Lorsque les archives physiques (papier, parchemin…) sont remplacées par des archives électroniques (fichiers et données informatiques), il est question d’une dématérialisation d’archives. Ce procédé de substitution d’archives nécessite une opération de numérisation ainsi qu’une révision de tous les processus de production et de gestion des informations.
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_Ne laissez pas les archives de votre société se dégrader !
Plusieurs facteurs peuvent être la cause de la dégradation des documents d’archives. L’homme en est un, par des erreurs de manipulation ou le choix d’un conditionnement non optimisé.
_Gestion des archives comptables
Monsieur X est chef d’une entreprise privée d’expertise comptable en région parisienne et se trouve à la tête d’une centaine de collaborateurs. Aujourd’hui Mr. X est satisfait du développement de son entreprise mais s’aperçoit qu’il peut améliorer de manière significative l’organisation interne de ses services.
_L’archivage papier face au numérique
Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.
_Les 5 risques du non archivage
Faire l’impasse sur l’archivage de ses documents est risqué à plus d’un titre.
_Définition : Théorie des trois âges
Notion fondamentale sur laquelle repose l’archivistique contemporaine, et qui fait passer tout document par trois périodes, courante, intermédiaire et définitive, caractérisées par la fréquence et le type d’utilisation qui en est faite.
_Définition : Sortie définitive des archives
La sortie définitive des archives (ou sortie du stock) concerne les archives physiques ou électroniques à sortir en partie ou en totalité, afin de les éliminer ou de les restituer à leur propriétaire d’origine.
_Définition : Service d’archives
Le service archive se charge de la gestion de l’archivage, c’est-à-dire de la collecte des documents d’archives, le contrôle de la tenue des archives courantes produites ou reçues, la conservation des archives intermédiaires, le tri, le classement, la description, et toute la rédaction des instruments de recherche et de la communication des archives. Les archives sont aussi l’institution et les bâtiments où sont ainsi conservées la totalité des documents. C’est pourquoi, le service des archives peut être constitué d’un bâtiment ou dépôt principal, et d’un ou plusieurs dépôt(s) annexe(s).
_Définition : Restitution des archives
La restitution des archives est un processus d’archivage comprenant l’ensemble des mécanismes assurant la remise des archives conservées dans un service d’archives à leur propriétaire d’origine.
_Définition : Protection légale des archives
La protection légale des archives regroupe l’ensemble des dispositions contenues dans les lois et règlements. Cette réglementation vise à interdire la destruction, le détournement, la détérioration volontaire ou l’exportation hors du territoire d’un pays des archives constituant son patrimoine archivistique.