Gérer le transfert d’archives entre différents sites d’une entreprise

Transférer des archives papier d’un site à un autre peut vite devenir un casse-tête sans méthode adaptée. Entre logistique, sécurité et organisation documentaire, chaque étape doit être maîtrisée pour éviter pertes ou erreurs. Voici comment assurer un transfert d’archives fiable, sécurisé et conforme aux bonnes pratiques d’archivage physique.

DEVIS ARCHIVAGE

Comment gérer le transfert d’archives physiques entre différents sites ou services au sein d’une entreprise ?

Assurer la logistique des archives avec méthode

Le succès d’un transfert logistique d’archives internes dépend d’une préparation rigoureuse qui commence par un classement déjà effectué. Il faut commencer par recenser les documents à transférer, vérifier leur traçabilité et s’assurer qu’ils sont bien classés selon le plan en vigueur. Cela suppose une gestion des archives bien maîtrisée à l’origine.

Chaque document doit être identifié, conditionné selon sa nature (liasses, boîtes, dossiers) et étiqueté. Un registre de suivi ou une application métier peut faciliter cette tâche. L’objectif est de garantir un transfert sécurisé et sans rupture documentaire.

Garantir la sécurité des archives physiques

Les documents transférés peuvent contenir des informations confidentielles. La sécurité des archives pendant le transport est donc primordiale. Il est recommandé de faire appel à un prestataire d’archivage expérimenté, garantissant un transport scellé et traçable.

De plus, un bon site de stockage d’archives doit respecter des conditions de conservation, d’accès et de protection incendie ou intrusion, comme celles que nous proposons chez Arcalys.

Astuce : Étiquetez chaque unité documentaire avec un code unique lié à votre base de données pour maintenir la traçabilité même en cas de sinistre ou d’erreur de livraison. »

Voici un tableau synthétique qui présente toutes les étapes clés pour réussir le transfert des archives physiques entre différents sites d’une entreprise :

Étape	Objectif	Actions principales	Responsable(s)	Documents associés
1. Audit des archives existantes	Évaluer le volume, la nature et l’état des archives à transférer	– Réaliser un inventaire- Identifier les archives essentielles et éliminables	Archiviste / Responsable documentaire	Inventaire d’archives, fiche d’évaluation
2. Planification du transfert	Définir les modalités du transfert	– Choisir la date, le lieu, le mode de transport- Identifier les contraintes logistiques	Chef de projet / Logistique	Plan de transfert, rétroplanning
3. Tri et préparation des archives	Optimiser les volumes à transférer et éviter les doublons	– Éliminer les documents obsolètes- Conditionner les archives selon leur nature	Archiviste / Équipe interne	Bordereau d’élimination, fiche de conditionnement
4. Étiquetage et repérage	Assurer une traçabilité des documents pendant le transfert	– Étiqueter chaque boîte / conteneur- Mettre à jour le registre des archives	Archiviste / Assistant administratif	Registre d’archives, étiquettes de transfert
5. Sécurisation et transport	Garantir l’intégrité et la sécurité des documents	– Choisir un transporteur fiable- Utiliser des conteneurs adaptés- Suivre le trajet	Prestataire logistique / Responsable sécurité	Contrat de transport, PV de chargement
6. Réception et vérification	Vérifier l’arrivée complète et intacte des archives	– Comparer avec le registre initial- Signaler tout écart ou dommage	Archiviste / Référent site d’accueil	Bordereau de réception, rapport de contrôle
7. Réintégration dans le nouveau site	Assurer le rangement et l’accessibilité des archives	– Installer les équipements (rayonnages)- Classer les documents selon le plan défini	Archiviste / Responsable site	Plan de classement, fiche d’implantation
8. Mise à jour des systèmes d’information	Maintenir une traçabilité à jour dans les outils de gestion documentaire	– Mettre à jour la base de données- Notifier les utilisateurs concernés	Archiviste / DSI	Base de données, rapport de transfert
9. Communication interne	Informer les équipes et garantir une bonne appropriation	– Diffuser un mémo sur la nouvelle localisation des archives- Organiser une session de présentation	Responsable communication / RH	Note d’information, guide utilisateur
10. Bilan post-transfert	Analyser le déroulé pour capitaliser sur l’expérience	– Identifier les points d’amélioration- Archiver les documents du projet	Chef de projet / Archiviste	Rapport de bilan, dossier de clôture

Le transfert peut être adapté selon la taille de l’entreprise, le volume des archives concernées et les exigences réglementaires propres à votre secteur d’activité.

