Tous les articles par editorial

L’archivage de documents d’entreprise pour les nuls

Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en œuvre d’une démarche globale de gestion des archives s’inscrit au préalable dans une politique d’archivage de l’entreprise.


DEVIS ARCHIVAGE


Une gestion étape par étape

L’archivage de documents d’entreprise repose sur une méthodologie visant à traiter les documents (depuis leur création jusqu’à leur élimination), à choisir le bon support d’archivage (archives physiques ou archives numériques) ainsi qu’à garantir une traçabilité efficace et fiable des archives d’entreprise afin de les conserver dans les conserver dans les meilleures conditions et en toute sécurité.

L’archivage nécessite une gestion étape par étape. C’est une activité à part entière qui demande de l’organisation et des compétences et expertises professionnelles dans le traitement et la conservation des archives. C’est pourquoi, elle est encadrée par une réglementation et correspond à une procédure qui peut s’avérer complexe voir même insurmontable si les règles et les bonnes pratiques ne sont pas respectées, tant sur le plan classement que de la conservation par la suite.

Le stockage et l’archivage, quelle différence ?

Il faut bien avoir à l’esprit la distinction entre le stockage et l’archivage des documents, nonobstant le fait que les deux peuvent coexister au sein d’une même organisation, l’archivage venant en quelque sorte compléter le stockage, au sein d’une même entreprise.

Stockage de documents
L’archivage n’est pas le stockage (ici anarchique) des documents

 

Si le stockage est une dimension stratégique qu’il importe à l’entreprise de remplir pleinement (choix du local, des infrastructures et autres moyens techniques nécessaire pour recevoir les archives et les stocker dans de bonnes conditions), en revanche le besoin de partager les documents et de les rendre par conséquent accessible tout en préservant leur intégrité physique reste aussi une priorité. Qui plus est, si l’archivage demeure une procédure indispensable à la survie et au bon fonctionnement de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un bon classement de documents d’entreprise ?

Pour bien classer les documents, il existe une méthodologie qu’il convient de suivre avec un minimum de rigueur. La bonne gestion de l’entreprise dépend précisément du classement des documents d’archives. Ce dernier permet non seulement un gain de temps, mais aussi d’éviter par là même tout risque de perte de documents. Grâce au classement des documents, il est donc possible de faire des économies tout en préservant durablement le patrimoine documentaire de l’entreprise.

 Parmi les documents à classer, il existe de manière générale 5 grandes familles de documents comptables qu’il convient de prendre en compte dans la phase de classement, à savoir donc les documents comptables propres :

  1. Aux clients
  2. Aux fournisseurs
  3. Au personnel de l’entreprise
  4. À l’administration fiscale
  5. À la banque et la caisse

Comment procéder ?

Il existe deux manières de classer les documents, soit par ordre chronologique, soit par ordre alphabétique. Le choix en définitive s’opère naturellement et selon la famille dont appartient les documents comptables à classer.

Exemple pratique : le classement chronologique convient davantage aux factures (numérotation des factures à respecter), alors que les documents destinés aux fournisseurs sont classés plutôt par ordre alphabétique.

Quant au conditionnement des documents archivés, il est vivement recommandé de les ranger et les classer dans des classeurs ou des boites d’archive.

Boite d'archive rouge

Ainsi conditionnés au mieux, les documents sont accessibles mais aussi conservés en toute sécurité et confidentialité (le cas des documents sensibles consultables que par les membres du personnel).

Coffre-fort archives sensibles
Image Arcalys – Coffre-fort pour archives sensibles

Le fait de classer les archives permet également d’en assurer par conséquent leur parfaite traçabilité. C’est aussi l’occasion de faire un inventaire complet des documents existants et d’évaluer leur état de conservation.

