Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée. On entre alors dans un process qui va se déployer en 4 temps. 4 étapes clés correspondant au cycle de vie d’une archive.
Quatre étapes constituent la gestion des archives physiques
de leur émission à leur destruction
- Identification et authentification
- Stockage
- Conservation et consultation
- Destruction ou classement final
1. Identification et authentification des documents
Tout document produit au sein d’une entreprise est destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie que ce soit sous forme papier ou électronique. Il est pour cela identifié pour en déterminer l’authenticité et les conditions de conservation optimales.
| Étape 1. Identification et Authentification | |
| Objectifs Principaux – Identifier les documents pertinents et importants.- Attribuer des métadonnées pour faciliter la recherche.- Assurer l’authentification pour certifier l’origine des documents. |
Activités Clés – Établir un inventaire détaillé avec métadonnées (date, source).- Authentifier les documents pour garantir leur intégrité.- Identifier les documents à archiver en fonction de critères définis. |
2. Stockage d’archives professionnelles
Les archives stockées au sein des entreprises sont la plupart du temps entreposées dans des conditions bien loin d’être optimales. Un professionnel de l’archivage optera quant à lui pour une organisation stricte afin de retrouver rapidement et simplement le document désiré. Le conditionnement des archives, les armoires de stockage, bacs, racks, palettes et autres containers sont parfaitement structurés et stockés dans des conditions optimales, en termes de luminosité et de protection incendie.
| Étape 2. Stockage | |
|---|---|
| Objectifs Principaux
– Assurer un stockage sécurisé et durable des documents. – Garantir la confidentialité et l’intégrité des documents archivés. |
Activités Clés
– Sélectionner un support de stockage approprié (physique, serveurs, cloud, etc.). – Mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger l’accès non autorisé. |
3. Conservation et consultation des documents archivés
Les professionnels de l’archivage sont soumis à une obligation de résultats quant à la sécurité des documents archivés. Outre la qualité des locaux évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d’être certain de n’égarer aucun document. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire. Les sociétés d’archivage mettent en place (avec l’aide de leur client) un système de droits et d’autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s’inscrire sur un registre.
À noter qu’il existe des droits partiels limitant l’accès à certains types de documents.
| Étape 3. Conservation et Consultation | |
|---|---|
| Objectifs Principaux
– Élaborer une politique de conservation basée sur l’utilité des documents. – Mettre en place des procédures pour la gestion des demandes d’accès aux archives. |
Activités Clés
– Définir des périodes de conservation conformes aux réglementations et aux besoins de l’entreprise. – Faciliter l’accès aux documents conformément aux politiques de confidentialité et de sécurité. |
4. Destruction ou classement final des archives
La conservation des documents n’est pas une simple option pour les entreprises. Ces dernières ont l’obligation de conserver leurs archives pour une durée déterminée (2, 5, 10 ans voire à vie) en fonction du type de document et de son importance. Plus qu’une contrainte, cette obligation tend à protéger l’entreprise en lui permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d’un contrôle de l’administration ou d’un procès avec un client, un fournisseur ou sous-traitant.
Tableau Procédure écrite détaillant la demande de destruction et la destruction effective des documents
| Étape 4. Destruction ou Classement Final | |
|---|---|
| Objectifs Principaux
– Évaluer régulièrement les documents pour déterminer leur pertinence continue. – Mettre en place des procédures de destruction sécurisée des documents en fin de délai de conservation |
Activités Clés
– Établir des critères clairs pour évaluer la pertinence et l’utilité des documents. – Intégrer des méthodes de destruction, telles que le déchiquetage ou l’effacement électronique. |
Vous avez un projet d’archivage ?
Lorsque les enjeux sont plus clairs et les méthodes parfaitement repérables, vous pouvez prendre contact avec un spécialiste de l’archivage physique pour connaître la pertinence ou pas d’externaliser la gestion et conservation de tout ou partie de vos archives.
Deux questions essentielles à se poser si vous êtes le dirigeant de l’entreprise ou un décideur dans ce domaine :
- Pouvez-vous mettre un chiffre sur le coût réel de la gestion de vos archives et leur stockage dans vos locaux d’entreprise ?
- Quel est selon vous le coût de l’externalisation de l’archivage ?
Demander un devis auprès d’un tiers-archiveur de confiance pour connaître et évaluer vos besoins en archivage.
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