Comment structurer l'information dans un système d’archivage physique avec des métadonnées ?

Les métadonnées apportent méthode et lisibilité à l’archivage physique des documents. Bien définies et structurées, elles permettent de retrouver efficacement un document papier au sein d’un fonds. Mais comment les organiser pour garantir traçabilité, cohérence et pérennité ? Voici les réponses pratiques à cette question cruciale pour toute organisation.

DEVIS ARCHIVAGE

Structurer l’information des métadonnées d’archives

Les métadonnées sont des informations décrivant le contenu, le contexte, la structure ou la gestion d’un document. Elles sont primordiales pour la bonne gestion des archives d’entreprise.

Définir les métadonnées dans l’archivage physique des documents

Dans le cadre de l’archivage physique des documents, elles prennent la forme de fiches associées à chaque document ou dossier, contenant par exemple : date de création, service producteur, typologie documentaire, durée de conservation, localisation physique. L’objectif est d’assurer la traçabilité des documents dans le temps, tout en facilitant leur consultation.

Exemple de structuration des métadonnées documentaires

La structuration des données documentaires repose sur une hiérarchie logique. On retrouve généralement trois niveaux : fonds, série et pièce. À chaque niveau, un ensemble de métadonnées est défini. Pour un dossier RH, par exemple : « Fonds RH », « Série contrats de travail », « Pièce contrat de Mme X, signé le JJ/MM/AAAA ». Cette structuration facilite le classement des documents papier et leur repérage rapide.

Astuce d’expert : Définir dès le départ un plan de classement harmonisé permet d’éviter les doublons et de garantir la cohérence des métadonnées sur l’ensemble du fonds documentaire.

Illustrations pratiques et cadre légal

Prenons le cas d’une collectivité locale devant archiver des dossiers d’urbanisme. Elle définit des métadonnées documentaires précises : numéro du permis, adresse du bien, nom du demandeur, type de dossier, date d’instruction. Cette démarche s’appuie sur les principes de normalisation des archives papier (cf. norme ISO 15489) et sur la réglementation française en matière de conservation : Code du patrimoine, article L212-1.

Conseil : La définition des métadonnées doit être réalisée par un binôme composé d’un archiviste et d’un référent métier afin d’assurer la pertinence et l’opérabilité des champs renseignés.

Tableau d’exemples de métadonnées

Voici un tableau présentant 7 exemples de métadonnées associées à différents types d’archives physiques. Chaque ligne illustre un cas d’usage avec le type de document archivé, l’objectif de la métadonnée, et un exemple concret de valeur. Il vous permettra d’imaginer les bonnes procédures de vos archives.

*Type d’archive*	*Métadonnée*	*Objectif de la métadonnée*	*Exemple de valeur*
Dossier RH	Date de création	Identifier la date d’émission du document	15/03/2020
Dossier de marché public	Numéro de contrat	Assurer le suivi contractuel et la traçabilité	MP-2023-0047
Dossier médical patient	Identifiant patient	Garantir l’identification unique du dossier	IDP-849203
Procès-verbal de réunion	Service émetteur	Identifier l’origine administrative du document	Direction des finances
Facture papier	Montant TTC	Permettre le traitement comptable et la recherche par montant	1 245,67 €
Permis de construire	Adresse de l’objet	Faciliter la recherche par critère géographique	12 rue des Lilas, 75018 Paris
Rapport technique industriel	Durée de conservation légale	Connaître la date limite de conservation	10 ans

Normes et textes légaux encadrant les métadonnées papier

Plusieurs normes encadrent aujourd’hui la gestion des archives physiques et l’usage des métadonnées. Citons la norme NF Z 42-013 qui précise les exigences de conservation dans le cadre d’un archivage pérenne. La norme ISO 23081 porte quant à elle sur la gestion de métadonnées dans les systèmes de gestion documentaire. Ces textes garantissent l’intégrité, l’authenticité et la disponibilité des documents archivés.

Comment définir des métadonnées efficaces pour retrouver un document papier ?

Tout est question de technique, voici quelques conseils pour vous guider.

Bien penser la fiche de métadonnées

Chaque document physique doit être rattaché à une fiche de métadonnées regroupant des informations pertinentes. Ces fiches peuvent être numériques ou papier, tant qu’elles permettent l’identification des documents et leur localisation précise. Parmi les champs essentiels : référence interne, date, typologie, localisation dans le dépôt, durée de conservation. Il est important d’adopter un format standard pour faciliter l’intégration dans un système d’archivage physique.

Le marquage physique des documents

Le marquage des documents papier joue un rôle clé dans leur traçabilité. Il peut s’agir d’étiquettes codifiées, de QR codes ou de numérotation standardisée. Ce marquage est indispensable pour assurer la gestion de l’information papier dans les dépôts d’archives et pour croiser efficacement les données physiques et numériques. Il garantit aussi la sécurité du cycle de vie des documents et leur maintenance dans le temps.

Astuce : Adopter un outil de marquage compatible avec votre système de gestion documentaire permet de gagner un temps considérable dans les opérations de recherche et de vérification.

Accompagnement d’un client dans la structuration des métadonnées

Un de nos clients, une entreprise du secteur pharmaceutique, nous demandait récemment s’il pouvait améliorer la recherche d’archives physiques dans son centre de documentation. Nous lui avons conseillé de structurer ses fonds documentaires par typologie (procédures, fiches de contrôle, rapports) et d’y associer des métadonnées précises : date d’émission, service émetteur, numéro de lot, durée légale de conservation. Grâce à notre expertise, il a pu réduire de moitié le temps de consultation des archives physiques.

Organiser l’information à l’échelle du fonds

La gestion de fonds documentaires implique une vision globale : classement logique, codification des documents, plan de conservation. Il faut aussi prévoir la mise à jour des métadonnées lors des transferts ou réévaluations. Ce travail peut s’appuyer sur un outil logiciel spécialisé ou sur un tableau de suivi partagé entre les services. Le tout doit rester conforme aux normes d’archivage en vigueur.

Conseil : Intégrer un audit annuel des métadonnées permet d’ajuster les champs aux évolutions réglementaires et aux besoins métiers.

Ce qu’il faut retenir

Structurer l’information dans un système d’archivage physique passe par la définition de métadonnées précises, cohérentes et bien hiérarchisées. Celles-ci facilitent l’accès aux documents archivés, leur conservation réglementaire et leur traçabilité sur le long terme. En adoptant les bonnes pratiques dès le départ, il devient possible de gérer efficacement tout le cycle de vie des documents papier.

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