Stockage des archives
Stockage des archives Arcalys

Optez pour l’externalisation de vos documents d’entreprise

Il s’avère intéressant dans certains cas de faire le choix de l’externalisation d’une partie ou de l’ensemble de vos documents d’entreprise. Les critères qui poussent les dirigeants à les confier à une société de tiers-archivage sont principalement :

  • L’envie pour l’entreprise de se concentrer davantage sur son cœur de métier pour faire plus de rentabilité
  • Palier efficacement et économiquement au manque de temps et/ou de compétences internes nécessaires pour gérer durablement l’archivage des documents d’archives
  • Répondre de matière pragmatique à la complexité des métiers de l’archivage au regard d’une réglementation à respecter et qui ne cesse d’évoluer au fil des années d’activités de l’entreprise
  • Disposer à moindre coût à des locaux, dispositifs de gestion, méthodologies et outils spécifiquement dédiés à l’archivage et permettant une conservation et accessibilité des documents en toute sécurité et sérénité

Réticences et freins à l’externalisation des archives

Bien sûr, les raisons évoquées n’effacent pas totalement les freins au choix décisif de l’externalisation pris par les chefs d’entreprise. Leurs hésitations surviennent en grande partie en raison d’une perception des limites et des risques possibles qu’apporterait l’externalisation de leurs documents d’entreprise. Certains décideurs peuvent avoir un sentiment de dépendance avec un prestataire externe.

Cette perception, ne résiste pas longtemps à l’épreuve de la réalité. Lorsqu’un chef d’entreprise a fait son choix d’externaliser tout ou partie de ses archives, il est bien rare qu’il le regrette. Sur la base de notre expérience, le constat est plutôt le suivant :

« Mais pourquoi n’a-t-on pas externalisé nos archives plus tôt ? Cela nous aurait fait gagner un temps précieux sans compter les ressources que nous avons mobilisées pour un résultat contestable ! »

Eh oui, l’archivage est un métier. Cela tombe bien, c’est le nôtre !

N’hésitez pas à demander un devis, vous serez certainement très surpris du résultat.


DEVIS ARCHIVAGE


Comment archiver vos documents professionnels ?

Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.


DEVIS ARCHIVAGE


Archiver est une question de méthode

La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi soit ainsi durablement conservées.

Pour cela, Arcalys propose une méthodologie reposant en 4 étapes-clés correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle :

  1. Identifier et authentifier documents
  2. Stocker les archives ainsi constituées
  3. Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés
  4. Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise

Prendre le temps nécessaire, pour ne plus perdre votre temps…

La première étape de l’archivage, dédiée à l’identification, l’authentification, conduisant au classement indispensable pour une conservation des archives dans les meilleures conditions par la suite, est une phase capitale qui peut vite s’avérer chronophage, si vous manquez de méthode et d’organisation. Le traitement, le classement ainsi que le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces, si vous prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature : courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale…

Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend.

Archiver les documents professionnels, n’est pas stocker !

Archiver les documents professionnels

Rien ne sert d’empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et leur archivage et ainsi faire face sereinement à toutes ses obligations légales et d’être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits et se protéger juridiquement.

Arcalys propose un accompagnement personnalisé débutant par un audit reposant sur l’évaluation sur site des documents existants et l’établissement en conséquence d’un plan d’archivage adapté aux besoins spécifiques à chaque service en gestion d’archives.

Le plan d’archive comprend :

  • Le recensement des familles de documents à gérer
  • L’évaluation des volumes à traiter à partir des annuels de progression
  • La détermination des durées de conservation légales pour chaque type de document à archiver
  • L’évaluation des fréquences de consultations actuelles et futures, afin de garantir une accessibilité des plus fiables des archives

Quant aux moyens humains et la logistique nécessaire pour assurer une gestion efficace sont aussi à considérer et à optimiser de manière à envisager durablement des réductions de coûts de gestion et de fonctionnement.

Les éléments indispensables au classement et rangement de vos documents professionnels

Boites d'archives de documents professionnels

Le classement et l’archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :

  • Les classeurs
  • Les pochettes et chemises et autres protègent documents
  • Les boîtes de rangement et caisses d’archives ou dossiers suspendus
  • Les reliures et autres plastifications
  • Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement

L’important étant de pouvoir facilement ranger les documents en les classant à l’aide d’un code d’identification ou de numérotation, servant à retrouver et accéder aisément aux documents recherchés.

N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.

Conserver sous forme papier ou numériser les archives ?

La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.

