archivage physique de documents

Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?

Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.


DEVIS ARCHIVAGE


Un modèle hybride

Les archives électroniques, désormais reconnues juridiquement au même titre que leur équivalent papier, auraient pu signifier le début du « zéro papier ». Il n’en est rien, les 2 solutions cohabitent en entreprise bien que la part du numérique ait tendance à s’accroitre.

Qu’est ce que l’archivage physique ?

La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Les archives sont diverses ; elles peuvent être physiques (document ou dossier papier) ou électroniques (fichier informatique, image, bande magnétique)

Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 fait état de 3 catégories d’archives possibles, à savoir :

  • Les archives courantes : ce sont les documents les plus consultés, ils servent au suivi des affaires en court
  • Les archives intermédiaires : ce sont les archives dont la consultation est davantage ponctuelle, en cas de contrôle par exemple. Pour cela, elles doivent être conservées selon la durée légale de conservation
  • Les archives définitives : comme leur nom l’indique, ce sont des archives qui sont conservées sans limitation de durée ; elles servent d’archives pour la préservation du patrimoine et de l’histoire de la vie économique de l’entreprise

L’objectif zéro papier, est-ce vraiment réalisable ?

Halte aux idées reçues sur l’utilisation du papier et du numérique :

  • Utiliser du papier ne favorise pas la déforestation
  • L’industrie du papier contribue précisément à la préservation des forêts en France
  • Il est toujours possible d’imprimer de manière éco-responsable
  • L’utilisation massive des nouvelles technologies de l’information ne sont guères plus écologiques 
  • Le numérique ne peut remplacer le papier
  • Le numérique n’est pas intemporel

 

archivage-physique-production-de-papier

Le graphique ci-dessus montre une augmentation constante de la production mondiale de papier ; en revanche, dans la zone Europe, cette dernière a diminué.

 

archivage-physique-production-de-papier-parhabitant

Le graphique ci-dessus révèle que la production de papier pour un habitant n’a cessé d’augmenter au court des 25 dernières années. En effet, on consomme collectivement et individuellement davantage de papier qu’en 1990 ; toutefois, cette tendance à la hausse semble connaître une légère baisse entre 2010 et 2015.

 

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Quant à la consommation européenne, elle a également baissé en l’espace de 15 ans. Cette diminution est due aux importations qui ont régressé depuis 2007. La tendance est donc à la baisse : pays de l’Union Européenne produisent et consomment de moins en moins de papier.

 Fiabilité des documents physiques et numériques : vers une égalité de traitement ?

L’archivage numérique est longtemps apparu comme une limite à la maîtrise de l’information. La numérisation implique en effet la mise en place de processus de transfert qui demandent un certain niveau de maîtrise en ce qui concerne la technologie et les coûts, même si ceux-ci baissent chaque année avec l’évolution des technologies et des modèles de coûts. Une archive sécurisée sous format papier dispose encore d’un avantage concurrentiel non négligeable face à un document numérisé. Dans le dernier cas, la question de l’authenticité du document a longtemps été un frein. C’est de moins en moins le cas. Aujourd’hui, d’un point de vue légal, la présentation d’un document au format électronique a la même valeur que son équivalent papier (loi du 13 mai 2000), même si certains soulignent la porte ouverte à une éventuelle faille juridique.

Pour résumer : les archives numériques ne souffrent plus du risque de ne pas disposer de la fameuse valeur probante, indispensable en cas de litige. Mais les coûts de numérisation et le modèle de gouvernance que cela implique ne place pas toutes les entreprises sur un pied d’égalité face aux enjeux d’une dématérialisation intégrale des archives. Nombreuses sont celles qui trouveront encore longtemps intérêt à stocker leurs archives physiques sans les numériser toutes.

La question de l’externalisation

L’archivage physique comme numérique peut être confié en totalité ou en partie à un prestataire externe spécialiste de l’archivage physique. Pour l’entreprise, c’est l’assurance de pouvoir accéder très rapidement à l’information recherchée (envoyée par voir postale ou numérique). Cette donnée est primordiale car les documents d’entreprise doivent pouvoir être présentés durant leur durée légale de conservation lors d’un contrôle de l’administration ou une action en justice par exemple. En optant pour cette solution, l’entreprise économise de la place dans ses locaux et permet à ses salariés de se concentrer sur leur activité principale sans avoir à prendre en charge la gestion de l’information.

