Action de prendre connaissance d’un document.
Obligation légale ou réglementaire de garder à disposition des autorités voire de la collectivité certains documents traçant les activités d’une entreprise ou d’un organisme dans divers domaines règlementés : gestion financière, santé, environnement, patrimoine historique, etc.
Dans le monde de l’archivage, qu’appelle-t’on une consultation ?
À tout moment, un client, en cas de nécessité urgente ou lorsqu’il désire éviter le transit de documents originaux importants, a la possibilité de se déplacer dans nos locaux afin de procéder à une consultation de ses archives. Par lui-même ou par un tiers de confiance (expert comptable, juridique, commissaire aux comptes…) qui aura reçu une habilitation au préalable. Il arrive également que l’administration fiscale exige d’un client de mettre à sa disposition certains documents, auquel cas il est souvent plus facile de planifier cette visite dans une salle de consultation que de rapatrier un volume important d’archives chez le client.
Comment se déroule les consultations d’archives ?
Les consultations s’effectuent en toute confidentialité, avec l’assistance d’un archiviste expérimenté. Tout est mis en œuvre afin que la requête du client aboutisse à un résultat optimal. En fin de compte, la consultation peut aboutir à la production de copies de documents (papier ou support numérique), ou si nécessaire, à une sortie définitive de documents originaux.
Salle de consultation
Il s’agit de la salle d’un service d’archives réservée à la consultation des documents sur place.