Définition : Fonds d’archives

Le fonds d’archives désigne l’ensemble des documents produits ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité. Caractérisé par deux éléments principaux : il se constitue de documents ayant une même origine ; chaque document est classé, archivé et conservé pour servir de suivi et de preuve de l’activité.

Qu’est ce que le fonds d’archive ?

Le fonds d’archives désigne l’ensemble des documents produits ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité. Caractérisé par deux éléments principaux : il se constitue de documents ayant une même origine ; chaque document est classé, archivé et conservé pour servir de suivi et de preuve de l’activité.

Le fonds d’archive regroupe, organise et conserve l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise durant l’exercice de ses activités. Les documents d’archives sont ainsi rangés afin d’être facilement accessible en cas de consultation ou de restitution. Chaque archive a valeur de preuve et doit être à ce titre conservé afin d’être réutilisée en cas de litige ou de contentieux.

Le fonds d’archive clos ou fermé est un fonds dont le volume d’archives n’augmente plus. Il est dit ouvert dans le cas contraire.

Fonds d’archives et politique d’archivage

En général, un fonds d’archive naît d’une accumulation de documents qu’il convient de gérer par une politique d’archivage pour en faire un tout organique et homogène. Pour cela, il nécessite un plan de classement, hiérarchisant les documents selon :

  • Leur date : dès sa création, un document devient une archive
  • Leur support : physique (papier, parchemin…) ou dématérialisé (CD, DVD, documents informatiques en réseau…)
  • Leur technique de fabrication

Quels sont les supports d’un fonds d’archive ?

En qualité d’archives, il est possible d’utiliser divers types de supports favorisant la préservation du contenu informationnel des archives ainsi conservées. Dés que ces documents archivés sont créés, considérés comme une valeur probante. Toutefois les supports ne sont pas tous égaux face aux atteintes du temps ou aux risques éventuels d’incendie, d’inondations ou de divulgation d’information. Parmi les archives les plus anciennes, on retrouve les parchemins. C’est sans doute le support le plus difficile à conserver et nécessite d’être manipulé avec la plus grande précaution. Le papier est le support de conservation le plus courant, qui a su malgré tout passer les épreuves du temps. Sa confection le rendant moins résistant que le parchemin, il reste malgré tout le plus utilisé comme support d’archives. Son faible coût de fabrication y contribue grandement. La photographie a aussi connu un grand succès dans les services d’archives, surtout à partir des 1960 et jusqu’en dans les années 2000. Aujourd’hui, l’image numérique a pris le pas sur le support argentique qui a pratiquement disparu. De nouveaux supports ont vu le jour avec l’avènement du numérique et la création de nouveaux procédés et nouvelles technologies de stockage dématérialisé facilitant les transferts de données et la capacité démultipliée de conservation.

Quelle est la différence entre un fonds d’archive et une collection d’archives ?

fonds archives

Le fonds d’archives est à différencier de la collection d’archives. Alors qu’un fonds vise l’exhaustivité des sources sur un thème déterminé (la conservation des documents relatifs à ce thème étant garanti même si leur contenu informationnel n’est plus mis à jour), alors qu’une collection de documents se constitue davantage de manière intentionnelle. Leur sélection est basée sur un choix et tout document est retiré du fonds dès lors qu’ils peuvent être remplacés en raison de leur date ou de leur contenu à mettre à jour.

Qu’est-ce qu’un « fonds public », « fonds privé », « fonds associé », « fonds ouvert », « fonds clos » ?

Un fonds public est un fonds « résultant de l’activité d’organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation ».
Un fonds privé, pour sa part, est un fonds constitué de « documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par toute autre institution privée ou organisme non public. »
Un fonds associé est un fonds non institutionnel « dont la provenance est en liens étroits et privilégiés avec un organisme administratif », tels ceux des professeurs, des députés ou des conseillers municipaux. « Acquis la plupart du temps lors de la retraite ou du décès de l’individu, ils sont cependant exclusivement définis dans le champ des archives historiques. »
Un fonds clos est un « fonds ayant cessé de s’accroître en raison soit de la disparition de son producteur, soit d’une réorganisation interne profonde de celui-ci, soit encore d’une cessation de fait de ses fonctions ». À l’inverse, la notion de fonds ouvert renvoie à tout « fonds continuant de s’accroître, par opposition à un fonds clos.


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