L’archivage managérial peut être défini comme la fonction consistant à produire, recevoir, conserver, et utiliser des documents, processus et autres traces écrites relatives à l’activité d’une entreprise ou d’un organisme.
- Né aux États-Unis, ce concept permet d’organiser et gérer les documents essentiels à une organisation (qu’elle soit publique ou privée) qui doit pouvoir y accéder à tout moment.
À noter que les archives peuvent être courantes ou intermédiaires.
- Le terme Records comprend les dossiers vivants, les archives et les documents internes de référence. Sont pris en compte les durées légales de conservation, la traçabilité mais aussi l’efficacité des procédures et le rapport qualité/prix du système d’archivage.
- L’enregistrement d’un document papier ou électronique est effectué dès sa validation. Un document produit aujourd’hui est en effet une archive de demain.
- La norme internationale ISO 15489 encadre le records management, elle correspond au titre français NF ISO 15489 de l’AFNOR (association française de normalisation)
- L’ouvrage « Comment le « records management » peut faire progresser la transparence administrative » de Philippe Barbat apporte une vision intéressante sur ce phénomène en envisageant son application par l’administration française.