Pensez aussi à l’externalisation des documents professionnels

La gestion en externe d’une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers-archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne. À ce titre, il est préférable pour vous de bénéficier des solutions proposées par Arcalys en matière d’expertise professionnelle sur la gestion et l’externalisation des archives. Ainsi, il vous sera possible d’optimiser vos coûts et vos ressources, pour vous consacrer pleinement et en toute sérénité à votre activité.

By Chris McKenna (Thryduulf) (Own work) [CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons

 


DEVIS ARCHIVAGE


5 idées fausses sur la gestion des archives physiques

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu’il n’en est rien dans la réalité : notre relation de dépendance au papier n’est pas encore abolie.


DEVIS ARCHIVAGE


1/ « Transformation digitale » rime avec « fin imminente du papier »

Que ce soit des documents dédiés à la bureautique, à la comptabilité, des documents iconographiques ou bien encore des images fixes, les archives ainsi reçues ou produites par une entreprise sont diverses et ont par conséquent leur raison d’être. Tout document archivé est une preuve des activités professionnelles réalisées. Les archives ne sont pas de vieux papiers qu’il conviendrait de s’en débarrasser rapidement, à défaut d’en assurer leur gestion physique et leur archivage dans le respect de la réglementation (durée légale de conservation des archives physiques à respecter)

Les archives sont vraiment indispensables pour :

  • Justifier des droits en cas de contrôle ou de litige
  • Garantir l’accessibilité aux données et informations clé de l’activité de l’entreprise
  • Conserver définitivement et dans les meilleures conditions le patrimoine économique de l’entreprise

C’est pourquoi, la transformation digitale au sein des entreprises les incitant à dématérialiser leurs archives physiques en archives numériques et électroniques, en vue de réduire les coûts et les impacts néfastes sur l’environnement, est idéalement louable, mais dans la réalité elle ne semble pas une démarche exclusive et définitive. Bien au contraire, il semble même que nous entretenons encore une forte dépendance avec le papier comme support d’archives le plus produit et le plus utilisé encore aujourd’hui. Les chiffres de la production de papier et de carton, au cours de ces 5 dernières années ne semblent pas nous contredire. La production de papier et sa consommation n’ont cessé d’augmenter. Et malgré, l’utilisation massive des nouveaux appareils digitaux (ordinateur, tablette, Smartphone), l’impact sur le papier reste finalement minime.

Il en va de même du marché des imprimantes qui sont au beau fixe. Les entreprises n’ont pas fait encore le choix définitif du « tout numérique ». Elles éprouvent encore le besoin de réimprimer leurs factures, devis, ou fiches de paie, estimant que le papier assurément reste un support fiable, garant d’une forte authenticité. Même constat dans les secteurs de la communication et du marketing, où les brochures de types papiers sont encore de mise et privilégiées comme canal efficace pour atteindre et influencer les prospects.

Quant aux archives des centres de recherche et autres institutions, elles favorisent l’accessibilité et le confort de consultation des documents, méthodes, usages et savoirs scientifiques ou spécialisés à des départements de recherche.

2/ La production de papier est-elle néfaste pour l’environnement ?

Que le papier pollue, voilà une idée fausse des plus récurrentes et des plus majoritairement admises par le plus grand nombre. Non le papier, avec l’abattage des arbres que sa production engendre, n’est pas plus dévastateur que le numérique considérer plus propre et moins nuisible. La réalité est à nuancer, surtout si nous nous basons sur les dernières études, analyses et chiffres du livre blanc du SNESSI (expert de la technologie hybride pour la gestion de l’information des entreprises), à savoir :

  • La surface de la forêt française ne s’est pas transformée en peaux de chagrin pour autant. Bien au contraire, les exploitations forestières n’ont cessé de progresser de 2/3 en 200 ans
  • L’abattage des arbres répond à des critères bien spécifiques et n’est pas fait arbitrairement ou anarchiquement. L’essentiel de la production de papier provient en majorité des bois de coupe d’éclaircie servant à la croissance des forêts
  • L’utilisation du bois éco-certifié bénéficiant d’un label de gestion durable PEFC ou FSC se généralise au sein des papetiers
  • À noter également une diminution de 80 % des rejets dans l’eau et de 30 % de la consommation d’énergie grâce aux investissements éco-responsables de l’industrie du papier ces 20 dernières années
  • Le papier peut se recycler 5 fois sans que sa qualité soit altérée

Quant aux nouvelles technologies de l’information, elles ne semblent pas aussi vertes qu’il n’y paraît. Citons pour s’en convaincre les émissions de gaz à effet de serre générées par les envois de mail et représentant la base de 220 jours ouvrés par an, 13.6 tonnes d’émission de CO2.