Durée légale de conservation et pérennité des supports de stockage

Les documents d’entreprise doivent légalement être conservés entre 2 et 30 ans suivant leur importance. Si conserver des archives physiques une ou plusieurs dizaines d’années ne pose aucun problème, ce n’est pas le cas pour les documents numérisés. La lisibilité des supports, matériels ou logiciel permettant la lecture des archives pose problème à l’heure où l’informatique évolue à une vitesse phénoménale. Qui peut être certain de pouvoir accéder à un document numérisé 30 ans après ? Les pionniers de l’archivage numérique sont aujourd’hui handicapés par leurs données stockées sur disquette que plus un ordinateur acheté neuf aujourd’hui ne peut lire. Bien entendu, le secteur s’est depuis organisé et de nouvelles solutions sont apparues.

Ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des documents

Bon à savoir :

Les chiffres clés de la dématérialisation

La gestion de l’archivage physique, méthode et enjeux

Quelle méthode adopter ?

L’archivage est une obligation légale. Il revient à chaque entreprise d’adopter une gestion des archives des plus efficaces. Il existe certaines règles essentielles pour bien archiver les documents d’entreprise. La politique d’archivage mise en œuvre doit prendre en compte les principales contraintes que les entreprises rencontrent dès qu’elles souhaitent gérer leurs documents archivés. Elles doivent au préalable savoir quels documents archiver, sur quel support et pour combien de temps ? Le but étant de retrouver facilement et à tout moment une archive, tout en préservant de manière pérenne son intégrité physique, et éviter ainsi toute détérioration.

Il importe donc de bien distinguer archivage et stockage. D’année en année les archives s’accumulent et il ne suffit pas d’empiler sur des étagères l’ensemble des documents qui doivent être archivés. Surtout, si l’archivage est une obligation légale à respecter et si l’entreprise souhaite se protéger juridiquement en cas de litige ou de contrôle.

Arcalys propose donc aux entreprises une offre globale d’archivage physique, à savoir :

  • Un audit d’évaluation sur site
  • Une opération sur site conduisant à l’analyse, le tri, le classement et l’inventaire des documents en appliquant le plan d’archivage établi
  • Le transfert et le stockage d’archives vers un centre sécurisé
  • La gestion et l’exploitation des archives
  • La conservation définitive des archives ou la destruction des documents 

Quels sont les enjeux d’une solution globale ?

Une solution globale comporte de nombreux enjeux. L’archivage ne se réduit à pas une simple contrainte légale ; bien au contraire, il apporte une véritable valeur ajoutée à l’entreprise qui suit une politique d’archivage efficace. Les bénéfices sont considérables. En effet, l’archivage des documents permet une meilleure conformité et une parfaite maîtrise des risques : les archives sont conservées en toute sécurité toute la durée de leur archivage, réduisant ainsi les risques de perte ou de détérioration. Idéal pour retrouver une archive lors d’un contrôle ou redémarrer l’activité de l’entreprise dans de bonnes conditions suite à un sinistre par exemple.

Le fait d’archiver les documents conduit de manière sûre et pérenne à la conservation du patrimoine de l’entreprise.

L’archivage reste le meilleur moyen d’optimiser les coûts : gain de temps, optimisation des surfaces de stockage, satisfaction clients…

Conclusion : pourquoi ne pas externaliser les archives physiques ?

Qu’il s’agisse des archives physiques ou numériques, elles peuvent être confiée en totalité ou en partie à un prestataire externe. Pour l’entreprise, c’est l’assurance de pouvoir accéder très rapidement à l’information recherchée (envoyée par voie postale ou numérique). Cette donnée est primordiale car les documents d’entreprise doivent pouvoir être présentés durant toute leur durée légale de conservation lors d’un contrôle de l’administration ou une action en justice par exemple. En optant pour cette solution, l’entreprise économise de la place dans ses locaux et permet à ses salariés de se concentrer sur leur activité principale sans avoir à prendre en charge la gestion de l’information.

L’externalisation des archives est plus qu’une simple tendance du moment. Face à l’augmentation constante des archives, au manque de temps et de personnel pour les gérer, les entreprises ont recours à cette politique cohérente et aux multiples avantages.

En tant prestataire spécialisé dans l’externalisation des archives, Arcalys prend en charge la conservation des documents archivés de ses clients. Grâce à son service complet, les entreprises peuvent ainsi rationaliser leurs coûts et gagner du temps dans la collecte, le stockage ou la destruction des documents. En libérant le personnel des tâches ingrates et compliquées de la gestion des archives, davantage de temps est consacré à la production et au rendement de l’activité de l’entreprise.

Sources : http://visionarymarketing.fr/blog/2016/12/transformation-digitale-papier/ 


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