Tous les articles par editorial

5 idées fausses sur la gestion des archives physiques

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu’il n’en est rien dans la réalité : notre relation de dépendance au papier n’est pas encore abolie.


DEVIS ARCHIVAGE


1/ « Transformation digitale » rime avec « fin imminente du papier »

Que ce soit des documents dédiés à la bureautique, à la comptabilité, des documents iconographiques ou bien encore des images fixes, les archives ainsi reçues ou produites par une entreprise sont diverses et ont par conséquent leur raison d’être. Tout document archivé est une preuve des activités professionnelles réalisées. Les archives ne sont pas de vieux papiers qu’il conviendrait de s’en débarrasser rapidement, à défaut d’en assurer leur gestion physique et leur archivage dans le respect de la réglementation (durée légale de conservation des archives physiques à respecter)

Les archives sont vraiment indispensables pour :

  • Justifier des droits en cas de contrôle ou de litige
  • Garantir l’accessibilité aux données et informations clé de l’activité de l’entreprise
  • Conserver définitivement et dans les meilleures conditions le patrimoine économique de l’entreprise

C’est pourquoi, la transformation digitale au sein des entreprises les incitant à dématérialiser leurs archives physiques en archives numériques et électroniques, en vue de réduire les coûts et les impacts néfastes sur l’environnement, est idéalement louable, mais dans la réalité elle ne semble pas une démarche exclusive et définitive. Bien au contraire, il semble même que nous entretenons encore une forte dépendance avec le papier comme support d’archives le plus produit et le plus utilisé encore aujourd’hui. Les chiffres de la production de papier et de carton, au cours de ces 5 dernières années ne semblent pas nous contredire. La production de papier et sa consommation n’ont cessé d’augmenter. Et malgré, l’utilisation massive des nouveaux appareils digitaux (ordinateur, tablette, Smartphone), l’impact sur le papier reste finalement minime.

Il en va de même du marché des imprimantes qui sont au beau fixe. Les entreprises n’ont pas fait encore le choix définitif du « tout numérique ». Elles éprouvent encore le besoin de réimprimer leurs factures, devis, ou fiches de paie, estimant que le papier assurément reste un support fiable, garant d’une forte authenticité. Même constat dans les secteurs de la communication et du marketing, où les brochures de types papiers sont encore de mise et privilégiées comme canal efficace pour atteindre et influencer les prospects.

Quant aux archives des centres de recherche et autres institutions, elles favorisent l’accessibilité et le confort de consultation des documents, méthodes, usages et savoirs scientifiques ou spécialisés à des départements de recherche.

2/ La production de papier est-elle néfaste pour l’environnement ?

Que le papier pollue, voilà une idée fausse des plus récurrentes et des plus majoritairement admises par le plus grand nombre. Non le papier, avec l’abattage des arbres que sa production engendre, n’est pas plus dévastateur que le numérique considérer plus propre et moins nuisible. La réalité est à nuancer, surtout si nous nous basons sur les dernières études, analyses et chiffres du livre blanc du SNESSI (expert de la technologie hybride pour la gestion de l’information des entreprises), à savoir :

  • La surface de la forêt française ne s’est pas transformée en peaux de chagrin pour autant. Bien au contraire, les exploitations forestières n’ont cessé de progresser de 2/3 en 200 ans
  • L’abattage des arbres répond à des critères bien spécifiques et n’est pas fait arbitrairement ou anarchiquement. L’essentiel de la production de papier provient en majorité des bois de coupe d’éclaircie servant à la croissance des forêts
  • L’utilisation du bois éco-certifié bénéficiant d’un label de gestion durable PEFC ou FSC se généralise au sein des papetiers
  • À noter également une diminution de 80 % des rejets dans l’eau et de 30 % de la consommation d’énergie grâce aux investissements éco-responsables de l’industrie du papier ces 20 dernières années
  • Le papier peut se recycler 5 fois sans que sa qualité soit altérée

Quant aux nouvelles technologies de l’information, elles ne semblent pas aussi vertes qu’il n’y paraît. Citons pour s’en convaincre les émissions de gaz à effet de serre générées par les envois de mail et représentant la base de 220 jours ouvrés par an, 13.6 tonnes d’émission de CO2.

