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Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).

Définition GED – gestion documentaire en entreprise

Le Record management permet d’organiser et de gérer efficacement et selon un système d’archivage précis et rigoureux les documents ou données dont les entreprises ont besoin pour justifier leur activité ou faire valoir leur droit. Connue également sous l’acronyme GED, la gestion électronique de document d’archives se rapporte comme son nom l’indique à la gouvernance et la maîtrise des documents d’archives. L’objectif premier de ce dispositif ou procédé de gestion d’archive étant d’optimiser ou de rationaliser son processus afin d’aboutir à un contrôle optimisé de la gouvernance des documents afin de protéger et de sécuriser efficacement les données sensibles ou confidentielles de l’entreprise.


DEVIS ARCHIVAGE


Gérer efficacement les archives physiques d’une entreprise

L’efficacité d’une GED ou gestion des documents nécessite la mise en place de méthodes et d’outils spécifiques visant à remplir pleinement les exigences de l’archivage réglementaire des documents d’entreprise, à savoir principalement :

  • Ranger
  • Classer
  • Conserver

Si la GED permet en lieu d’assurer le stockage dans de bonnes conditions des documents d’archives à conserver, elle ne se réduit pas pour autant qu’à cette seule et unique étape du processus d’archivage. Sa finalité va bien au-delà des besoins premiers de l’entreprise à couvrir en matière de stockage (local, logistique, frais de stockage…). Elle tend à identifier ou caractériser les exigences et spécificités de l’archivage. La mise en œuvre d’une politique de conservation des archives et l’élaboration d’un plan de classement des archives y contribuent.

Une prise en charge du document, de sa création à son archivage

Chaque jour, les entreprises produisent ou reçoivent une quantité importante de documents qu’elles doivent par conséquent traiter, classer et ranger, car les informations et données qu’ils contiennent retracent la vie économique et sociale de l’entreprise. Son bien-être économique et ses objectifs de succès en dépendent. La gestion de ces documents répond donc à des processus différents et spécifiques : les documents sont à la fois créés, transférés, vérifiés, archivés et recherchés indéfiniment. Cette mise à disposition ou accessibilité des documents nécessite du temps et des ressources considérables. C’est pourquoi, la GED dans ce cadre spécifique reste un processus présentant un potentiel d’optimisation remarquable, avec entre autres :

  • Une optimisation des processus de gestion des documents au quotidien et de la réactivité des entreprises auprès de leurs clients
  • Un traitement des données en temps réel
  • Une accessibilité à tous les documents pour l’ensemble du personnel à partir de leur poste de travail et quel que soit le format ou support : document papier, électronique, fichier, fax, images, vidéos…

Ce système de gestion électronique permet répondre à toutes les demandes des utilisateurs en quelques secondes seulement. Le personnel gagnant ainsi un temps considérable, à la grande satisfaction des clients.

Optimiser les processus de travail en interne

La GED permet d’optimiser l’efficacité de l’entreprise. La gestion améliorée de ses documents en interne réduit considérablement les coûts et par conséquent aboutit à une augmentation du flux de trésorerie tout en améliorant la satisfaction client en bout de chaîne de la rentabilité. C’est le cas par exemple de la gestion électronique des documents comptables comme les factures clients ou fournisseurs et pour lesquels les processus de numérisation, de stockage, archivage sont partiellement ou entièrement automatisés et par là même simples d’utilisation. Les documents selon leur nature (facture, courrier ou autres imprimés) sont ainsi numérisés, indexés et classifiés à l’aide d’une numérotation spécifique et d’un ensemble de mots clés facilitant ainsi leur recherche.

L’avantage d’un tel processus réside également dans sa facilité d’adaptation et d’implantation au sein de n’importe quel service de gestion d’archives. Toute GED pouvant être intégrée à n’importe quelle infrastructure informatique. Les procédures et processus deviennent ainsi électroniques. Les documents sont collectés, triés et archivés de manière permanente dans une « bibliothèque » d’archives numériques, évitant ainsi toute action laborieuse et impliquant de longues périodes d’attente.

Des avantages nombreux

Avoir recours à une GED présente de nombreux avantages pour les entreprises qui en font le choix. Les archives numérisées, classées et conservées numériquement sont ainsi centralisées dans une bibliothèque documentaire à laquelle le personnel habilité peu consulter à tout moment et quel que soit le format du fichier, la date de création, le nom de son auteur. Avec internet, il est même possible pour les utilisateurs d’avoir accès aux fichiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ainsi, avec la mise en place de processus et outils informatiques optimisés et rapides dans la gestion approfondie des données, vous augmentez par la même l’efficacité des services d’archivage tout en étant en mesure de garantir de manière pérenne une certaine transparence dans la gestion des documents archivés.


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Comment préparer les archives à un déménagement ?

Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.

Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !

Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.

Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?

Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés ou éliminés. Véritable atout de modernisation, la gestion des archives n’est plus à percevoir comme une contrainte, mais comme une opportunité à saisir, si l’entreprise recherche une plus grande efficacité et une meilleure productivité. Attardons-nous un instant sur les principales règles visant à bien classer les documents d’entreprise à archiver.

Comment réaliser un plan de classement efficace ?

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.


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Définition : Archives physiques

Les archives physiques sont l’ensemble des documents tangibles produits et reçus par l’entreprise durant son activité. Elles doivent être conservées pendant un certain délai afin qu’elles puissent être présentées à titre de preuve et pour établir l’existence d’un droit ou d’une obligation.


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Qu’est-ce qu’une archive physique, selon la réglementation ?

L’archivage des documents d’une entreprise est une obligation légale. Les archives sont définies selon la loi (n°79-18 – 3 janvier 1979) comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Aussi, le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 types d’archives physiques :

  • Les archives courantes qui concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires dites courantes
  • Les archives intermédiaires qui ne sont plus courantes, mais restent tout de même consultables de manière ponctuelle. C’est pourquoi, elles doivent être conservées selon leur durée légale de conservation spécifique. Après avoir satisfait aux obligations légales, ces archives peuvent être détruites
  • Les archives définitives sont des documents conservés de manière définitive, c’est à dire sans limitation de durée. Ce dernier type d’archive concerne donc la conservation du patrimoine et de l’histoire de l’entreprise

Conseils et solutions en archivage

De la prise en charge des archives physiques à leur conservation sécurisée, les sociétés spécialisées dans la gestion des archives proposent à leurs clients des solutions sur mesure. Arcalys conçoit et met en place un système d’archivage dont la priorité est de gérer les documents d’archives à moindre coût dans le respect des obligations légales et avec une sécurité maximale des documents. En pratique, la politique d’archivage ainsi mis en œuvre s’organise autour de trois éléments clés, à savoir :

  • Le plan de classement
  • Le plan de gestion
  • L’archivage de qualité (garantir une conservation des archives physiques optimale)

La gestion des archives physiques est une obligation légale que les entreprises doivent respecter. Pour éviter un surcoût de gestion, il s’avère nécessaire de réaliser au préalable une analyse précise des besoins en archivage. Il convient également de bien définir, classer et conserver les documents d’entreprise dont la perte ou la détérioration aurait des répercussions désastreuses sur la pérennité de l’entreprise.

Qu’elles sont les différences entre les archives physiques et les archives numériques ?

Tout document, dès lors qu’il a été produit par une personne dans le cadre de son activité, doit par conséquent être considéré comme une archive. Les documents d’archives peuvent être de divers types selon le support : documents papiers ou documents numériques (données électroniques sauvegardées et stockées sur un disque dur par exemple).

Les archives numériques sont de plus en plus utilisées. En effet, l’avènement du numérique au sein des entreprises et le développant croissant des applications dans la gestion administrative de leur activité ont pour conséquence :

  • La baisse des impressions des documents d’entreprises en version papier
  • Une augmentation massive de l’utilisation de la messagerie électronique servant à stocker, diffuser et rechercher des documents
  • L’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion des archives et permettant le stockage des documents d’archives
  • La dématérialisation des documents pour réduire les surfaces de stockage des archives physiques et redéployer en contrepartie les espaces de travail pour accroître la productivité
  • Une évolution de la notion de « preuve juridique » et ses champs d’application dans le domaine de l’authentification des documents par la signature électronique

Comme les archives physiques, les archives numériques obéissent aussi à un cycle de vie. L’ensemble des documents électroniques sont archivés dès lors qu’ils sont créés, validés et authentifiés.

Les différences résident dans leurs divers aspects. Les documents numériques sont immatériels. En effet, c’est un document virtuel : le document numérique a besoin d’un dispositif technique pour s’afficher (un écran). L’information sur support numérique est plus flexible, modulable (Possibilité de lecture multi-fenêtrage, tailles des caractères pour les mal voyants, lecture du texte en synthèse vocale…). Les avantages à employer ce type de support résident notamment dans le développement d’applications et technologies permettant des volumes de stockage volumineux. Aussi, la recherche d’information, son traitement à des fins multiples ainsi que la rapidité d’accès sont les particularités des documents numériques qui favorisent leurs usages et leur archivage.

Pour autant, malgré toutes les démarches de recourir à la dématérialisation des documents, aussi bien des administrations publiques que des entreprises privées, force est de constater que les archives physiques sont toujours très présentes.

Lire cet article pour en savoir plus : Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?

Conclusion : conserver les archives physiques dans de bonnes conditions

Bien comprendre ce qu’est une archive physique est donc un préalable nécessaire et indispensable pour concevoir et mettre en œuvre une politique d’archivage aboutie et efficiente. Cela permet de bien délimiter le cadre des missions de traitement des documents archivés selon leur type et leur mode de gestion en interne comme en externe.


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