3/ Avec la numérisation, plus besoin d’archiver !

Une fois mises sur le serveur les documents d’archives ne sont plus à archiver ; voilà une idée reçue qui mérite d’être remise en question surtout s’il convient de garder à l’esprit que :

  • La numérisation n’est pas synonyme d’élimination des archives physiques et tout autre document original et confidentiel ; surtout, si de nombreux documents conservent une valeur juridique patrimoniale ou scientifique
  • L’archivage n’est pas à confondre avec la sauvegarde, sachant que les documents numérisés sont aussi soumis aux mêmes règles et durées de conservation que les documents faisant l’objet d’une gestion d’archives physiques

4/ Les archives ça ne sert à rien !

02gestion-des-archives-physiques

Détrompez-vous les archives sont indispensables à plus d’un titre. Hormis la conservation obligatoire des documents, les archivistes ne rendent pas seulement service aux entreprises qu’ils accompagnent dans la gestion de leurs archives physiques, ils mettent à la disposition de leurs dirigeants des outils et méthodes de gestion et de gouvernance pratiques et efficaces. Ces outils de gestion, de gouvernance, de mémoire et de cultures doivent être conservés avec le plus grand soin.

5/ Et du côté de l’externalisation des archives

Il existe aussi de nombreuses contre-vérités au sujet de l’externalisation des archives, la manière de les conserver :

Concluons sur l’essentiel de la gestion externalisée des archives, à partir de ses enjeux, avantages et non sur les freins et les contraintes sources de réticence à son adoption plénière.

Arcalys propose des solutions d’externalisation personnalisées, répondant à chaque problématique de gestion des archives d’une entreprise. Son expertise et sa maîtrise des outils et méthodologies assurent une collecte, une traçabilité, une gestion et une conservation des archives dans les meilleures conditions. Conservées dans des locaux spécialement conçus à cet effet, les archives sont ainsi accessibles et aussi protégées de tous risques de dégradation, de perte ou de vol.

Pour toutes ces raisons, il importe avant tout, pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une offre de gestion d’archives adaptée à leurs besoins, de demander un devis personnalisé.

By The National Archives (United Kingdom) (The National Archives (United Kingdom)) [CC BY 3.0], via Wikimedia Commons


DEVIS ARCHIVAGE


Comment archiver les documents physiques ?

18Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.


DEVIS ARCHIVAGE


Une prise en charge sécurisée

L’externalisation des archives auprès d’un tiers archiveur permet leur prise en charge complète et sécurisée. Cette solution répond à certaines contraintes, telles que :

  • L’augmentation chaque année du volume des documents d’archives produits ou reçus par les entreprises
  • Le manque d’espace de stockage
  • Les coûts de gestion des archives (location, achat ou construction d’un local spécialement conçu à cet effet, frais de gestion, frais de traitement, de reconditionnement des archives, de conservation…)
  • L’insuffisance de personnel expert en archivage au sein des services d’archives de l’entreprise

Les sociétés ont également recours à l’externalisation afin de maîtriser les risques de perte, détérioration ou vol de documents et données sensibles, confidentiels et vitaux pour l’entreprise. De plus, la lente adhésion aux techniques spécifiques de record management et dédiées à la gestion des archives courantes et intermédiaires, pousse les dirigeants d’entreprise à confier leurs archives. Choix stratégique judicieux s’il en est, puisque des espaces ont été ainsi libérés et transformer en des bureaux, davantage productifs et rentables.