3/ Avec la numérisation, plus besoin d’archiver !

Une fois mises sur le serveur les documents d’archives ne sont plus à archiver ; voilà une idée reçue qui mérite d’être remise en question surtout s’il convient de garder à l’esprit que :

  • La numérisation n’est pas synonyme d’élimination des archives physiques et tout autre document original et confidentiel ; surtout, si de nombreux documents conservent une valeur juridique patrimoniale ou scientifique
  • L’archivage n’est pas à confondre avec la sauvegarde, sachant que les documents numérisés sont aussi soumis aux mêmes règles et durées de conservation que les documents faisant l’objet d’une gestion d’archives physiques

4/ Les archives ça ne sert à rien !

02gestion-des-archives-physiques

Détrompez-vous les archives sont indispensables à plus d’un titre. Hormis la conservation obligatoire des documents, les archivistes ne rendent pas seulement service aux entreprises qu’ils accompagnent dans la gestion de leurs archives physiques, ils mettent à la disposition de leurs dirigeants des outils et méthodes de gestion et de gouvernance pratiques et efficaces. Ces outils de gestion, de gouvernance, de mémoire et de cultures doivent être conservés avec le plus grand soin.

5/ Et du côté de l’externalisation des archives

Il existe aussi de nombreuses contre-vérités au sujet de l’externalisation des archives, la manière de les conserver :

Concluons sur l’essentiel de la gestion externalisée des archives, à partir de ses enjeux, avantages et non sur les freins et les contraintes sources de réticence à son adoption plénière.

Arcalys propose des solutions d’externalisation personnalisées, répondant à chaque problématique de gestion des archives d’une entreprise. Son expertise et sa maîtrise des outils et méthodologies assurent une collecte, une traçabilité, une gestion et une conservation des archives dans les meilleures conditions. Conservées dans des locaux spécialement conçus à cet effet, les archives sont ainsi accessibles et aussi protégées de tous risques de dégradation, de perte ou de vol.

Pour toutes ces raisons, il importe avant tout, pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une offre de gestion d’archives adaptée à leurs besoins, de demander un devis personnalisé.

By The National Archives (United Kingdom) (The National Archives (United Kingdom)) [CC BY 3.0], via Wikimedia Commons


DEVIS ARCHIVAGE


Comment archiver les documents physiques ?

18Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.


DEVIS ARCHIVAGE


Une prise en charge sécurisée

L’externalisation des archives auprès d’un tiers archiveur permet leur prise en charge complète et sécurisée. Cette solution répond à certaines contraintes, telles que :

  • L’augmentation chaque année du volume des documents d’archives produits ou reçus par les entreprises
  • Le manque d’espace de stockage
  • Les coûts de gestion des archives (location, achat ou construction d’un local spécialement conçu à cet effet, frais de gestion, frais de traitement, de reconditionnement des archives, de conservation…)
  • L’insuffisance de personnel expert en archivage au sein des services d’archives de l’entreprise

Les sociétés ont également recours à l’externalisation afin de maîtriser les risques de perte, détérioration ou vol de documents et données sensibles, confidentiels et vitaux pour l’entreprise. De plus, la lente adhésion aux techniques spécifiques de record management et dédiées à la gestion des archives courantes et intermédiaires, pousse les dirigeants d’entreprise à confier leurs archives. Choix stratégique judicieux s’il en est, puisque des espaces ont été ainsi libérés et transformer en des bureaux, davantage productifs et rentables.

Une activité réglementée et spécifique

L’externalisation des archives est une pratique de l’archivage réglementée. Elle ne se réduit pas à un simple stockage des archives ou d’entreposage de conteneurs. Elle repose sur une politique d’archivage des documents à mettre en œuvre et permettant leur conservation selon les durées légales, leur accessibilité en cas de contrôle, ainsi que la préservation du patrimoine documentaire de l’entreprise.

archiver-les-documents-physiques

C’est pourquoi l’externalisation des archives est un procédé de gestion d’archives, comportant des exigences comme des spécificités. La mise en place d’un cadre ou référentiel de gestion s’avère indispensable pour :

  • Assurer le bon déroulement de l’externalisation
  • Apporter un accompagnement personnalisé
  • Réaliser des inventaires précis
  • Proposer des solutions et infrastructures de stockage et de conservation des archives dans des conditions optimales
  • Garantir une confidentialité absolue associée à une traçabilité sans faille et à une mise à disposition rapide des documents recherchés

Des missions à forte valeur ajoutée

Les sociétés de tiers archivage ont pour mission de gérer et d’archiver les documents d’entreprise confiés, selon la réglementation et afin qu’ils soient aisément retrouvables. La valeur ajoutée des services proposés résident dans les compétences archivistiques et la maîtrise des techniques de traitement et de gestion des archives (tri, indexation, classement, archivage, conditionnement et conservation…).

