Comment créer un plan de reprise des archives physiques après sinistre

Personne ne souhaite y penser, mais les sinistres (incendies, inondations, catastrophes naturelles) peuvent avoir des conséquences désastreuses sur vos archives physiques, qu’il s’agisse de précieux souvenirs personnels ou de documents vitaux pour votre entreprise. Mettre en place un plan de reprise des archives (PRA archives physiques) est essentiel pour minimiser les pertes et assurer la continuité de vos activités ou la préservation de votre patrimoine informationnel. Ce guide, proposé par Arcalys, spécialiste de l’archivage physique en France, vous explique comment élaborer un plan d’urgence archives efficace, accessible tant au grand public qu’aux professionnels.

DEVIS ARCHIVAGE

Qu’est-ce qu’un plan de reprise des archives physiques ?

Un plan de reprise des archives physiques (souvent abrégé en PRA archives physiques) est un ensemble de procédures documentées et organisées visant à permettre à une organisation (entreprise, administration, association) ou à un particulier de restaurer, récupérer et rendre de nouveau accessibles ses archives physiques (documents papier, supports spécifiques) qui auraient été endommagées ou perdues à la suite d’un sinistre.

En d’autres termes, c’est une feuille de route détaillée qui explique quoi faire, qui doit faire quoi, et comment procéder pour minimiser l’impact d’un événement dommageable sur le patrimoine informationnel physique et assurer une reprise rapide et efficace.

8 éléments qui caractérisent un plan de reprise des archives physiques

Anticipation des risques – repose sur une identification préalable des menaces potentielles (incendie, inondation, catastrophe naturelle, vol, vandalisme, etc.) et une évaluation de leur probabilité et de leur impact.
Identification des documents critiques – distingue les documents essentiels au fonctionnement de l’organisation ou ayant une valeur patrimoniale ou légale particulière, qui nécessitent une attention prioritaire en cas de sinistre.
Procédures d’urgence – décrit les actions immédiates à entreprendre lors d’un sinistre pour sécuriser les lieux et évaluer les premiers dommages.
Stratégies de récupération – détaille les méthodes et les techniques à utiliser pour récupérer et restaurer les archives endommagées (séchage, nettoyage, désinfection, restauration par des professionnels).
Rôles et responsabilités – désigne clairement les personnes ou les équipes responsables de chaque étape du processus de reprise.
Moyens et ressources – identifie les équipements, les matériaux et les prestataires externes (comme des spécialistes de la restauration d’archives) nécessaires à la reprise.
Communication – prévoit les modalités de communication avec les parties prenantes (internes, externes, assurances) pendant et après le sinistre.
Tests et mises à jour – inclut des procédures de test régulier du plan pour vérifier son efficacité et des modalités de mise à jour pour l’adapter aux évolutions de l’organisation et des risques.

C’est une démarche essentielle pour toute entité qui détient des informations importantes sous format physique et qui souhaite se prémunir contre les conséquences potentiellement graves d’un sinistre.

Définition : Un document critique est un document dont la perte ou la détérioration entraînerait des conséquences significatives sur le fonctionnement d’une organisation ou sur la vie d’un individu.

Comment créer un plan de reprise des archives physiques après sinistre ?

Passons maintenant à la conception du plan de reprise.

Évaluer les risques et identifier les documents critiques

La première étape cruciale consiste à réaliser une évaluation des risques archives spécifiques à votre situation et à votre environnement (localisation géographique, type de bâtiment, etc.). Identifiez les menaces potentielles (incendie, inondation, vol, moisissures) et leur probabilité. Ensuite, dressez un inventaire précis de vos archives physiques et déterminez quels sont les documents critiques dont la perte aurait un impact majeur (actes notariés, contrats, registres, documents à valeur sentimentale unique). Cette identification permettra de prioriser les efforts de protection et de reprise.

Mettre en place des mesures de prévention et de sauvegarde

La meilleure façon de gérer un sinistre est de l’empêcher. Adoptez des mesures de prévention des sinistres archives telles que le stockage dans des lieux sécurisés, à l’abri de l’humidité et des variations de température, l’utilisation de matériel de conditionnement adapté (boîtes d’archives neutres, pochettes protectrices), et l’installation de systèmes de détection incendie et d’alarme. Bien conserver ses archives papiers est la première sauvegarde à réaliser. En parallèle, envisagez une sauvegarde des archives physiques en réalisant des copies numériques des documents critiques (si leur nature le permet) ou en stockant des doublons dans un site de secours archives distant et sécurisé. Arcalys propose des solutions d’archivage physique sécurisées et adaptées à différents besoins.

