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Stockage de vos archives physiques : quels sont les enjeux ?

Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d’archives d’une entreprise doivent obligatoirement faire l’objet d’une conservation. Qu’ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d’archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment. Leur archivage physique nécessite donc un espace de stockage mais aussi demande des ressources en personnel et en matériel pour être gérer efficacement. Zoom sur les différents enjeux du stockage et de sa gestion par le Records Management.

L’archivage de documents d’entreprise pour les nuls

Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en œuvre d’une démarche globale de gestion des archives s’inscrit au préalable dans une politique d’archivage de l’entreprise.

5 idées fausses sur la gestion des archives physiques

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu’il n’en est rien dans la réalité : notre relation de dépendance au papier n’est pas encore abolie.

Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?

L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue qui incombe aux professionnels de l’archivage et dont voici quelques conseils sur le record management, procéder de gestion utile et pratique pour vous y prendre correctement.

Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !

La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.

Conseil en archivage

L’archivage concerne l’ensemble des techniques et moyens utilisés pour recueillir, trier, classer, ranger, archiver, conserver et gérer les documents d’archives, de leur création à leur destruction. La gestion des archives, appelée également « Records management » a donc pour objectif d’organiser de manière efficace et logique l’ensemble des archives ou données dont l’entreprise a besoin pour justifier son activité. L’archivage est donc une mission délicate qui nécessite des conseils et l’intervention d’experts en la matière. Surtout, si les entreprises ont besoin de prestations ciblées, en vue de retrouver facilement n’importe quel document archiver, de les préserver de tout risque de détérioration, ou bien encore dans l’intention de les conserver en toute sécurité et de manière définitive.

Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.