ref_gestion-archives-comptables

Gestion des archives comptables

Monsieur X est chef d’une entreprise privée d’expertise comptable en région parisienne et se trouve à la tête d’une centaine de collaborateurs. Aujourd’hui Mr. X est satisfait du développement de son entreprise mais s’aperçoit qu’il peut améliorer de manière significative l’organisation interne de ses services.

État des lieux

L’activité de son entreprise génère énormément d’archives, issues des expertises et rapports comptables, fiscaux et juridiques pour ses clients. Mais l’absence d’organisation, de rigueur et de traçabilité dans la gestion de ses archives entraîne de gros problèmes.

En effet, aujourd’hui Mr. X réalise :

  1. Que les archives de ses clients, tout comme ses propres archives, d’ailleurs, ne sont pas facilement accessible en ses propres locaux : Les documents sont bien archivés techniquement mais il est très difficile d’y accéder du fait du volume énorme généré et des moyens internes mal adaptées à leur entreposage.
  2. Qu’il risque de ne pas pouvoir produire les documents nécessaires pour un audit ou un contrôle des services fiscaux par exemple. Il a déjà été opposé à un tel problème par le passé et voudrait pouvoir y trouver une solution efficace.
  3. Que les volumes très importants nécessaires à l’entreposage de ses archives lui coutent cher, ainsi que, dans une moindre mesure mais non négligeable, le temps perdu par ses collaborateurs dans la gestion des archives.
  4. Que la confidentialité n’est pas assurée, avec un risque non négligeable que des informations à caractère confidentielles ou d’ordre privées soit divulguées à son insu. Il a déjà connu ce problème également.

Tels sont donc les enjeux pour l’entreprise de Mr. X, à la fois d’ordre logistiques, juridiques, financiers et sécuritaires.


Voir aussi :

Durée de conservation des document comptables

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer