Il existe plusieurs types de classement des archives, chacun adapté à des besoins spécifiques. Voici les principaux types de classement dans lesquels vous trouverez les critères de référencement qu’il vous faut.
Types primaires de classement d’archive
Nous listons dans cette première partie 9 types de classement d’archives les plus fréquemment employés pour vous aidez à construire un plan ou une procédure de classement efficace.
| Type de classement | Principe | Utilisations principales |
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Chronologique |
Organisation des documents par date de création ou de réception. | Suivi de l’évolution temporelle, dossiers de facturation, journaux de bord. |
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Alphabétique |
Tri par ordre alphabétique (noms, lieux, sujets). | Dossiers de correspondance, répertoires, dossiers clients. |
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Numérique |
Attribution d’un numéro unique à chaque document. | Bibliothèques, musées, grandes institutions. |
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Thématique |
Regroupement par contenu ou sujet. | Dossiers de projets, informations de recherche, thèmes spécifiques. |
| Géographique | Classement par emplacement géographique. | Urbanisme, cartographie, archives territoriales. |
| Par type de support | Organisation par nature physique (papier, numérique, photo, audio). | Gestion et préservation des différents formats. |
| Par fonction/activité | Regroupement selon les activités de l’entreprise (comptabilité, RH, projets). | Organisation interne des départements et services. |
| Par numéro d’inventaire | Association d’un numéro unique pour la traçabilité. | Collections muséales, archives historiques, gestion de biens. |
| Par importance | Classement selon la valeur historique, juridique ou administrative. | Distinction entre documents essentiels et secondaires, planification de l’élimination. |
1. Classement chronologique
Ce type de classement consiste à organiser les archives en fonction de leur date de création ou de réception. Les documents les plus récents sont placés en haut, tandis que les plus anciens se trouvent en bas. Il est utile pour suivre l’évolution des événements au fil du temps.
2. Classement alphabétique
Les archives sont triées par ordre alphabétique en fonction de critères tels que les noms de personnes, de lieux ou de sujets. Ce type de classement est couramment utilisé pour les dossiers de correspondance ou les répertoires.
3. Classement numérique
Dans ce type de classement, chaque document est attribué à un numéro unique. Il est souvent utilisé dans les bibliothèques, les musées et les grandes institutions pour faciliter la recherche et l’identification des documents.
4. Classement thématique
Les archives sont regroupées en fonction de leur contenu ou de leur sujet. Par exemple, toutes les archives relatives à un projet spécifique sont regroupées dans un dossier ou un classeur dédié. Cela facilite la recherche d’informations sur des sujets particuliers.
5. Classement géographique
Ce type de classement est utilisé lorsque les archives sont liées à des lieux géographiques spécifiques. Les documents sont classés en fonction de leur emplacement géographique, ce qui est utile pour les archives liées à la géographie, à l’urbanisme ou à la cartographie.
6. Classement par type de support
Les archives peuvent également être classées en fonction du type de support, comme les documents papier, les photographies, les enregistrements audio ou vidéo, les fichiers numériques, etc. Cela facilite la gestion et la préservation des différents types de supports.
7. Classement par fonction ou activité
Ce type de classement consiste à regrouper les archives en fonction des activités de l’organisation. Par exemple, toutes les archives liées à la comptabilité sont regroupées, de même que celles liées aux ressources humaines ou à la gestion des projets.
8. Classement par numéro d’inventaire
Chaque archive est associée à un numéro d’inventaire unique, ce qui permet de suivre précisément sa localisation et son état. Ce type de classement est essentiel pour les collections muséales et les archives historiques.
9. Classement par importance ou critères de sélection
Les archives peuvent être classées en fonction de leur importance historique, juridique ou administrative. Cela permet de distinguer les documents essentiels des documents moins importants.
