La destruction des archives est une procédure qui consiste à l’élimination des documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation.
Quel est le sort final des archives ?
Le sort final de destruction des archives est déterminé par le processus d’archivage, dès lors que la durée réglementaire de conservation des documents d’entreprise n’est plus à respecter, car échue.
La destruction des archives périmées n’est pas un acte anodin. Une fois détruite les archives ne peuvent être restituées. L’élimination répond à des règles qu’il convient de respecter surtout pour les archives à caractère sensible, nécessitant une destruction confidentielle et en toute légalité.
Comment procéder à la destruction des archives ?
L’élimination d’archives demande l’établissement d’un bordereau d’élimination engageant ainsi une entreprise de destruction. Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents. Ce formulaire dument rempli doit être conservé de manière définitive. Un certificat de destruction est délivré et à conserver également.
La destruction des archives, un métier
Détruire des archives est une mission délicate, surtout à l’égard des données confidentielles et sensibles de l’entreprise. Chaque jour, les sociétés produisent un grand nombre de documents contenant des données confidentielles. Leur perte ou leur divulgation causerait des préjudices irrémédiables. C’est pourquoi les entreprises ont recours à des professionnels dont la protection ou la destruction des données sensibles est leur métier.
Est-il plus simple et retable de détruire ses document dans son entreprise, en interne ?
Pensez-vous vraiment que la destruction en interne des documents d’entreprises soit une tâche simple et rentable au final? Détrompez-vous! Cette option de facilité semble même ne pas être la meilleure des solutions. En effet, l’élimination des documents en interne peut entraîner des coûts cachés. La destruction interne des documents d’archives peut être source d’erreurs et de fraudes associées à des violations de données, pouvant coûter cher pour les entreprises qui en sont victimes.
Pour éviter les surcoûts de gestion des documents confidentiels et sensibles, il est vivement conseillé de faire appel à une société spécialisée qui se chargera de cette mission délicate. Elle mettra tout en œuvre et emploiera les outils techniques indispensables pour protéger ou détruire les documents sensibles en toute sécurité et dans le respect de la réglementation en vigueur.
Peut-on détruire ses documents après numérisation ?
Le cas de la destruction des documents après numérisation nécessite une attention particulière. Depuis l’autorisation par la loi de la destruction des archives physiques, suite à leur numérisation, le droit des contrats a instauré une présomption de fiabilité concernant les reproductions à l’identique, tant sur la forme que sur le contenu.
Que dit la loi à ce sujet : L’article 1379 du Code Civil relatif à la copie numérique fiable précise que « la copie fiable a la même force probante que l’original ». Le Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l’article 1379 du Code Civil s’appuie sur le règlement européen IDAS pour assurer la fiabilité des copies.
Comment définir la présomption de fiabilité?
Selon l’article 1 du décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016, une copie de document est présumée fiable si elle suit deux voies, clairement définies par la loi :
- Dans le cas où le procédé de reproduction entraîne une modification du support de la copie
- Dans le cas où le procédé de reproduction par voie électronique répond aux conditions de fiabilité, c’est-à-dire « fidèle à l’original et son incorruptibilité »
Ces points juridiques permettent légalement la destruction des originaux papiers dès lors qu’ils sont numérisés et archivés numériquement.
Selon le Parlement européen, une entreprise sur cinq est victime d’un vol de ses secrets d’affaires. C’est pourquoi cet organisme, œuvrant pour la protection des données confidentielles, a voté la directive sur le secret des affaires afin de protéger les entreprises contre l’espionnage économique et industriel. Cette directive fut adoptée à la majorité en avril 2016. Grâce à cette nouvelle mesure de protection, toutes les entreprises victimes pourront désormais demander réparation devant la justice. À savoir que chaque pays européen a jusqu’en 2018 pour transposer la directive dans leur droit interne.
Voir aussi :
Définitions : Processus d’archivage – Gestion des archives
Arcalys société d’archivage, experte en gestion & conservation des archives d’entreprise, vous garantit une protection de vos archives confidentielles comme la destruction en toute sérénité des documents et en toute conformité avec la législation en cours.