L’archivage est une nécessité et une obligation légale. Quelles que soient la forme et l’activité de votre entreprise, vous devez y accorder de l’importance. Vous êtes surtout tenu de prendre les dispositions qui s’imposent pour traiter vos archives dans le strict respect des règles en la matière. Mais le préalable est d’en connaître les différents types afin de mieux les gérer.
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_Définition : Numérisation des archives
La numérisation des archives est une opération qui consiste à convertir les archives papier en données numériques. Elle s’inscrit dans le processus de dématérialisation des archives. La numérisation des archives facilite l’accès à ces archives et évite leur dégradation ou leur perte accidentelle.
_Définition : Charte d’archivage
La charte d’archivage est un document qui permet la détermination des modalités de traitement des différents types de documents ou gérés par un service. Ce document est mis au point conjointement avec les archives départementales et fixe la durée de conservation et le traitement de chaque dossier.
_Définition : Bordereau de versement
Le bordereau de versement est un document qui dresse la liste des dossiers versés afin d’accompagner l’enlèvement des documents archivés. Il est réglementé et a une valeur contractuelle. Ce document permet à la conservation des archives versées d’être bien organisée.
_Comment organiser son déménagement des archives ?
Lors de travaux, d’une restructuration ou d’une réorganisation de votre service, vous pouvez juger utile de déménager vos archives. Mais sachez que cette opération ne se fait pas n’importe comment. Vous devez prendre le temps de bien l’organiser afin qu’elle soit une réussite.
_Déménagement des archives à Paris : quelles sont les questions à se poser ?
Vous avez pris la décision de déménager vos archives à Paris. Mais avant de lancer l’opération, il est bon de vous poser les questions suivantes :
_Définition : mètre linéaire
Le mètre linéaire est une unité de mesure de base utilisée pour calculer les coûts de stockage des archives par les prestataires spécialisés. C’est un élément considéré pour mesurer la taille d’un gros dossier indépendamment de son rangement.
_Quels sont les papiers à conserver, par ordre alphabétique ?
Il est nécessaire de conserver vos papiers personnels car vous pouvez en avoir besoin à tout moment. Voici par ordre alphabétique les documents concernés par cette conservation et les délais d’archivage.
_Quels sont les papiers à conserver : suivez le guide
Vous êtes conscient de la nécessité de garder vos documents administratifs. Mais vous ne savez pas quels papiers garder. Suivez le guide pour être situé.
_Quelles factures peut-on jeter ?
Après des opérations commerciales, votre entreprise est tenue de conserver les factures qui en sont issues. Mais après un certain temps, vous avez la possibilité de les jeter sans aucun problème. Cela dit, vous devez tenir compte des délais légaux de conservation pour savoir quelles factures vous pouvez jeter.