Bon à savoir : l’archivage est activité qui demande de la rigueur, de l’organisation ainsi que des compétences spécifiques. L’archivage physique se déroule principalement en 4 étapes qui sont respectivement :

  • Identifier et authentifier chaque document à archiver
  • Stocker les archives
  • Conserver et consulter les archives
  • Éliminer ou archiver de manière définitive les documents

Ce processus de gestion rigoureux comprend des tâches de traitement et de gestion à part entière comme la préparation, le transport, l’indexation pour finir avec la conservation des archives dans un environnement dédié.

service-archives

S’adresser à un professionnel

Il est capital pour les entreprises de faire appel à une société spécialisée dans la gestion des archives. L’archivage physique nécessite une véritable organisation reposant sur une réelle et efficace méthodologie. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’expertises, d’audits et de conseils sur la gestion, l’organisation, la logistique et le traitement des documents d’entreprise à archiver. Chez Arcalys, l’externalisation des archives se déroule en 4 étapes :

  1. Audit et conseil en archivage
  2. Intervention d’archivage sur site
  3. Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents d’archives
  4. Conservation, recherches et destruction d’archives

Faire le choix de l’externalisation des archives présente de nombreux avantages. Les coûts sont rationalisés : en bénéficiant d’un partenaire unique pour la collecte, le stockage, la numérisation, et la destruction, c’est un gain de temps et d’argent. Forte de son expérience dans la gestion et l’externalisation des archives, Arcalys a développé des compétences particulières pour chaque type d’intervention. La compréhension des besoins en archivage conduit à l’élaboration d’un plan d’archivage, indispensable pour archiver les documents selon leur nature, pour les conserver en toute sécurité et les retrouver à tout moment.

 


DEVIS ARCHIVAGE


Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?

L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.


DEVIS ARCHIVAGE


Qu’est-ce que le record management ?

Processus de gestion des archives théorisé aux Etats-Unis durant les années 1950 à 1960, le record management a pour domaine d’application l’archivage physique des documents d’entreprise selon la norme ISO 15489 de 2001 (avril 2002 pour la France). Cet outil de gestion se base sur le « cycle de vie » des documents, permettant ainsi de les gérer efficacement et selon leurs âges courants et intermédiaires, dès lors qu’ils sont reçus ou produits par l’entreprise.

Bon à savoir : le cycle de vie des archives correspond aux « trois âges » des archives, à savoir :

  • Les archives courantes : documents spécifiques à la période active de l’entreprise, ils servent aux traitements des affaires courantes de l’entreprise et de ses prises de décisions.
  • Les archives intermédiaires : elles concernent davantage la seconde période d’activité de l’entreprise, soit sa phase semi-active et où les documents sont utilisés toujours de manière régulière mais ils doivent être conservés en cas contrôle et pour toutes autres raisons administratives, légales ou fiscales.
  • Les archives définitives : les documents n’ayant plus du tout d’utilité administrative, ils sont conservés de manière définitive afin de conserver l’histoire et le patrimoine de l’entreprise de façon permanente.

Quels sont les véritables enjeux d’une gestion efficace des archives ?

La mise en place d’un système efficace de traitement et de gestion des archives physiques présente de l’intérêt à plus d’un titre. L’archivage est plus qu’une contrainte, c’est aussi l’opportunité de conserver dans les meilleures conditions de conservation et dans le respect des durées légales de conservation, afin de veiller à ce que tous les documents importants de l’entreprise existent bel et bien et sont facilement trouvables et accessibles. Leur bonne conservation garantit ainsi leur traçabilité nécessaire lors de consultation de documents servant de preuve et de leur restitution dans des délais et des supports adaptés.

stockage-archives-arcalys02

Une bonne gestion des archives assure également une production de documents fiables, authentiques, intègres et par conséquent exploitables. Elle permet également de rentabiliser la gestion et le stockage des documents, en réduisant les coûts.