Astuce : La conservation préventive archives est la première ligne de défense contre les sinistres. Un environnement de stockage adéquat et des manipulations soigneuses réduisent considérablement les risques.

Définir les procédures d’urgence et l’équipe de reprise

Établissez des procédures d’urgence archives claires et écrites, décrivant les actions à entreprendre immédiatement en cas de sinistre (alerte, sécurisation des lieux, première évaluation des dommages).

Constituez une équipe de reprise archives désignée, avec des rôles et des responsabilités clairement définis pour chaque membre (coordination, évaluation des dommages, contact avec les prestataires, communication).

Assurez-vous que cette équipe soit formée aux procédures d’urgence et dispose des coordonnées importantes (pompiers, assurance, prestataire archivage comme Arcalys).

« Anticiper, c’est déjà agir contre le sinistre. »

Élaborer le plan de restauration et de récupération

Le cœur du plan de reprise après sinistre archives est la description détaillée des étapes de restauration archives sinistre.

Plan de restauration et de récupération
L’évaluation des dommages	Déterminer précisément l’étendue des dégâts subis par les archives et identifier clairement les documents qui peuvent potentiellement être récupérés.
Les techniques de récupération	Prévoir et définir les méthodes spécifiques de traitement en fonction des types de dommages constatés (par exemple, séchage pour l’eau, nettoyage pour la saleté, désinfection pour les moisissures, restauration pour les dommages physiques importants). Anticiper le recours éventuel à des professionnels de la restauration d’archives.
La priorisation de la récupération	Concentrer les efforts de restauration en priorité sur les documents critiques qui ont été identifiés lors de l’étape initiale d’évaluation des risques. Cela permet de minimiser l’impact sur les activités ou la perte d’informations essentielles.
Le processus de retour à la normale	Définir clairement les étapes et les modalités pour réintégrer les archives récupérées dans leur système de classement initial et les rendre de nouveau accessibles aux personnes ou aux services qui en ont besoin.

Arcalys, en tant que spécialiste de l’archivage physique, peut vous conseiller et vous accompagner dans l’élaboration de ces procédures et dans la mise en œuvre de solutions de restauration. Une expertise de l’archivage papier qui garde son importance face au numérique.

Astuce : Anticipez les besoins en matériel (cartons de conditionnement, matériel de nettoyage basique) et identifiez les ressources externes (restaurateurs d’archives) qui pourraient être nécessaires.

Tester, communiquer et mettre à jour le plan

Un plan de reprise des archives n’est efficace que s’il est régulièrement testé et mis à jour.

Organisez des simulations de sinistres pour identifier les points faibles et ajuster les procédures.

Assurez une communication de crise archives claire et efficace avec toutes les parties prenantes (collaborateurs, clients, famille) en cas de sinistre réel.

Révisez et mettez à jour votre plan au moins une fois par an, en tenant compte des changements dans votre organisation, de l’évolution des risques et des retours d’expérience des tests.

« Un plan non testé est un plan qui risque de ne pas fonctionner. »

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Comment s’organiser en 4 étapes

Étape 1 : Constituer une équipe de travail dédiée

Réunissez les personnes clés concernées par la gestion des archives (responsable administratif, responsable de la sécurité, personnel chargé de l’archivage). Cette équipe sera responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la maintenance du PRA archives physiques.

Étape 2 : Réaliser une analyse des risques approfondie

Identifiez de manière exhaustive tous les risques potentiels (naturels, technologiques, humains) pouvant affecter vos archives. Évaluez leur probabilité d’occurrence et leur impact potentiel. Vous pouvez vous appuyer sur des grilles d’analyse des risques standardisées.

Étape 3 : Inventorier et catégoriser précisément vos archives

Créez un inventaire détaillé de vos archives physiques, en précisant leur localisation, leur format, leur volume et leur niveau de criticité (essentiel, important, utile). Cette étape est fondamentale pour prioriser les actions de protection et de reprise.

Étape 4 : Définir les stratégies de sauvegarde et de restauration

Choisissez les méthodes de sauvegarde des archives physiques les plus adaptées (copie numérique, microfilm, stockage distant). Déterminez les techniques de restauration archives sinistre à envisager en fonction des types de dommages potentiels et identifiez les prestataires spécialisés si nécessaire.

Ce qu’il faut retenir

Créer un plan de reprise des archives physiques après sinistre est un investissement essentiel pour la pérennité de votre information. Anticipez les risques, protégez vos documents critiques, définissez des procédures claires et testez régulièrement votre plan. En collaborant avec des experts comme Arcalys, vous vous assurez d’une approche méthodique et de solutions adaptées pour la protection de vos archives contre les imprévus. N’attendez pas le sinistre pour agir : la préparation est la clé de la résilience.

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