parmi les documents à classer, il existe de manière générale 5 grandes familles de documents comptables qu’il convient de prendre en compte dans la phase de classement, à savoir donc les documents comptables propres :

  1. Aux clients
  2. Aux fournisseurs
  3. Au personnel de l’entreprise
  4. À l’administration fiscale
  5. À la banque et la caisse

Comment procéder ?

Il existe deux manières de classer les documents, soit par ordre chronologique, soit par ordre alphabétique. Le choix en définitive s’opère naturellement et selon la famille dont appartient les documents comptables à classer.

Exemple pratique : le classement chronologique convient davantage aux factures (numérotation des factures à respecter), alors que les documents destinés aux fournisseurs sont classés plutôt par ordre alphabétique.

Quant au conditionnement des documents archivés, il est vivement recommandé de les ranger et les classer dans des classeurs ou des boites d’archive.

Boite d'archive rouge

Ainsi conditionnés au mieux, les documents sont accessibles mais aussi conservés en toute sécurité et confidentialité (le cas des documents sensibles consultables que par les membres du personnel).

Coffre-fort archives sensibles
Image Arcalys – Coffre-fort pour archives sensibles

Le fait de classer les archives permet également d’en assurer par conséquent leur parfaite traçabilité. C’est aussi l’occasion de faire un inventaire complet des documents existants et d’évaluer leur état de conservation.

Stockage des archives
Stockage des archives Arcalys

Optez pour l’externalisation de vos documents d’entreprise

Il s’avère intéressant dans certains cas de faire le choix de l’externalisation d’une partie ou de l’ensemble de vos documents d’entreprise. Les critères qui poussent les dirigeants à les confier à une société de tiers-archivage sont principalement :

  • L’envie pour l’entreprise de se concentrer davantage sur son cœur de métier pour faire plus de rentabilité
  • Palier efficacement et économiquement au manque de temps et/ou de compétences internes nécessaires pour gérer durablement l’archivage des documents d’archives
  • Répondre de matière pragmatique à la complexité des métiers de l’archivage au regard d’une réglementation à respecter et qui ne cesse d’évoluer au fil des années d’activités de l’entreprise
  • Disposer à moindre coût à des locaux, dispositifs de gestion, méthodologies et outils spécifiquement dédiés à l’archivage et permettant une conservation et accessibilité des documents en toute sécurité et sérénité

Réticences et freins à l’externalisation des archives

Bien sûr, les raisons évoquées n’effacent pas totalement les freins au choix décisif de l’externalisation pris par les chefs d’entreprise. Leurs hésitations surviennent en grande partie en raison d’une perception des limites et des risques possibles qu’apporterait l’externalisation de leurs documents d’entreprise. Certains décideurs peuvent avoir un sentiment de dépendance avec un prestataire externe.

Cette perception, ne résiste pas longtemps à l’épreuve de la réalité. Lorsqu’un chef d’entreprise a fait son choix d’externaliser tout ou partie de ses archives, il est bien rare qu’il le regrette. Sur la base de notre expérience, le constat est plutôt le suivant :

« Mais pourquoi n’a-t-on pas externalisé nos archives plus tôt ? Cela nous aurait fait gagner un temps précieux sans compter les ressources que nous avons mobilisées pour un résultat contestable ! »

Eh oui, l’archivage est un métier. Cela tombe bien, c’est le nôtre !

N’hésitez pas à demander un devis, vous serez certainement très surpris du résultat.


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Comment archiver vos documents professionnels ?

Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.


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Archiver est une question de méthode

La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi soit ainsi durablement conservées.

Pour cela, Arcalys propose une méthodologie reposant en 4 étapes-clés correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle :

  1. Identifier et authentifier documents
  2. Stocker les archives ainsi constituées
  3. Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés
  4. Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise

Prendre le temps nécessaire, pour ne plus perdre votre temps…

La première étape de l’archivage, dédiée à l’identification, l’authentification, conduisant au classement indispensable pour une conservation des archives dans les meilleures conditions par la suite, est une phase capitale qui peut vite s’avérer chronophage, si vous manquez de méthode et d’organisation. Le traitement, le classement ainsi que le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces, si vous prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature : courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale…

Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend.