Une activité réglementée et spécifique

L’externalisation des archives est une pratique de l’archivage réglementée. Elle ne se réduit pas à un simple stockage des archives ou d’entreposage de conteneurs. Elle repose sur une politique d’archivage des documents à mettre en œuvre et permettant leur conservation selon les durées légales, leur accessibilité en cas de contrôle, ainsi que la préservation du patrimoine documentaire de l’entreprise.

archiver-les-documents-physiques

C’est pourquoi l’externalisation des archives est un procédé de gestion d’archives, comportant des exigences comme des spécificités. La mise en place d’un cadre ou référentiel de gestion s’avère indispensable pour :

  • Assurer le bon déroulement de l’externalisation
  • Apporter un accompagnement personnalisé
  • Réaliser des inventaires précis
  • Proposer des solutions et infrastructures de stockage et de conservation des archives dans des conditions optimales
  • Garantir une confidentialité absolue associée à une traçabilité sans faille et à une mise à disposition rapide des documents recherchés

Des missions à forte valeur ajoutée

Les sociétés de tiers archivage ont pour mission de gérer et d’archiver les documents d’entreprise confiés, selon la réglementation et afin qu’ils soient aisément retrouvables. La valeur ajoutée des services proposés résident dans les compétences archivistiques et la maîtrise des techniques de traitement et de gestion des archives (tri, indexation, classement, archivage, conditionnement et conservation…).

Bon à savoir : l’archivage est activité qui demande de la rigueur, de l’organisation ainsi que des compétences spécifiques. L’archivage physique se déroule principalement en 4 étapes qui sont respectivement :

Ce processus de gestion rigoureux comprend des tâches de traitement et de gestion à part entière comme la préparation, le transport, l’indexation pour finir avec la conservation des archives dans un environnement dédié.

service-archives

S’adresser à un professionnel

Il est capital pour les entreprises de faire appel à une société spécialisée dans la gestion des archives. L’archivage physique nécessite une véritable organisation reposant sur une réelle et efficace méthodologie. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’expertises, d’audits et de conseils sur la gestion, l’organisation, la logistique et le traitement des documents d’entreprise à archiver. Chez Arcalys, l’externalisation des archives se déroule en 4 étapes :

  1. Audit et conseil en archivage
  2. Intervention d’archivage sur site
  3. Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents d’archives
  4. Conservation, recherches et destruction d’archives

Faire le choix de l’externalisation des archives présente de nombreux avantages. Les coûts sont rationalisés : en bénéficiant d’un partenaire unique pour la collecte, le stockage, la numérisation, et la destruction, c’est un gain de temps et d’argent. Forte de son expérience dans la gestion et l’externalisation des archives, Arcalys a développé des compétences particulières pour chaque type d’intervention. La compréhension des besoins en archivage conduit à l’élaboration d’un plan d’archivage, indispensable pour archiver les documents selon leur nature, pour les conserver en toute sécurité et les retrouver à tout moment.

 


DEVIS ARCHIVAGE


Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?

L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.


DEVIS ARCHIVAGE


Qu’est-ce que le record management ?

Processus de gestion des archives théorisé aux Etats-Unis durant les années 1950 à 1960, le record management a pour domaine d’application l’archivage physique des documents d’entreprise selon la norme ISO 15489 de 2001 (avril 2002 pour la France). Cet outil de gestion se base sur le « cycle de vie » des documents, permettant ainsi de les gérer efficacement et selon leurs âges courants et intermédiaires, dès lors qu’ils sont reçus ou produits par l’entreprise.

Bon à savoir : le cycle de vie des archives correspond aux « trois âges » des archives, à savoir :

  • Les archives courantes : documents spécifiques à la période active de l’entreprise, ils servent aux traitements des affaires courantes de l’entreprise et de ses prises de décisions.
  • Les archives intermédiaires : elles concernent davantage la seconde période d’activité de l’entreprise, soit sa phase semi-active et où les documents sont utilisés toujours de manière régulière mais ils doivent être conservés en cas contrôle et pour toutes autres raisons administratives, légales ou fiscales.
  • Les archives définitives : les documents n’ayant plus du tout d’utilité administrative, ils sont conservés de manière définitive afin de conserver l’histoire et le patrimoine de l’entreprise de façon permanente.

Quels sont les véritables enjeux d’une gestion efficace des archives ?

