Définition : Fonds d’archives

Le fonds d’archives désigne l’ensemble des documents produits ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité. Caractérisé par deux éléments principaux : il se constitue de documents ayant une même origine ; chaque document est classé, archivé et conservé pour servir de suivi et de preuve de l’activité.

Qu’est ce que le fonds d’archive ?

Le fonds d’archives désigne l’ensemble des documents produits ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité. Caractérisé par deux éléments principaux : il se constitue de documents ayant une même origine ; chaque document est classé, archivé et conservé pour servir de suivi et de preuve de l’activité.

Le fonds d’archive regroupe, organise et conserve l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise durant l’exercice de ses activités. Les documents d’archives sont ainsi rangés afin d’être facilement accessible en cas de consultation ou de restitution. Chaque archive a valeur de preuve et doit être à ce titre conservé afin d’être réutilisée en cas de litige ou de contentieux.

Le fonds d’archive clos ou fermé est un fonds dont le volume d’archives n’augmente plus. Il est dit ouvert dans le cas contraire.

Fonds d’archives et politique d’archivage

En général, un fonds d’archive naît d’une accumulation de documents qu’il convient de gérer par une politique d’archivage pour en faire un tout organique et homogène. Pour cela, il nécessite un plan de classement, hiérarchisant les documents selon :

  • Leur date : dès sa création, un document devient une archive
  • Leur support : physique (papier, parchemin…) ou dématérialisé (CD, DVD, documents informatiques en réseau…)
  • Leur technique de fabrication

DEVIS ARCHIVAGE