Archiver les documents professionnels, n’est pas stocker !

Archiver les documents professionnels

Rien ne sert d’empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et leur archivage et ainsi faire face sereinement à toutes ses obligations légales et d’être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits et se protéger juridiquement.

Arcalys propose un accompagnement personnalisé débutant par un audit reposant sur l’évaluation sur site des documents existants et l’établissement en conséquence d’un plan d’archivage adapté aux besoins spécifiques à chaque service en gestion d’archives.

Le plan d’archive comprend :

  • Le recensement des familles de documents à gérer
  • L’évaluation des volumes à traiter à partir des annuels de progression
  • La détermination des durées de conservation légales pour chaque type de document à archiver
  • L’évaluation des fréquences de consultations actuelles et futures, afin de garantir une accessibilité des plus fiables des archives

Quant aux moyens humains et la logistique nécessaire pour assurer une gestion efficace sont aussi à considérer et à optimiser de manière à envisager durablement des réductions de coûts de gestion et de fonctionnement.

Les éléments indispensables au classement et rangement de vos documents professionnels

Boites d'archives de documents professionnels

Le classement et l’archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :

  • Les classeurs
  • Les pochettes et chemises et autres protègent documents
  • Les boîtes de rangement et caisses d’archives ou dossiers suspendus
  • Les reliures et autres plastifications
  • Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement

L’important étant de pouvoir facilement ranger les documents en les classant à l’aide d’un code d’identification ou de numérotation, servant à retrouver et accéder aisément aux documents recherchés.

N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.

Conserver sous forme papier ou numériser les archives ?

La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.

Pensez aussi à l’externalisation des documents professionnels

La gestion en externe d’une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers-archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne. À ce titre, il est préférable pour vous de bénéficier des solutions proposées par Arcalys en matière d’expertise professionnelle sur la gestion et l’externalisation des archives. Ainsi, il vous sera possible d’optimiser vos coûts et vos ressources, pour vous consacrer pleinement et en toute sérénité à votre activité.

By Chris McKenna (Thryduulf) (Own work) [CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons

 


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Comment archiver les documents physiques ?

18Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.


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Une prise en charge sécurisée

L’externalisation des archives auprès d’un tiers archiveur permet leur prise en charge complète et sécurisée. Cette solution répond à certaines contraintes, telles que :

  • L’augmentation chaque année du volume des documents d’archives produits ou reçus par les entreprises
  • Le manque d’espace de stockage
  • Les coûts de gestion des archives (location, achat ou construction d’un local spécialement conçu à cet effet, frais de gestion, frais de traitement, de reconditionnement des archives, de conservation…)
  • L’insuffisance de personnel expert en archivage au sein des services d’archives de l’entreprise

Les sociétés ont également recours à l’externalisation afin de maîtriser les risques de perte, détérioration ou vol de documents et données sensibles, confidentiels et vitaux pour l’entreprise. De plus, la lente adhésion aux techniques spécifiques de record management et dédiées à la gestion des archives courantes et intermédiaires, pousse les dirigeants d’entreprise à confier leurs archives. Choix stratégique judicieux s’il en est, puisque des espaces ont été ainsi libérés et transformer en des bureaux, davantage productifs et rentables.

Une activité réglementée et spécifique

L’externalisation des archives est une pratique de l’archivage réglementée. Elle ne se réduit pas à un simple stockage des archives ou d’entreposage de conteneurs. Elle repose sur une politique d’archivage des documents à mettre en œuvre et permettant leur conservation selon les durées légales, leur accessibilité en cas de contrôle, ainsi que la préservation du patrimoine documentaire de l’entreprise.

archiver-les-documents-physiques

C’est pourquoi l’externalisation des archives est un procédé de gestion d’archives, comportant des exigences comme des spécificités. La mise en place d’un cadre ou référentiel de gestion s’avère indispensable pour :

