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Réussir son déménagement d’archives

Pour déménager vos archives en toute tranquillité, confiez cette tâche à une société expérimentée dans le domaine de la gestion des archives et de son optimisation. Elle vous garantira des services personnalisés et spécifiques au déménagement d’archives.


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La réussite de votre transfert d’archives, une priorité

Le transfert des archives est toujours un moment délicat pour l’entreprise qui entreprend cette démarche. Surtout, si elle souhaite maintenir son activité et sa productivité durant cette période de transition, tout en minimisant les coûts de gestion des archives et du déménagement. Bien organisé et formalisé, le déménagement d’archives peut devenir facile. La priorité étant de concilier déménagement du fonds d’archives et conservations dans de bonnes conditions les documents d’archives. Il s’agit ici d’une préparation indispensable, visant une bonne préparation matérielle du fonds en vue de son transfert en toute sécurité et une réinstallation dans le respect des normes de conservation des archives.

Où les archives vont être déménagées ?

Il est capital pour une entreprise qui désire déménager ses archives de savoir où vont été transférées les archives et par la même s’interroger non seulement sur la situation géographique (accès au site, distance qui sépare les bureaux des locaux de stockage et de gestion des archives conservées) mais aussi sur les fonctionnalités et les normes techniques (température, hygrométrie, mobilier et rangement) à respecter pour permettre sur le long terme une préservation des archives dans de bonnes conditions. Il est conseillé également d’anticiper et de prévoir les futurs travaux nécessaires pour recevoir les archives et aboutir en définitif déménagement serein.

Comment bien préparer votre fonds avant son déménagement ?

Une bonne préparation matérielle de votre fonds d’archives est la condition sine qua non pour réussir son déménagement et réaliser par la suite sans problème sa réinstallation dans vos nouveaux locaux de gestion d’archives. À ce stade du processus, la préparation se fait en amont et permet d’une part de vérifier et reclasser certains dossiers et d’autre part d’éviter toute perte ou détérioration de document.

Arcalys, société spécialisée dans ce type de mission conseille à tous clients s’inscrivant dans cette démarche de procéder dans un premier temps à un conditionnement des plus sûrs et des plus adéquats à chaque type de document. Il s’agit ici de privilégier la mise en boîte des documents d’archives afin de pouvoir clairement les identifier. L’idéal serait même de rédiger des fiches de transferts de manière à pouvoir à tout moment répertorier chaque boîte de contenu et de leur accorder par la même occasion, une traçabilité des plus pertinentes :

  • Rédaction de fiches de transferts
  • Indication de côtes, de numéro d’identification, des emplacements de départ et d’arrivée
  • Notification de remarques afin de garantir un reclassement facile et pratique (utilisation de pastilles de couleur…)

Bon à savoir : il est conseillé de bien veiller au conditionnement. Il permet d’éviter tout risque de dégradation ou de perte de documents lors du déroulement du déménagement. C’est pourquoi, il convient de :

  • S’assurer en priorité que les cartons et boîtes de rangement soient parfaitement montés, fermés et suffisamment résistant pour être manipulé aisément, mais aussi dans l’ordre de classement mis en place et à respecter
  • Vérifier l’état des archives conditionnées et de relever si elles ont lieu des anomalies et détérioration éventuelles
  • De disposer de carton de carton de changement et autres boîtes de rangement en cas de détérioration
  • Faire le suivi des archives et de leur rapatriement dans le nouveau local, via les documents de traçabilités
  • Ranger et classer les archives dans les meilleures conditions de conservation possibles

Le recollement du fonds d’archives

C’est une étape qu’il ne faut surtout pas négliger. Elle permet de retrouver plus facilement les documents d’archives, mais aussi à déterminer au plus juste le volume d’archives à déménager. Cette estimation quantitative est déterminante pour l’établissement du prix de revient du déménagement. Le recollement du fonds des archives est également le moyen le plus fiable pour prendre connaissance de l’état de conservation des archives avant le déménagement. Il sert par conséquent à organiser toutes les éventuelles opérations de reconditionnement, restauration ou numérisation à mettre en œuvre pour disposer des meilleures conditions à la réussite du déménagement. Étape cruciale, le recollement facilité par la même la réorganisation des espaces en fonction des archives et conduit à la mise en place d’un système de rangement et de numérotation des rayonnages, indispensable pour ensuite ranger les archives dans le bon ordre et sans grandes difficultés sur le nouveau site.

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