Comment faire ?

Une gestion efficace des archives doit au préalable être mûrement et consciencieusement réfléchie en amont de tout projet d’archivage. Sachant que ce dernier nécessite des mois de réflexion avant d’être entrepris et nécessite l’implication de l’ensemble des services d’archivage. D’ailleurs la charte d’archivage est tout aussi indispensable, elle s’inscrit dès la mise en place du projet étant donné qu’elle garantit son bon fonctionnement.

Ce document essentiel définit les contraintes légales, organisationnelles et techniques à suivre pour opérer des choix judicieux et pertinents afin d’atteindre les objectifs. Chaque procédure à suivre étant déterminée et les personnes responsables bien nommées à toutes les étapes du processus.

stockage-archives-arcalys03

Quelles sont les étapes clé à retenir ?

La mise en place d’un système de gestion pour archiver efficacement et durablement de l’archivage physique repose sur des étapes clé à suivre :

  • Bien identifier, décrire, toutes les activités de l’entreprise sans oublier de définir les missions et les attributions de chaque service d’archives.
  • Lister les documents d’archives et les hiérarchiser selon un plan de classement
  • Trier, sélectionner et archiver les documents à prendre en compte en fonction de réglementation en vigueur (durées de conservation légales)
  • Mettre en place des règles de communication et d’accessibilité aux documents sensibles nécessitant la plus grande confidentialité
  • Mise en œuvre d’une politique de gestion capable d’articuler l’ensemble des services d’archivage et d’information entre eux et en privilégiant toujours une démarche qualité.

Ce qui compte en dernier ressort, c’est que l’archivage physique soit en définitive fiable, intègre, et exploitable. Chaque document devant ainsi être complet, non altéré, localisé et accessible aisément. Quant à la conformité à l’environnement réglementaire, elle constitue une des caractéristiques majeures de l’archivage. Son étude est capitale afin de définir précisément des cibles en termes de documents à produire et à conserver. Enfin, la finalité d’un système de gestion d’archives doit être avant tout la maîtrise des risques, pouvant être répertoriés en 5 catégories distinctes :

  • Les documents non archivés
  • Les documents modifiés
  • Les documents introuvables
  • Les documents détruits trop tôt
  • Les documents conservés trop longtemps

L’archivage physique révèle donc des enjeux, mais comporte aussi des risques. C’est pourquoi, il est vivement conseillé de faire appel à une société experte en la matière.


DEVIS ARCHIVAGE


Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !

La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.


DEVIS ARCHIVAGE


Une approche pratique

Alors que l’environnement de la gestion documentaire évolue, les professionnels de l’archivage mettent en place des au sein de leurs organisations des règles et pratiques à suivre pour organiser et gérer efficacement les archives courantes et archives intermédiaires. Tous les éléments constitutifs du « record management » :

  • Visent l’organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par tout organisme, public ou privé, dans l’exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la responsabilité de produire ou de conserver des documents d’archives.
  • Constituent par conséquent un guide pratique destiné aux responsables des services d’archives en définissant leurs tâches et responsabilités en matière de gestion des archives, de politique d’archivage, de processus d’archivage, de méthode d’archivage à mettre en œuvre pour assurer un archivage physique pérenne et sécurisé

Cette norme cadre et réglemente la gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle fait du « Records Management » un procédé d’archivage dont l’un des principaux objectifs est de rendre accessible et communicable l’ensemble des documents archivés. Pratique, il permet aux entreprises qui en font usage de disposer pleinement des archives dont elles ont besoin dans le cadre :

  • de la conduite de leurs activités
  • de la conformité aux exigences légales et réglementaires
  • de la protection juridique en cas de conflit

Quelles sont les démarches possibles ?

La gestion des archives nécessite une intervention qui peut être de deux types à savoir, une intervention minimum ou médium. La première démarche concerne la gestion des archives courantes se limitant dans la plupart des cas au passage à la phase intermédiaire et à la prise en charge des dossiers qui n’ont plus d’utilité courante dans le ou les services concernés. La seconde se rapporte à un contexte totalement différent : elle consiste à conseiller sur les tâches de conception à accomplir ou d’aide à la conception des outils permettant à des systèmes de gestion des documents de bien fonctionner.

L’intervention minimum

Cette intervention est généralement sollicitée à la suite d’une situation de crise ou d’un événement extraordinaire tel qu’un bureau engorgé, une réorganisation des services des archives ou lors d’un déménagement partiel ou total des bureaux. Deux démarches sont possibles concernant cette intervention minimum :

  • Une démarche « réactive » nécessitant des compétences professionnelles pour faire preuve de réactivité, sachant qu’il faut intervenir au plus vite au cours d’une situation en crise
  • Une démarche « active » nécessitant une bonne connaissance de l’environnement (changement, organisation, déménagement des services d’archivage…) et afin d’intervenir en amont pour améliorer le système de gestion existant

L’intervention médium

Il s’agit en partie ici de sélectionner les documents à la suite des situations propres aux structures où la gestion des documents est décentralisée et nécessite pour cela une coordination. Les services des archives jouant ici un rôle de conception et de conseil. Il convient également d’associer à ce type d’intervention les activités de formation, dans la mesure où la gestion est confiée à des non professionnels du domaine.

Cette sélection s’opère selon des critères et procède d’une méthode. C’est pourquoi de nombreux outils sont employés dans le cadre d’une mise en œuvre d’une méthodologie efficace (tableaux d’archives, calendrier des archives…) en vue d’améliorer le système de gestion des archives.

Que faut-il bien prendre en compte ?

En matière de gestion des archives et de politique d’archivage à mettre en place, il importe à chaque entreprise de bien prendre en compte l’ensemble de ses besoins en archivage et par conséquent de bien définir les documents d’archives à considérer comme vitaux, et dont la perte entraînerait des répercussions graves sur la bonne gestion de l’entreprise en activité.

Il convient également de définir précisément les rôles et responsabilités de chacun tout en gardant à l’esprit qu’une stratégie de gestion d’archivage s’inscrit toujours dans une politique globale de l’entreprise. C’est ce que préconise la norme Iso 15489 en indiquant expressément que l’archivage n’incombe pas uniquement aux archivistes, mais concerne tous les acteurs à des degrés divers de la gestion des archives.

Enfin, il est demandé également de connaître un minimum les bases de la gestion des archives tout comme ses outils permettant d’assurer une bonne traçabilité, tel que le bordereau de versement par exemple, ou le recollement en cas de déménagement des archives.

Le cas de l’externalisation des archives

En matière d’archivage physique, l’externalisation est également une solution à prendre en compte, surtout en raison du fait qu’elle est une procédure efficace pour :

  • Conserver les archives de manière sécurisée
  • Gérer les archives en les rendant accessibles et consultables aisément
  • Eliminer les documents inutiles ou en double
  • Garantir une traçabilité complète des documents archivés

stockage-archives-arcalys03

La gestion et la conservation des archives demandent donc la mise en application d’un process rigoureux, efficace. L’archivage est un métier à part entière nécessitant des compétences pluridisciplinaire dans tous les domaines de l’expertise, qu’elle soit archivistique, organisationnelle, logistique ou bien encore informatique…

 

C’est pourquoi, Arcalys propose à ses clients une solution globale pour l’archivage des documents papiers et se déroulant en quatre étapes :

  • L’audit et conseils en archivage
  • Interventions d’archivage sur site
  • Stockage, gestion et conservation sécurisée des documents
  • Conservation recherche et destruction des archives

De plus, l’externalisation des archives présente de nombreux avantages pour les entreprises. En effet, en confiant les archives à une société de tiers-archivage, il est possible de réduire les coûts tout en bénéficiant de l’expertise métier de professionnels (gestion confidentielle et sécurisée des documents, conservation des archives dans des locaux spécialement conçus à cet effet…).