  • Assurer le bon déroulement de l’externalisation
  • Apporter un accompagnement personnalisé
  • Réaliser des inventaires précis
  • Proposer des solutions et infrastructures de stockage et de conservation des archives dans des conditions optimales
  • Garantir une confidentialité absolue associée à une traçabilité sans faille et à une mise à disposition rapide des documents recherchés

Des missions à forte valeur ajoutée

Les sociétés de tiers archivage ont pour mission de gérer et d’archiver les documents d’entreprise confiés, selon la réglementation et afin qu’ils soient aisément retrouvables. La valeur ajoutée des services proposés résident dans les compétences archivistiques et la maîtrise des techniques de traitement et de gestion des archives (tri, indexation, classement, archivage, conditionnement et conservation…).

Bon à savoir : l’archivage est activité qui demande de la rigueur, de l’organisation ainsi que des compétences spécifiques. L’archivage physique se déroule principalement en 4 étapes qui sont respectivement :

Ce processus de gestion rigoureux comprend des tâches de traitement et de gestion à part entière comme la préparation, le transport, l’indexation pour finir avec la conservation des archives dans un environnement dédié.

service-archives

S’adresser à un professionnel

Il est capital pour les entreprises de faire appel à une société spécialisée dans la gestion des archives. L’archivage physique nécessite une véritable organisation reposant sur une réelle et efficace méthodologie. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’expertises, d’audits et de conseils sur la gestion, l’organisation, la logistique et le traitement des documents d’entreprise à archiver. Chez Arcalys, l’externalisation des archives se déroule en 4 étapes :

  1. Audit et conseil en archivage
  2. Intervention d’archivage sur site
  3. Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents d’archives
  4. Conservation, recherches et destruction d’archives

Faire le choix de l’externalisation des archives présente de nombreux avantages. Les coûts sont rationalisés : en bénéficiant d’un partenaire unique pour la collecte, le stockage, la numérisation, et la destruction, c’est un gain de temps et d’argent. Forte de son expérience dans la gestion et l’externalisation des archives, Arcalys a développé des compétences particulières pour chaque type d’intervention. La compréhension des besoins en archivage conduit à l’élaboration d’un plan d’archivage, indispensable pour archiver les documents selon leur nature, pour les conserver en toute sécurité et les retrouver à tout moment.

 


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Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?

L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.


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Qu’est-ce que le record management ?

Processus de gestion des archives théorisé aux Etats-Unis durant les années 1950 à 1960, le record management a pour domaine d’application l’archivage physique des documents d’entreprise selon la norme ISO 15489 de 2001 (avril 2002 pour la France). Cet outil de gestion se base sur le « cycle de vie » des documents, permettant ainsi de les gérer efficacement et selon leurs âges courants et intermédiaires, dès lors qu’ils sont reçus ou produits par l’entreprise.

Bon à savoir : le cycle de vie des archives correspond aux « trois âges » des archives, à savoir :

  • Les archives courantes : documents spécifiques à la période active de l’entreprise, ils servent aux traitements des affaires courantes de l’entreprise et de ses prises de décisions.
  • Les archives intermédiaires : elles concernent davantage la seconde période d’activité de l’entreprise, soit sa phase semi-active et où les documents sont utilisés toujours de manière régulière mais ils doivent être conservés en cas contrôle et pour toutes autres raisons administratives, légales ou fiscales.
  • Les archives définitives : les documents n’ayant plus du tout d’utilité administrative, ils sont conservés de manière définitive afin de conserver l’histoire et le patrimoine de l’entreprise de façon permanente.

Quels sont les véritables enjeux d’une gestion efficace des archives ?

La mise en place d’un système efficace de traitement et de gestion des archives physiques présente de l’intérêt à plus d’un titre. L’archivage est plus qu’une contrainte, c’est aussi l’opportunité de conserver dans les meilleures conditions de conservation et dans le respect des durées légales de conservation, afin de veiller à ce que tous les documents importants de l’entreprise existent bel et bien et sont facilement trouvables et accessibles. Leur bonne conservation garantit ainsi leur traçabilité nécessaire lors de consultation de documents servant de preuve et de leur restitution dans des délais et des supports adaptés.

