Définition : Archives définitives

Les documents dont les délais de prescription ou durée d’utilité administrative (DUA) sont échus sont des archives définitives. Elles sont par conséquent conservées de manière définitive en vertu de leur valeur historique et patrimoniale.

Dans le cycle de vie des archives, elles ont subi les tris et n’ont pas vocation à être détruites et éliminées. Bien au contraire, elles doivent être conservées de manière sûre et confidentielle pour :

  • Les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales
  • La documentation historique de la recherche

Les archives définitives ou historiques doivent être conservées sans limitation de durée.

Les archives définitives permettent de sauvegarder le patrimoine

Bien gérer les archives, c’est avant tout organiser de manière efficace et systématique l’ensemble des documents justificatifs de l’activité d’une entreprise. Leur conservation permet à la fois une meilleure utilisation mais aussi une meilleure préservation du patrimoine de l’entreprise. Les archives définitives constituent la mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise. Elles sont définitivement gardées car :

  • Elles constituent la mémoire des faits qui ont marqués l’entreprise
  • En tant que preuves du passé ou connaissances utiles pour l’entreprise, elles doivent être protégées et disponibles en cas de litige ou de recherche pour l’élaboration de stratégies économiques d’avenir

Spécificités des archives définitives

Les archives définitives sont spécifiques dès lors qu’elles sont conservées sans limitation de durée et en dehors du contexte de leur utilisation directe première. Ce qui les différencie des archives courantes et des archives intermédiaires. Une fois triées et classées, elles ne sont plus susceptibles d’élimination. Elles peuvent donc servir à des besoins de recherches ou de preuves juridiques pour les juristes ou chercheurs, ceci bien longtemps après leur création et leur classement. Parfois même les archives juridiques et les archives historiques tendent à ce confondre, tant les documents produits à des fins de comptabilité peuvent servir les historiens à davantage comprendre sur le long terme l’activité de l’entreprise et prévoir son avenir économique.

Comment classer les archives définitives ?

Le traitement de fonds d’archives définitives nécessite l’application de différentes étapes qui sont :

  • L’évaluation
  • La collecte
  • Le tri
  • Le classement et cotation
  • La description

Sans oublier les différents plans de classement possibles qui sont :

  • Alphabétique
  • Thématique
  • Chronologique
  • Combiné

Le but étant d’archiver, mais aussi de rendre identifiables et accessibles les documents archivés définitivement.

Pour cela, il existe des instruments de recherche au niveau du dépôt, des fonds ou de la pièce, permettant ainsi un accès par :

  • Noms propres et la norme ISAAR (CPF)
  • Sujet
  • Thème
  • Activité

Le traitement des archives définitives est nécessaire dès lors que les documents ne sont plus d’usage courant, mais doivent être conservé sur le long terme tout en restant accessible. Cette disponibilité est rendue possible grâce à la mise en place d’instruments de recherche pertinents et fiables.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises font appel à des sociétés d’archivage pour gérer et externaliser leurs archives. Ces types de prestations présentent plusieurs avantages. Les archives les plus importantes sont ainsi protégées des risques de dégradation ou de destruction. Tout le patrimoine de l’entreprise est ainsi préservé. Avec l’externalisation de leurs archives, les entreprises n’ont plus à se soucier des procédés de conservation à employer et font du même coup une économie de place et un gain d’argent. Enfin l’entreprise conserve à tout moment un accès permanent à ses archives.


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