Définition des principaux termes techniques

Le transfert d’archives désigne le déplacement physique de documents d’un site à un autre, souvent entre services ou agences d’une même entreprise. L’archivage physique ou archivage papier désigne le stockage structuré de documents au format papier dans des lieux sécurisés. La gestion des archives englobe leur classement, leur conservation et leur traçabilité. Enfin, un plan de classement est un référentiel structurant l’organisation des documents.

Astuce : « Avant tout transfert, il est essentiel de s’assurer que le plan de classement est homogène entre les sites. C’est la clé pour éviter les pertes d’information. »

Exemples pratiques et cadre réglementaire

Prenons un cas concret : une direction régionale souhaitant externaliser l’archivage de ses dossiers RH. Elle doit transférer ses documents vers un site de stockage d’archives centralisé. Dans ce contexte, la conservation des documents doit respecter les délais fixés par le Code du travail (article L3243-4) pour les bulletins de paie ou le Code civil (article 2224) pour les contrats.

La réussite de cette migration d’archives dépend du respect de la procédure, de la rigueur dans le classement, et d’un bon accompagnement. Le recours à un prestataire d’archivage physique comme Arcalys garantit ce niveau d’expertise.

Astuce : « Utilisez des services professionnels de transfert d’archives en entreprise pour vous assurer que les étapes de la chaîne documentaire sont respectées. »

Normes et textes de référence

Le Code du patrimoine (article L212-4) impose aux entreprises la conservation de certains documents et leur mise à disposition en cas de contrôle. De plus, les normes ISO 15489 (archivage) et ISO 11799 (conditions de conservation) peuvent servir de référence pour cadrer vos pratiques.

Les textes légaux français et européens sont également à consulter, notamment le RGPD pour les documents contenant des données personnelles.

Quelles sont les meilleures méthodes pour transporter les documents physiques entre les sites ?

Faire appel à un prestataire d’archivage physique

Pourquoi faire appel à un prestataire d’archivage physique ? Parce qu’il maîtrise à la fois la logistique, la sécurité des archives, et les obligations réglementaires. Un spécialiste comme Arcalys offre un accompagnement complet : conditionnement, enlèvement, transport, réintégration, inventaire.

Bien préparer le transfert logistique d’archives

La préparation est une phase essentielle. Il s’agit de planifier la délocalisation de documents physiques avec précision : identifier les documents concernés, leur localisation, leur volume, et anticiper leur reclassement.

Un tableau de bord et des outils de suivi en temps réel facilitent le transfert d’archives entre plusieurs sites, surtout pour des solutions d’archivage papier pour multi-sites.

DEVIS ARCHIVAGE

Un de nos clients dans le secteur bancaire

Un de nos clients, une entreprise du secteur bancaire, nous demandait récemment comment transférer et gérer ses archives vers un site secondaire tout en respectant les normes de sécurité. Nous lui avons conseillé de centraliser son organisation documentaire, de créer un registre de transfert et de faire appel à notre service de logistique des archives avec scellés et traçabilité intégrée. Résultat : aucun document égaré, des délais respectés, et un audit par étape du processus.

Astuce : « Dans ce genre de problématique, nous conseillons à nos clients de confier à un expert le pilotage complet du transfert, de l’audit initial jusqu’à la réintégration. »

Intégrer la traçabilité et la continuité de service

Même pendant le déménagement d’archives, vos services doivent pouvoir accéder à certaines informations critiques. D’où l’intérêt d’un plan de classement partagé et de doubles numériques temporaires qui sont les gages de réussite de l’archivage. L’accès aux archives ne doit pas être interrompu.

Choisir une méthode adaptée à son organisation

Chaque entreprise a ses contraintes. Le volume, le type de documents, les distances entre sites, ou encore la sensibilité des données orienteront vers des solutions sur-mesure : archivage réglementaire, externalisation de l’archivage, ou encore services d’archivage sécurisés.

Ce qu’il faut retenir

La gestion du transfert d’archives physiques est une opération sensible qui doit respecter des règles strictes de sécurité, de traçabilité et de conservation. Bien préparée, elle renforce l’efficacité de la gestion des archives dans les organisations multi-sites. Et avec l’accompagnement d’un prestataire d’archivage comme Arcalys, chaque étape est optimisée, du conditionnement au reclassement.

DEVIS ARCHIVAGE

Lire aussi :