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Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible.
Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies, inondations…).

Définition GED – gestion documentaire en entreprise

Le Record management permet d’organiser et de gérer efficacement et selon un système d’archivage précis et rigoureux les documents ou données dont les entreprises ont besoin pour justifier leur activité ou faire valoir leur droit. Connue également sous l’acronyme GED, la gestion électronique de document d’archives se rapporte comme son nom l’indique à la gouvernance et la maîtrise des documents d’archives. L’objectif premier de ce dispositif ou procédé de gestion d’archive étant d’optimiser ou de rationaliser son processus afin d’aboutir à un contrôle optimisé de la gouvernance des documents afin de protéger et de sécuriser efficacement les données sensibles ou confidentielles de l’entreprise.


DEVIS ARCHIVAGE


Gérer efficacement les archives physiques d’une entreprise

L’efficacité d’une GED ou gestion des documents nécessite la mise en place de méthodes et d’outils spécifiques visant à remplir pleinement les exigences de l’archivage réglementaire des documents d’entreprise, à savoir principalement :

  • Ranger
  • Classer
  • Conserver

Si la GED permet en lieu d’assurer le stockage dans de bonnes conditions des documents d’archives à conserver, elle ne se réduit pas pour autant qu’à cette seule et unique étape du processus d’archivage. Sa finalité va bien au-delà des besoins premiers de l’entreprise à couvrir en matière de stockage (local, logistique, frais de stockage…). Elle tend à identifier ou caractériser les exigences et spécificités de l’archivage. La mise en œuvre d’une politique de conservation des archives et l’élaboration d’un plan de classement des archives y contribuent.

Une prise en charge du document, de sa création à son archivage

Chaque jour, les entreprises produisent ou reçoivent une quantité importante de documents qu’elles doivent par conséquent traiter, classer et ranger, car les informations et données qu’ils contiennent retracent la vie économique et sociale de l’entreprise. Son bien-être économique et ses objectifs de succès en dépendent. La gestion de ces documents répond donc à des processus différents et spécifiques : les documents sont à la fois créés, transférés, vérifiés, archivés et recherchés indéfiniment. Cette mise à disposition ou accessibilité des documents nécessite du temps et des ressources considérables. C’est pourquoi, la GED dans ce cadre spécifique reste un processus présentant un potentiel d’optimisation remarquable, avec entre autres :

  • Une optimisation des processus de gestion des documents au quotidien et de la réactivité des entreprises auprès de leurs clients
  • Un traitement des données en temps réel
  • Une accessibilité à tous les documents pour l’ensemble du personnel à partir de leur poste de travail et quel que soit le format ou support : document papier, électronique, fichier, fax, images, vidéos…

Ce système de gestion électronique permet répondre à toutes les demandes des utilisateurs en quelques secondes seulement. Le personnel gagnant ainsi un temps considérable, à la grande satisfaction des clients.

Optimiser les processus de travail en interne

La GED permet d’optimiser l’efficacité de l’entreprise. La gestion améliorée de ses documents en interne réduit considérablement les coûts et par conséquent aboutit à une augmentation du flux de trésorerie tout en améliorant la satisfaction client en bout de chaîne de la rentabilité. C’est le cas par exemple de la gestion électronique des documents comptables comme les factures clients ou fournisseurs et pour lesquels les processus de numérisation, de stockage, archivage sont partiellement ou entièrement automatisés et par là même simples d’utilisation. Les documents selon leur nature (facture, courrier ou autres imprimés) sont ainsi numérisés, indexés et classifiés à l’aide d’une numérotation spécifique et d’un ensemble de mots clés facilitant ainsi leur recherche.

L’avantage d’un tel processus réside également dans sa facilité d’adaptation et d’implantation au sein de n’importe quel service de gestion d’archives. Toute GED pouvant être intégrée à n’importe quelle infrastructure informatique. Les procédures et processus deviennent ainsi électroniques. Les documents sont collectés, triés et archivés de manière permanente dans une « bibliothèque » d’archives numériques, évitant ainsi toute action laborieuse et impliquant de longues périodes d’attente.

Des avantages nombreux

Avoir recours à une GED présente de nombreux avantages pour les entreprises qui en font le choix. Les archives numérisées, classées et conservées numériquement sont ainsi centralisées dans une bibliothèque documentaire à laquelle le personnel habilité peu consulter à tout moment et quel que soit le format du fichier, la date de création, le nom de son auteur. Avec internet, il est même possible pour les utilisateurs d’avoir accès aux fichiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ainsi, avec la mise en place de processus et outils informatiques optimisés et rapides dans la gestion approfondie des données, vous augmentez par la même l’efficacité des services d’archivage tout en étant en mesure de garantir de manière pérenne une certaine transparence dans la gestion des documents archivés.


DEVIS ARCHIVAGE


Comment préparer les archives à un déménagement ?

Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.

Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !

Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.

Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?

Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés ou éliminés. Véritable atout de modernisation, la gestion des archives n’est plus à percevoir comme une contrainte, mais comme une opportunité à saisir, si l’entreprise recherche une plus grande efficacité et une meilleure productivité. Attardons-nous un instant sur les principales règles visant à bien classer les documents d’entreprise à archiver.

Comment réaliser un plan de classement efficace ?

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.


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