Date (année) à laquelle un document ou un ensemble de documents d’archive peut être éliminé, étant parvenu au terme de sa durée d’utilité administrative et par conséquent en faisant plus l’objet d’une obligation légale de conservation.
Une procédure légale
Toute élimination de documents d’archives doit respecter des règles et une procédure, car éliminer des archives n’est pas un acte anodin. Une archive détruite ne plus être restituée et perd sa valeur de preuve, une fois éliminée.
La destruction d’archives nécessite l’établissement d’un bordereau d’élimination qui doit être établi par le service d’archives qui s’assure que :
- Les documents ne sont plus d’utilité (leur DUA est arrivée à échéance)
- Les délais légaux de prescription sont arrivés à terme
- Les documents ne présentent aucune valeur historique ou d’exemple
C’est pourquoi, il est capital pour le service des archives de bien préparer au préalable les documents destinés être éliminés et de s’assurer qu’ils répondent bien à ces critères de destruction.
Un formulaire à remplir
Le bordereau d’élimination se présente sous l’aspect d’un formulaire de saisie. Il recense l’ensemble des documents à détruire et ceux qui le sont déjà. Il débute par une page de garde indiquant :
- Le service demandant l’élimination
- La personne chargée du suivi du dossier
- Le métrage total des documents à détruire
Les principales informations demandées dans ses pages intérieures sont :
- La quantité : le nombre de documents d’archives à éliminer.
- L’intitulé des documents : il est important de bien nommer les documents et de fournir une description pour chaque, afin d’éviter toute confusion possible.
- Les dates.
- La Durée d’Utilité Administrative (DUA) : exprimée en nombre d’années, elle correspond à la durée pour laquelle il est impossible d’éliminer les documents et doivent ainsi être préservés et conservés.
- Les observations : Ce sont des indications toutes aussi nécessaires dans la procédure d’élimination des archives à gérer. Ce sont généralement des remarques justifiant la nécessité de l’élimination des documents.