Conseil en archivage

L’archivage concerne l’ensemble des techniques et moyens utilisés pour recueillir, trier, classer, ranger, archiver, conserver et gérer les documents d’archives, de leur création à leur destruction. La gestion des archives, appelée également « Records management » a donc pour objectif d’organiser de manière efficace et logique l’ensemble des archives ou données dont l’entreprise a besoin pour justifier son activité. L’archivage est donc une mission délicate qui nécessite des conseils et l’intervention d’experts en la matière. Surtout, si les entreprises ont besoin de prestations ciblées, en vue de retrouver facilement n’importe quel document archiver, de les préserver de tout risque de détérioration, ou bien encore dans l’intention de les conserver en toute sécurité et de manière définitive.


DEVIS ARCHIVAGE


Le conseil en archivage, quèsaco ?

Le conseil en archivage est une prestation visant à fournir aux clients le maximum d’informations indispensables pour élaborer une stratégie de gestion d’archives efficace et pérenne.

conseils-en-archivage02

La mise en œuvre d’une solution de gestion des documents d’archives comprend par conséquent :

Pourquoi faire ?

Les conseils en gestion d’archives ont pour vocation de faciliter l’identification puis l’archivage des documents depuis leur création jusqu’à leur conservation définitive. Il permet également la mise en place d’outils performants et adaptés au champ d’activité de chaque service d’archives d’une entreprise. Tout en assurant une gestion d’archives optimale, les sociétés d’archivage en externe en arrivent à mieux connaître les productions documentaires de chaque entreprise faisant appel à leurs services. Ce savoir acquis constitue le socle solide indispensable pour constituer un langage de gestion adapté et privilégiant les échanges et le partage des informations de manière efficace et transversale entre les différents services d’archives en activité. Les maîtres-mots étant, la simplicité, la logique et l’évolutivité.

Quels en sont les enjeux ?

Si l’archivage est en tout premier lieu le moyen de respecter les obligations de chaque entreprise vis-à-vis de la conservation tout au long de la durée légale d’archivage, c’est aussi l’occasion privilégiée pour conserver les archives dans de bonnes conditions et de pouvoir protéger leurs droits (en cas de contrôle et de litige) ou de maîtriser ainsi tout risque de dégradation et préserver la pérennité de l’activité de l’entreprise. La pérennisation du patrimoine documentaire de l’entreprise allant de paire avec une réduction des coûts de gestion des archives, si ces dernières sont gérées efficacement par des experts dans la gestion et l’externalisation des archives. L’accès rapide et facilité aux documents participe de cette qualité d’intervention et d’optimisation de fonctionnement tant recherché par les entreprises. Au regard de tous ces enjeux, faisant des archives un moyen de mieux communiquer, de preuve ou un outil de préservation de la mémoire économique et sociale de l’entreprise, le conseil en archivage devient une discipline incontournable pour savoir non seulement comment archiver de façon optimale et dans le respect de la législation le fonds des archives, mais aussi pour optimiser efficacement les coûts de gestion des archives.

Arcalys, des conseils en archivage sur mesure

C’est pourquoi, Arcalys, société d’archivage riche de son expérience terrain, intervient pour le compte de tiers, en leur proposant des conseils et des solutions sur-mesure adaptées à leurs besoins. Une prise en charge globale est proposée, permettant un gain de temps et d’argent considérable. Arcalys se déplace sur le site (audit complet des ressources et des processus de gestion de documents d’archives en interne) afin de comprendre l’ensemble des besoins propres à chaque service de gestion d’archives. En accord avec le client, elle procède à un audit de l’existant et élabore un plan d’archivage. La détermination des moyens humains et logiques nécessaires aux opérations est également opérée et donne lieu un devis spécifique à chaque problématique. L’étroite collaboration menée avec les utilisateurs est la clé de la réussite pour chaque solution adaptée comme l’application des démarches ainsi conseillées.


DEVIS ARCHIVAGE


Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.

Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).

Définition GED – gestion documentaire en entreprise

Le Record management permet d’organiser et de gérer efficacement et selon un système d’archivage précis et rigoureux les documents ou données dont les entreprises ont besoin pour justifier leur activité ou faire valoir leur droit. Connue également sous l’acronyme GED, la gestion électronique de document d’archives se rapporte comme son nom l’indique à la gouvernance et la maîtrise des documents d’archives. L’objectif premier de ce dispositif ou procédé de gestion d’archive étant d’optimiser ou de rationaliser son processus afin d’aboutir à un contrôle optimisé de la gouvernance des documents afin de protéger et de sécuriser efficacement les données sensibles ou confidentielles de l’entreprise.