La mise en place d’un système efficace de traitement et de gestion des archives physiques présente de l’intérêt à plus d’un titre. L’archivage est plus qu’une contrainte, c’est aussi l’opportunité de conserver dans les meilleures conditions de conservation et dans le respect des durées légales de conservation, afin de veiller à ce que tous les documents importants de l’entreprise existent bel et bien et sont facilement trouvables et accessibles. Leur bonne conservation garantit ainsi leur traçabilité nécessaire lors de consultation de documents servant de preuve et de leur restitution dans des délais et des supports adaptés.

Stockage des archives

Une bonne gestion des archives assure également une production de documents fiables, authentiques, intègres et par conséquent exploitables. Elle permet également de rentabiliser la gestion et le stockage des documents, en réduisant les coûts.

Comment faire ?

Une gestion efficace des archives doit au préalable être mûrement et consciencieusement réfléchie en amont de tout projet d’archivage. Sachant que ce dernier nécessite des mois de réflexion avant d’être entrepris et nécessite l’implication de l’ensemble des services d’archivage. D’ailleurs la charte d’archivage est tout aussi indispensable, elle s’inscrit dès la mise en place du projet étant donné qu’elle garantit son bon fonctionnement.

Stockage des archives chez Arcalys

Ce document essentiel définit les contraintes légales, organisationnelles et techniques à suivre pour opérer des choix judicieux et pertinents afin d’atteindre les objectifs. Chaque procédure à suivre étant déterminée et les personnes responsables bien nommées à toutes les étapes du processus.

Quelles sont les étapes clé à retenir ?

La mise en place d’un système de gestion pour archiver efficacement et durablement de l’archivage physique repose sur des étapes clé à suivre :

  • Bien identifier, décrire, toutes les activités de l’entreprise sans oublier de définir les missions et les attributions de chaque service d’archives.
  • Lister les documents d’archives et les hiérarchiser selon un plan de classement
  • Trier, sélectionner et archiver les documents à prendre en compte en fonction de réglementation en vigueur (durées de conservation légales)
  • Mettre en place des règles de communication et d’accessibilité aux documents sensibles nécessitant la plus grande confidentialité
  • Mise en œuvre d’une politique de gestion capable d’articuler l’ensemble des services d’archivage et d’information entre eux et en privilégiant toujours une démarche qualité.

Ce qui compte en dernier ressort, c’est que l’archivage physique soit en définitive fiable, intègre, et exploitable. Chaque document devant ainsi être complet, non altéré, localisé et accessible aisément. Quant à la conformité à l’environnement réglementaire, elle constitue une des caractéristiques majeures de l’archivage. Son étude est capitale afin de définir précisément des cibles en termes de documents à produire et à conserver. Enfin, la finalité d’un système de gestion d’archives doit être avant tout la maîtrise des risques, pouvant être répertoriés en 5 catégories distinctes :

  • Les documents non archivés
  • Les documents modifiés
  • Les documents introuvables
  • Les documents détruits trop tôt
  • Les documents conservés trop longtemps

L’archivage physique révèle donc des enjeux, mais comporte aussi des risques. C’est pourquoi, il est vivement conseillé de faire appel à une société experte en la matière.


DEVIS ARCHIVAGE


Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !

La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.


DEVIS ARCHIVAGE


Une approche pratique

Alors que l’environnement de la gestion documentaire évolue, les professionnels de l’archivage mettent en place des au sein de leurs organisations des règles et pratiques à suivre pour organiser et gérer efficacement les archives courantes et archives intermédiaires. Tous les éléments constitutifs du « record management » :

  • Visent l’organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par tout organisme, public ou privé, dans l’exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la responsabilité de produire ou de conserver des documents d’archives.
  • Constituent par conséquent un guide pratique destiné aux responsables des services d’archives en définissant leurs tâches et responsabilités en matière de gestion des archives, de politique d’archivage, de processus d’archivage, de méthode d’archivage à mettre en œuvre pour assurer un archivage physique pérenne et sécurisé

Cette norme cadre et réglemente la gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle fait du « Records Management » un procédé d’archivage dont l’un des principaux objectifs est de rendre accessible et communicable l’ensemble des documents archivés. Pratique, il permet aux entreprises qui en font usage de disposer pleinement des archives dont elles ont besoin dans le cadre :

  • de la conduite de leurs activités
  • de la conformité aux exigences légales et réglementaires
  • de la protection juridique en cas de conflit

Quelles sont les démarches possibles ?

