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Les 5 risques du non archivage

Faire l’impasse sur l’archivage de ses documents est risqué à plus d’un titre.

Cette démarche ne concerne pas seulement les archives papier, la gestion des versions électroniques est aujourd’hui aussi confiée à des tiers se portant garant de la sécurité et de la pérennité des documents. Zoom sur 5 points importants à l’heure du choix de l’externalisation.

Risque 1 : documents non archivés

Un document non archivé a pu être oublié dans une étagère, dans une boîte de messagerie électronique mais également ne jamais avoir été produit. C’est le cas lorsqu’une décision est prise oralement.

Risque 2 : données modifiées

Un document conservé dans les locaux de l’entreprise est vulnérable aux dégradations accidentelles (disparition de l’encre) et volontaires (acte malveillant rendant le document inutilisable). Une gestion des archives et documents efficace limite considérablement ce cas de figure.

Risque 3 : documents introuvables

Une conservation des archives d’entreprises inexistante augmente le risque de ne pas trouver le document recherché. Difficile en effet de retrouver une simple feuille vieille de plusieurs années au milieu de milliers d’autres.

Risque 4 : documents détruits trop tôt

Certains documents ont une durée de conservation règlementée car ils doivent pouvoir être présentés pendant un certain nombre d’années à l’administration ou lors d’un litige judiciaire. Le fait de ne pas archiver peut conduire à une destruction précoce de ces pièces.

Risque 5 : données conservées trop longtemps

Le principe est ici le même que celui du risque 4, à ceci près que le problème est de conserver trop longtemps des documents inutiles sur le long terme. Un risque bien connu sous le nom de risque du sur-archivage.


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Photo Visual hunt

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