Stockage des archives

Une bonne gestion des archives assure également une production de documents fiables, authentiques, intègres et par conséquent exploitables. Elle permet également de rentabiliser la gestion et le stockage des documents, en réduisant les coûts.

Comment faire ?

Une gestion efficace des archives doit au préalable être mûrement et consciencieusement réfléchie en amont de tout projet d’archivage. Sachant que ce dernier nécessite des mois de réflexion avant d’être entrepris et nécessite l’implication de l’ensemble des services d’archivage. D’ailleurs la charte d’archivage est tout aussi indispensable, elle s’inscrit dès la mise en place du projet étant donné qu’elle garantit son bon fonctionnement.

Stockage des archives chez Arcalys

Ce document essentiel définit les contraintes légales, organisationnelles et techniques à suivre pour opérer des choix judicieux et pertinents afin d’atteindre les objectifs. Chaque procédure à suivre étant déterminée et les personnes responsables bien nommées à toutes les étapes du processus.

Quelles sont les étapes clé à retenir ?

La mise en place d’un système de gestion pour archiver efficacement et durablement de l’archivage physique repose sur des étapes clé à suivre :

  • Bien identifier, décrire, toutes les activités de l’entreprise sans oublier de définir les missions et les attributions de chaque service d’archives.
  • Lister les documents d’archives et les hiérarchiser selon un plan de classement
  • Trier, sélectionner et archiver les documents à prendre en compte en fonction de réglementation en vigueur (durées de conservation légales)
  • Mettre en place des règles de communication et d’accessibilité aux documents sensibles nécessitant la plus grande confidentialité
  • Mise en œuvre d’une politique de gestion capable d’articuler l’ensemble des services d’archivage et d’information entre eux et en privilégiant toujours une démarche qualité.

Ce qui compte en dernier ressort, c’est que l’archivage physique soit en définitive fiable, intègre, et exploitable. Chaque document devant ainsi être complet, non altéré, localisé et accessible aisément. Quant à la conformité à l’environnement réglementaire, elle constitue une des caractéristiques majeures de l’archivage. Son étude est capitale afin de définir précisément des cibles en termes de documents à produire et à conserver. Enfin, la finalité d’un système de gestion d’archives doit être avant tout la maîtrise des risques, pouvant être répertoriés en 5 catégories distinctes :

  • Les documents non archivés
  • Les documents modifiés
  • Les documents introuvables
  • Les documents détruits trop tôt
  • Les documents conservés trop longtemps

L’archivage physique révèle donc des enjeux, mais comporte aussi des risques. C’est pourquoi, il est vivement conseillé de faire appel à une société experte en la matière.


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Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !

La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.


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Une approche pratique

Alors que l’environnement de la gestion documentaire évolue, les professionnels de l’archivage mettent en place des au sein de leurs organisations des règles et pratiques à suivre pour organiser et gérer efficacement les archives courantes et archives intermédiaires. Tous les éléments constitutifs du « record management » :

  • Visent l’organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par tout organisme, public ou privé, dans l’exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la responsabilité de produire ou de conserver des documents d’archives.
  • Constituent par conséquent un guide pratique destiné aux responsables des services d’archives en définissant leurs tâches et responsabilités en matière de gestion des archives, de politique d’archivage, de processus d’archivage, de méthode d’archivage à mettre en œuvre pour assurer un archivage physique pérenne et sécurisé

Cette norme cadre et réglemente la gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle fait du « Records Management » un procédé d’archivage dont l’un des principaux objectifs est de rendre accessible et communicable l’ensemble des documents archivés. Pratique, il permet aux entreprises qui en font usage de disposer pleinement des archives dont elles ont besoin dans le cadre :

  • de la conduite de leurs activités
  • de la conformité aux exigences légales et réglementaires
  • de la protection juridique en cas de conflit

Quelles sont les démarches possibles ?