La gestion des archives nécessite une intervention qui peut être de deux types à savoir, une intervention minimum ou médium. La première démarche concerne la gestion des archives courantes se limitant dans la plupart des cas au passage à la phase intermédiaire et à la prise en charge des dossiers qui n’ont plus d’utilité courante dans le ou les services concernés. La seconde se rapporte à un contexte totalement différent : elle consiste à conseiller sur les tâches de conception à accomplir ou d’aide à la conception des outils permettant à des systèmes de gestion des documents de bien fonctionner.

L’intervention minimum

Cette intervention est généralement sollicitée à la suite d’une situation de crise ou d’un événement extraordinaire tel qu’un bureau engorgé, une réorganisation des services des archives ou lors d’un déménagement partiel ou total des bureaux. Deux démarches sont possibles concernant cette intervention minimum :

  • Une démarche « réactive » nécessitant des compétences professionnelles pour faire preuve de réactivité, sachant qu’il faut intervenir au plus vite au cours d’une situation en crise
  • Une démarche « active » nécessitant une bonne connaissance de l’environnement (changement, organisation, déménagement des services d’archivage…) et afin d’intervenir en amont pour améliorer le système de gestion existant

L’intervention médium

Il s’agit en partie ici de sélectionner les documents à la suite des situations propres aux structures où la gestion des documents est décentralisée et nécessite pour cela une coordination. Les services des archives jouant ici un rôle de conception et de conseil. Il convient également d’associer à ce type d’intervention les activités de formation, dans la mesure où la gestion est confiée à des non professionnels du domaine.

Cette sélection s’opère selon des critères et procède d’une méthode. C’est pourquoi de nombreux outils sont employés dans le cadre d’une mise en œuvre d’une méthodologie efficace (tableaux d’archives, calendrier des archives…) en vue d’améliorer le système de gestion des archives.

Que faut-il bien prendre en compte ?

En matière de gestion des archives et de politique d’archivage à mettre en place, il importe à chaque entreprise de bien prendre en compte l’ensemble de ses besoins en archivage et par conséquent de bien définir les documents d’archives à considérer comme vitaux, et dont la perte entraînerait des répercussions graves sur la bonne gestion de l’entreprise en activité.

Il convient également de définir précisément les rôles et responsabilités de chacun tout en gardant à l’esprit qu’une stratégie de gestion d’archivage s’inscrit toujours dans une politique globale de l’entreprise. C’est ce que préconise la norme Iso 15489 en indiquant expressément que l’archivage n’incombe pas uniquement aux archivistes, mais concerne tous les acteurs à des degrés divers de la gestion des archives.

Enfin, il est demandé également de connaître un minimum les bases de la gestion des archives tout comme ses outils permettant d’assurer une bonne traçabilité, tel que le bordereau de versement par exemple, ou le recollement en cas de déménagement des archives.

Le cas de l’externalisation des archives

En matière d’archivage physique, l’externalisation est également une solution à prendre en compte, surtout en raison du fait qu’elle est une procédure efficace pour :

  • Conserver les archives de manière sécurisée
  • Gérer les archives en les rendant accessibles et consultables aisément
  • Eliminer les documents inutiles ou en double
  • Garantir une traçabilité complète des documents archivés

stockage-archives-arcalys03

La gestion et la conservation des archives demandent donc la mise en application d’un process rigoureux, efficace. L’archivage est un métier à part entière nécessitant des compétences pluridisciplinaire dans tous les domaines de l’expertise, qu’elle soit archivistique, organisationnelle, logistique ou bien encore informatique…

 

C’est pourquoi, Arcalys propose à ses clients une solution globale pour l’archivage des documents papiers et se déroulant en quatre étapes :

  • L’audit et conseils en archivage
  • Interventions d’archivage sur site
  • Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents
  • Conservation recherche et destruction des archives

De plus, l’externalisation des archives présente de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, en confiant les archives à une société de tiers-archivage, il est possible de réduire les coûts tout en bénéficiant de l’expertise métier de professionnels (gestion confidentielle et sécurisée des documents, conservation des archives dans des locaux spécialement conçus à cet effet…).