DEVIS ARCHIVAGE


Gérer efficacement les archives physiques d’une entreprise

L’efficacité d’une GED ou gestion des documents nécessite la mise en place de méthodes et d’outils spécifiques visant à remplir pleinement les exigences de l’archivage réglementaire des documents d’entreprise, à savoir principalement :

  • Ranger
  • Classer
  • Conserver

Si la GED permet en lieu d’assurer le stockage dans de bonnes conditions des documents d’archives à conserver, elle ne se réduit pas pour autant qu’à cette seule et unique étape du processus d’archivage. Sa finalité va bien au-delà des besoins premiers de l’entreprise à couvrir en matière de stockage (local, logistique, frais de stockage…). Elle tend à identifier ou caractériser les exigences et spécificités de l’archivage. La mise en œuvre d’une politique de conservation des archives et l’élaboration d’un plan de classement des archives y contribuent.

Une prise en charge du document, de sa création à son archivage

Chaque jour, les entreprises produisent ou reçoivent une quantité importante de documents qu’elles doivent par conséquent traiter, classer et ranger, car les informations et données qu’ils contiennent retracent la vie économique et sociale de l’entreprise. Son bien-être économique et ses objectifs de succès en dépendent. La gestion de ces documents répond donc à des processus différents et spécifiques : les documents sont à la fois créés, transférés, vérifiés, archivés et recherchés indéfiniment. Cette mise à disposition ou accessibilité des documents nécessite du temps et des ressources considérables. C’est pourquoi, la GED dans ce cadre spécifique reste un processus présentant un potentiel d’optimisation remarquable, avec entre autres :

  • Une optimisation des processus de gestion des documents au quotidien et de la réactivité des entreprises auprès de leurs clients
  • Un traitement des données en temps réel
  • Une accessibilité à tous les documents pour l’ensemble du personnel à partir de leur poste de travail et quel que soit le format ou support : document papier, électronique, fichier, fax, images, vidéos…

Ce système de gestion électronique permet répondre à toutes les demandes des utilisateurs en quelques secondes seulement. Le personnel gagnant ainsi un temps considérable, à la grande satisfaction des clients.

Optimiser les processus de travail en interne

La GED permet d’optimiser l’efficacité de l’entreprise. La gestion améliorée de ses documents en interne réduit considérablement les coûts et par conséquent aboutit à une augmentation du flux de trésorerie tout en améliorant la satisfaction client en bout de chaîne de la rentabilité. C’est le cas par exemple de la gestion électronique des documents comptables comme les factures clients ou fournisseurs et pour lesquels les processus de numérisation, de stockage, archivage sont partiellement ou entièrement automatisés et par là même simples d’utilisation. Les documents selon leur nature (facture, courrier ou autres imprimés) sont ainsi numérisés, indexés et classifiés à l’aide d’une numérotation spécifique et d’un ensemble de mots clés facilitant ainsi leur recherche.

L’avantage d’un tel processus réside également dans sa facilité d’adaptation et d’implantation au sein de n’importe quel service de gestion d’archives. Toute GED pouvant être intégrée à n’importe quelle infrastructure informatique. Les procédures et processus deviennent ainsi électroniques. Les documents sont collectés, triés et archivés de manière permanente dans une « bibliothèque » d’archives numériques, évitant ainsi toute action laborieuse et impliquant de longues périodes d’attente.

Des avantages nombreux

Avoir recours à une GED présente de nombreux avantages pour les entreprises qui en font le choix. Les archives numérisées, classées et conservées numériquement sont ainsi centralisées dans une bibliothèque documentaire à laquelle le personnel habilité peu consulter à tout moment et quel que soit le format du fichier, la date de création, le nom de son auteur. Avec internet, il est même possible pour les utilisateurs d’avoir accès aux fichiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ainsi, avec la mise en place de processus et outils informatiques optimisés et rapides dans la gestion approfondie des données, vous augmentez par la même l’efficacité des services d’archivage tout en étant en mesure de garantir de manière pérenne une certaine transparence dans la gestion des documents archivés.


DEVIS ARCHIVAGE