La gestion des archives nécessite une intervention qui peut être de deux types à savoir, une intervention minimum ou médium. La première démarche concerne la gestion des archives courantes se limitant dans la plupart des cas au passage à la phase intermédiaire et à la prise en charge des dossiers qui n’ont plus d’utilité courante dans le ou les services concernés. La seconde se rapporte à un contexte totalement différent : elle consiste à conseiller sur les tâches de conception à accomplir ou d’aide à la conception des outils permettant à des systèmes de gestion des documents de bien fonctionner.

L’intervention minimum

Cette intervention est généralement sollicitée à la suite d’une situation de crise ou d’un événement extraordinaire tel qu’un bureau engorgé, une réorganisation des services des archives ou lors d’un déménagement partiel ou total des bureaux. Deux démarches sont possibles concernant cette intervention minimum :

  • Une démarche « réactive » nécessitant des compétences professionnelles pour faire preuve de réactivité, sachant qu’il faut intervenir au plus vite au cours d’une situation en crise
  • Une démarche « active » nécessitant une bonne connaissance de l’environnement (changement, organisation, déménagement des services d’archivage…) et afin d’intervenir en amont pour améliorer le système de gestion existant

L’intervention médium

Il s’agit en partie ici de sélectionner les documents à la suite des situations propres aux structures où la gestion des documents est décentralisée et nécessite pour cela une coordination. Les services des archives jouant ici un rôle de conception et de conseil. Il convient également d’associer à ce type d’intervention les activités de formation, dans la mesure où la gestion est confiée à des non professionnels du domaine.

Cette sélection s’opère selon des critères et procède d’une méthode. C’est pourquoi de nombreux outils sont employés dans le cadre d’une mise en œuvre d’une méthodologie efficace (tableaux d’archives, calendrier des archives…) en vue d’améliorer le système de gestion des archives.

Que faut-il bien prendre en compte ?

En matière de gestion des archives et de politique d’archivage à mettre en place, il importe à chaque entreprise de bien prendre en compte l’ensemble de ses besoins en archivage et par conséquent de bien définir les documents d’archives à considérer comme vitaux, et dont la perte entraînerait des répercussions graves sur la bonne gestion de l’entreprise en activité.

Il convient également de définir précisément les rôles et responsabilités de chacun tout en gardant à l’esprit qu’une stratégie de gestion d’archivage s’inscrit toujours dans une politique globale de l’entreprise. C’est ce que préconise la norme Iso 15489 en indiquant expressément que l’archivage n’incombe pas uniquement aux archivistes, mais concerne tous les acteurs à des degrés divers de la gestion des archives.

Enfin, il est demandé également de connaître un minimum les bases de la gestion des archives tout comme ses outils permettant d’assurer une bonne traçabilité, tel que le bordereau de versement par exemple, ou le recollement en cas de déménagement des archives.

Le cas de l’externalisation des archives

En matière d’archivage physique, l’externalisation est également une solution à prendre en compte, surtout en raison du fait qu’elle est une procédure efficace pour :

  • Conserver les archives de manière sécurisée
  • Gérer les archives en les rendant accessibles et consultables aisément
  • Eliminer les documents inutiles ou en double
  • Garantir une traçabilité complète des documents archivés

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La gestion et la conservation des archives demandent donc la mise en application d’un process rigoureux, efficace. L’archivage est un métier à part entière nécessitant des compétences pluridisciplinaire dans tous les domaines de l’expertise, qu’elle soit archivistique, organisationnelle, logistique ou bien encore informatique…

 

C’est pourquoi, Arcalys propose à ses clients une solution globale pour l’archivage des documents papiers et se déroulant en quatre étapes :

  • L’audit et conseils en archivage
  • Interventions d’archivage sur site
  • Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents
  • Conservation recherche et destruction des archives

De plus, l’externalisation des archives présente de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, en confiant les archives à une société de tiers-archivage, il est possible de réduire les coûts tout en bénéficiant de l’expertise métier de professionnels (gestion confidentielle et sécurisée des documents, conservation des archives dans des locaux spécialement conçus à cet effet…).

Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.

Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).

Comment préparer les archives à un déménagement ?

Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.