Conseil en archivage

L’archivage concerne l’ensemble des techniques et moyens utilisés pour recueillir, trier, classer, ranger, archiver, conserver et gérer les documents d’archives, de leur création à leur destruction. La gestion des archives, appelée également « Records management » a donc pour objectif d’organiser de manière efficace et logique l’ensemble des archives ou données dont l’entreprise a besoin pour justifier son activité. L’archivage est donc une mission délicate qui nécessite des conseils et l’intervention d’experts en la matière. Surtout, si les entreprises ont besoin de prestations ciblées, en vue de retrouver facilement n’importe quel document archiver, de les préserver de tout risque de détérioration, ou bien encore dans l’intention de les conserver en toute sécurité et de manière définitive.


DEVIS ARCHIVAGE


Le conseil en archivage, quèsaco ?

Le conseil en archivage est une prestation visant à fournir aux clients le maximum d’informations indispensables pour élaborer une stratégie de gestion d’archives efficace et pérenne.

conseils-en-archivage02

La mise en œuvre d’une solution de gestion des documents d’archives comprend par conséquent :

Pourquoi faire ?

Les conseils en gestion d’archives ont pour vocation de faciliter l’identification puis l’archivage des documents depuis leur création jusqu’à leur conservation définitive. Il permet également la mise en place d’outils performants et adaptés au champ d’activité de chaque service d’archives d’une entreprise. Tout en assurant une gestion d’archives optimale, les sociétés d’archivage en externe en arrivent à mieux connaître les productions documentaires de chaque entreprise faisant appel à leurs services. Ce savoir acquis constitue le socle solide indispensable pour constituer un langage de gestion adapté et privilégiant les échanges et le partage des informations de manière efficace et transversale entre les différents services d’archives en activité. Les maîtres-mots étant, la simplicité, la logique et l’évolutivité.

Quels en sont les enjeux ?

Si l’archivage est en tout premier lieu le moyen de respecter les obligations de chaque entreprise vis-à-vis de la conservation tout au long de la durée légale d’archivage, c’est aussi l’occasion privilégiée pour conserver les archives dans de bonnes conditions et de pouvoir protéger leurs droits (en cas de contrôle et de litige) ou de maîtriser ainsi tout risque de dégradation et préserver la pérennité de l’activité de l’entreprise. La pérennisation du patrimoine documentaire de l’entreprise allant de paire avec une réduction des coûts de gestion des archives, si ces dernières sont gérées efficacement par des experts dans la gestion et l’externalisation des archives. L’accès rapide et facilité aux documents participe de cette qualité d’intervention et d’optimisation de fonctionnement tant recherché par les entreprises. Au regard de tous ces enjeux, faisant des archives un moyen de mieux communiquer, de preuve ou un outil de préservation de la mémoire économique et sociale de l’entreprise, le conseil en archivage devient une discipline incontournable pour savoir non seulement comment archiver de façon optimale et dans le respect de la législation le fonds des archives, mais aussi pour optimiser efficacement les coûts de gestion des archives.

Arcalys, des conseils en archivage sur mesure

C’est pourquoi, Arcalys, société d’archivage riche de son expérience terrain, intervient pour le compte de tiers, en leur proposant des conseils et des solutions sur-mesure adaptées à leurs besoins. Une prise en charge globale est proposée, permettant un gain de temps et d’argent considérable. Arcalys se déplace sur le site (audit complet des ressources et des processus de gestion de documents d’archives en interne) afin de comprendre l’ensemble des besoins propres à chaque service de gestion d’archives. En accord avec le client, elle procède à un audit de l’existant et élabore un plan d’archivage. La détermination des moyens humains et logiques nécessaires aux opérations est également opérée et donne lieu un devis spécifique à chaque problématique. L’étroite collaboration menée avec les utilisateurs est la clé de la réussite pour chaque solution adaptée comme l’application des démarches ainsi conseillées.


DEVIS ARCHIVAGE


Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.