img_archivage_2699_3

Les 4 grandes étapes de l’archivage de documents

Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n’ont mis en place en interne ou n’ont pas les moyens de mettre en place.


DEVIS ARCHIVAGE


« C’est à ce moment qu’une entreprise va rechercher un spécialiste de l’archivage » nous confirment les archivistes de la société Arcalys. On entre alors dans un process qui va se déployer en 4 temps. 4 étapes clés correspondant au cycle de vie d’une archive.


Archivage physique en entreprise saturation papiers

N’attendez pas d’en arriver là pour vous poser la question de l’archivage de vos documents !

Quatre étapes constituent la gestion des documents d’archive de leur émission à leur destruction :

  1. Identification et authentification
  2. Stockage
  3. Conservation et consultation
  4. Destruction ou classement final

1 – Identification et authentification des archives

Identification et authentification des documents d’archivesTout document produit au sein d’une entreprise est destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie. Il est pour cela identifié pour en déterminer l’authenticité et les conditions de conservation optimales.

2 – Stockage des documents archivés

Stockage et conservation des archivesLes archives stockées au sein des entreprises sont la plupart du temps entreposées dans des conditions bien loin d’être optimales. Un professionnel de l’archivage optera quant à lui pour une organisation stricte afin de retrouver rapidement et simplement le document désiré. Le conditionnement des archives, les armoires de stockage, bacs, racks, palettes et autres containers sont parfaitement structurés et stockés dans des conditions optimales en termes de luminosité, de protection incendie, contre la poussière, les nuisibles, etc.

3 – Conservation et consultation des archives

Consultations de documents d'archivesLes professionnels de l’archivage sont soumis à une obligation de résultats quant à la sécurité des documents archivés. Outre la qualité des locaux évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d’être certain de n’égarer aucun document. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire. Les sociétés d’archivage mettent en place (avec l’aide de leur client) un système de droits et d’autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s’inscrire sur un registre. A noter qu’il existe des droits partiels limitant l’accès à certains types de documents.

4 – Destruction ou classement final des documents archivés

Classement final des documents archivésLa conservation des documents n’est pas une simple option pour les entreprises. Ces dernières ont l’obligation de conserver leurs archives pour une durée déterminée (2, 5, 10 ans voire à vie) en fonction du type de document et de son importance. Plus qu’une contrainte, cette obligation tend à protéger l’entreprise en lui permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d’un contrôle de l’administration ou d’un procès avec un client, un fournisseur ou sous-traitant.

Le classement final d’une archive ou sa destruction une fois cette période écoulée est gérée par le département des archives (après consultation du client).

Pourquoi ne pas étudier votre projet d’archivage pour une externalisation complète ou partielle ?

Lorsque les enjeux sont plus clairs et les méthodes parfaitement repérables, il est temps de prendre contact avec un spécialiste de l’archivage physique afin de s’interroger sur la pertinence ou non d’externaliser ses archives.

Nous encourageons fortement les entreprises qui n’ont pas franchi le pas à nous consulter. Deux questions essentielles à se poser si vous êtes le dirigeant de l’entreprise ou un décideur dans ce domaine :

Cela n’engage à rien de faire établir un devis gratuit qui va permettre une estimation des coûts. Il ne restera plus qu’à comparer les avantages et contraintes inhérentes à ces deux approches : archiver en interne ou confier ses archives à un tiers-archiveur. C’est aussi l’occasion d’analyser son propre système d’archivage.

Vous savez ce qu’il vous reste à faire !


DEVIS ARCHIVAGE


Lire aussi :