Types secondaires de classement d’archive
Certains classements demandent des référencements spéciaux que nous listons en 8 points supplémentaires.
| Type de Classement | Principe | Utilisations Courantes |
| Par origine | Classement basé sur l’entité ou la personne qui a créé ou reçu le document. | Maintien de l’intégrité des fonds d’archives, suivi de leur provenance. |
| Par statut | Organisation selon le statut juridique ou administratif (ex. : confidentiel, public). | Sécurité et conformité légale des documents sensibles. |
| Par format | Regroupement en fonction du type physique du document (plans, photos, lettres). | Facilitation du stockage et de la consultation de collections variées. |
| Par durée de conservation | Classement selon la période de conservation légale ou recommandée. | Planification de l’élimination sécurisée des documents périmés. |
| Par langue | Organisation selon la langue du document. | Collections d’archives internationales ou multilingues. |
| Par projet/client | Classement en fonction d’un numéro de projet ou de client. | Suivi des dossiers spécifiques à des projets ou des clients particuliers. |
| Par événement | Regroupement des documents liés à un événement spécifique (conférence, exposition). | Gestion des archives liées à des activités ou manifestations particulières. |
| Par auteur/créateur | Organisation selon l’auteur ou le créateur du document. | Collections littéraires, artistiques ou d’archives historiques. |
1. Classement par origine
Les archives peuvent également être classées en fonction de leur provenance. Cela signifie qu’elles sont regroupées en fonction de l’entité ou de la personne qui les a créées ou reçues. Ce type de classement permet de maintenir l’intégrité des archives d’origine et de suivre leur trajectoire.
2. Classement par statut
Dans certains cas, les archives peuvent être classées en fonction de leur statut juridique ou administratif. Par exemple, les documents confidentiels ou les archives publiques peuvent être classés séparément pour des raisons de sécurité et de conformité légale.
3. Classement par format
Si une collection d’archives comporte une variété de formats, tels que des plans, des photographies, des lettres et des rapports, il peut être utile de les classer en fonction de leur format. Cela facilite le stockage et la consultation des documents en fonction de leurs caractéristiques physiques.
4. Classement par durée de conservation
Les archives peuvent être classées en fonction de leur durée de conservation recommandée. Cela permet de s’assurer que les documents sont conservés pendant la période appropriée et éliminés en toute sécurité une fois cette période écoulée.
5. Classement par langue
Si les archives comprennent des documents dans différentes langues, elles peuvent être classées en fonction de la langue du document. Cela facilite la recherche pour les utilisateurs qui maîtrisent une langue spécifique.
6. Classement par numéro de projet ou de client
Dans le contexte des entreprises ou des projets, les archives peuvent être classées en fonction du numéro de projet ou du client. Cela permet de retracer facilement les documents liés à des projets spécifiques ou à des clients particuliers.
7. Classement par événement
Si les archives sont liées à des événements spécifiques, tels que des conférences, des expositions ou des manifestations, elles peuvent être classées en fonction de ces événements. Cela facilite la gestion des archives liées à des activités particulières.
8. Classement par auteur ou créateur
Les archives peuvent être classées en fonction de l’auteur ou du créateur des documents. Cela peut être utile pour les collections d’archives littéraires ou artistiques, où l’accent est mis sur les créateurs individuels.
Ce qu’il faut retenir
On distingue deux grandes familles de classement d’archives :
Le classement par critères intrinsèques qui s’appuie sur les caractéristiques du document lui-même, comme sa chronologie, son contenu thématique, sa nature alphabétique ou son identifiant numérique. Ces méthodes sont idéales pour l’organisation de fonds d’archives au quotidien.
Le classement par critères extrinsèques qui prend en compte le contexte de création et d’utilisation du document, notamment son origine, sa fonction au sein de l’entreprise ou encore son statut juridique. Ces méthodes sont souvent utilisées pour des collections d’archives plus vastes ou spécialisées.
Le choix de la bonne méthode, ou d’une combinaison de plusieurs, est crucial pour garantir une gestion efficace et durable de vos archives.
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