Définir une politique d'archivage

Comment définir une politique d’archivage efficace ?

Une politique d’archivage efficace nécessite une prise de conscience très en amont, dès la production des documents. Toute décision prise oralement lors d’une réunion doit par exemple être consignée à l’écrit dans un format présentable à des auditeurs.


DEVIS ARCHIVAGE


Être capable de disposer de l’information désirée en temps voulu ne s’improvise pas. Seul un archivage efficace des données et fichiers permettra d’accéder aux documents souhaités sur le long terme. L’aspect qualitatif est lui aussi l’une des clés de la réussite. L’archivage sélectionné doit être en mesure de préserver l’intégrité des documents tout en assurant leur sécurisation en continu.

Les éléments d’une politique d’archivage

Définir une politique d’archivage, c’est en premier lieu s’interroger sur les besoins de son organisation. Le responsable de cette composante devra par exemple définir son périmètre d’archivage et le volume des données à archiver. Une connaissance des durées légales de conservation est également nécessaire, la non-présentation d’un document durant le laps de temps imposé par la loi pouvant avoir de graves conséquences pour la structure (notamment lors d’une action en justice ou d’un audit de l’administration).

La question du support est redondante. Quel format adopter pour garantir une conservation pérenne des documents sur la durée souhaitée ? Cet aspect est particulièrement compliqué pour les entreprises ayant fait le choix d’une politique hybride (archivage physique et numérique) tant les formats informatiques évoluent à vitesse grand V. Choisir un support de stockage qui pourra être facilement accessible dans une dizaine d’années n’est pas forcement facile…

Les responsables de l’archivage doivent également se demander comment classer les documents pour les identifier facilement plus tard, quelle politique de destruction privilégier, comment gérer l’accès aux informations sensibles, sous quelle forme restituer les données et comment permettre l’accès aux archives et leur restitution en conformité avec les délais légaux de conservation. L’important sera de trouver un équilibre entre le coût du stockage et la durée de conservation tout en prenant en compte les possibles conséquences liées à la perte d’une information.

Les autres contraintes d’une politique d’archivage

Une politique d’archivage est bien souvent mise en place pour répondre à un besoin légal. Elle représente en réalité bien plus que cela. Au-delà des critères fiscaux et comptables, elle permet de faire face à un éventuel contentieux, de respecter les délais de prescription civile et commerciale, de préserver la continuité de l’activité en cas de coup dur voire de prendre en compte des considérations d’ordre historique ou patrimonial.

Externaliser ou non sa politique d’archivage

Externaliser ou non sa politique d’archivageUn certain nombre de structures gérant leurs archives en interne s’interrogent sur la possibilité d’externaliser cette composante. C’est une décision intéressante dans bien des cas qui dépendra des ressources internes, de la qualité de service recherché, de la certification offerte par le tiers archiveur et du coût global de l’opération.

L’externalisation (totale ou partielle) de l’archivage est réalisable si le prestataire sélectionné répond à un certain nombre de critères :

  • Pérennité : un exemplaire de chaque document physique est conservé via un support de qualité
  • Intégrité : les documents papier sont protégés en limitant leurs sorties
  • Sécurité : accès limité des locaux (plusieurs types d’autorisation possibles) et protection anti-incendie, dégât des eaux, nuisibles, etc. Les locaux possèdent également une température et un taux d’hygrométrie optimaux.
  • Traçabilité : journal des évènements
  • Authenticité : Signature et date
  • Lisibilité / Intégrité : ce point est implicite. Il est toutefois important de noter que les papiers chimiques et le carbone peuvent devenir illisibles avec le temps.
  • Disponibilité : organisation des ressources et des moyens

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Politique d’archivage Guide méthodologique

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