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Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).


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Préparez vos archives au déménagement ?

Le déménagement de vos archives ne s’improvise pas. Les documents sensibles et confidentiels nécessitant une gestion particulière pour éviter leur dégradation, leur perte ou leur vol. Un transfert du fonds d’archives suppose sa restructuration et sa réorganisation afin de pouvoir être réinstallé dans les conditions les meilleures. Que ce soit pour un déménagement temporaire ou définitif, il est vivement recommandé de bien préparer en amont le fonds d’archives. C’est aussi l’occasion d’opérer un tri et d’entreprendre un nouveau classement des documents avant de vouloir les conditionner dans des boîtes ou cartons de rangement. Ainsi, vous pourrez soulager votre fonds en éliminant tout document inutile ou en double. Gardez à l’esprit qu’il a toujours un avant, un pendant et un après de votre déménagement d’archives. Pour réaliser ces trois étapes en toute sérénité et sans perdre votre temps ni votre argent, vous pouvez faire appel à Arcalys, prestataire externe spécialisé dans ce type de mission. Il prendra en charge la gestion et l’externalisation de vos archives ainsi confiées en toute tranquillité.

Pourquoi procéder en amont à un recollement des archives

La première des choses à faire avant le conditionnement des archives et leur déménagement, c’est de procéder rigoureusement à un recollement des archives. Ce procédé employé permet de retrouver plus facilement les archives. Surtout, lorsque le fonds d’archives se constitue sur un classement et rangement continu et spécifique. Le recollement sert également à estimer au plus juste le volume des archives à devoir déplacer et réinstaller dans le nouveau local.

Bon à savoir : le mètre linéaire étant une unité de mesure logistique appliquée aux archives : une unité de mesure des archives correspond à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur. Une armoire de bureau permettant par conséquent de ranger 5 à 6 mètres linéaires de documents. Le mètre linéaire sert également à calculer les coûts de stockage des archives par les prestataires spécialisés, en prenant en compte les variations de tarifs dues à la localisation géographique (coût du m²), la nature et la qualité des équipements (solidité, sécurité, fonctionnalités), la granularité du conditionnement des documents ainsi que les modalités de gestion.

D’autres raisons peuvent être évoquées pour rappeler la nécessité d’avoir recours au recollement des archives pour réussir leur déménagement. L’estimation de l’état de leur conservation en fait partie sachant qu’elle contribue à leur bon conditionnement et permet par la suite d’organiser si nécessaire leur reconditionnement, restauration ou amélioration de leur conservation préventive

L’évaluation de l’état de classement qui en découle est une étape à ne surtout pas négliger afin de connaître parfaitement la répartition des fonds (par séries, sous-séries…), pour lister les déficits et les anomalies rencontrées, enfin pour retrouver les archives qui se seraient égarées par suite de mauvais rangement.

Le recollement est une étape incontournable dans la préparation du déménagement, la réorganisation des locaux recevant le fonds d’archives, selon le calcul de l’espace nécessaire et suffisant pour gérer l’ensemble des équipements en rayonnage.

 Que faut-il faire pendant le déménagement ?

 Si vous faites appel à une société de tiers archivage chargée du bon déroulement du déménagement vous n’avez pas trop à vous soucier de matériel de transport et autres équipements à utiliser. Le service Arcalys est un service complet qui vous accompagne dans le déménagement de vos archives. L’ensemble de ses prestations comprennent le transfert vers un centre de stockage sécurisé. Plusieurs phases intervenant dans une démarche méthodique et contrôlée :

  • Enlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre l’intrusion, l’incendie et les inondations.
  • Remise d’un bon d’enlèvement.
  • Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité.
  • Saisie informatique de la localisation des conteneurs.
  • Contrôle des positionnements.

Lors du déménagement, soyez présent au départ et à l’arrivée du transporteur.

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