Une archive courante est destinée à être consultée régulièrement par la structure ou l’organisation qui l’a produite. Il n’est pas rare que les archives intermédiaires (ou semi-actives), c’est-à-dire potentiellement consultables ou relativement récentes, restent également dans les locaux de l’entreprise.
Gestion des archives
_Gestion des archives juridiques – Étude de cas
Maître M, avocat, reprend le cabinet de son père qui compte une dizaine de collaborateurs. Ses locaux sont situés dans un immeuble de 4 étages sans ascenseur en plein centre ville. Il souhaite s’associer avec 2 autres confrères pour former une SCP ce qui engendre l’embauche d’autres collaborateurs.
_Gestion des archives comptables
Monsieur X est chef d’une entreprise privée d’expertise comptable en région parisienne et se trouve à la tête d’une centaine de collaborateurs. Aujourd’hui Mr. X est satisfait du développement de son entreprise mais s’aperçoit qu’il peut améliorer de manière significative l’organisation interne de ses services.
_L’archivage papier face au numérique
Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.
_La gestion des archives d’architectes
L’activité des cabinets d’architecture génère un grand nombre d’archives qu’il est essentiel de conserver durablement dans les meilleures conditions. Les documents peuvent revêtir un caractère privé comme public. Dans certains cas, ils doivent être consultables des années ou des décennies après archivage.
_Gestion des archives d’entreprise
Monsieur R directeur du service financier d’une grande entreprise. L’entreprise spécialisée ne fait que croitre depuis 5 ans ce qui engendre un achat important de matériel et surtout l’embauche de 20 ouvriers supplémentaires. L’entreprise a du donc libérer des espaces qui servaient d’entrepôts pour les archives et à donc rapatriées ces dernières dans un préfabriqué insalubre et non chauffé.
_Gestion des archives hospitalières
Madame Z directrice des ressources humaines d’un grand hôpital.
Suite au constat de l’absence de structures dédiées aux archives, de pertes de documents et surtout faute de ressources humaines, l’état des archives de l’hôpital laisse beaucoup à désirer.
_Comment gérer l’ampleur des documents papier ?
Les mauvaises habitudes ont la vie dure en France. Malgré les multiples politiques de restriction en matière de gestion du papier, la consommation nationale reste très élevée.