Sont appelées archives courantes les documents fréquemment consultés par le service, l’établissement ou l’organisme qui les a produit. C’est notamment le cas des archives de l’exercice en cours.
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_Gestion des archives définitives
Une archive courante est destinée à être consultée régulièrement par la structure ou l’organisation qui l’a produite. Il n’est pas rare que les archives intermédiaires (ou semi-actives), c’est-à-dire potentiellement consultables ou relativement récentes, restent également dans les locaux de l’entreprise.
_Définition : Archives courantes
Dans le cycle de vie des archives, on appelle archives courantes les documents d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et conservés pour le traitement des affaires.
_Gestion des archives juridiques – Étude de cas
Maître M, avocat, reprend le cabinet de son père qui compte une dizaine de collaborateurs. Ses locaux sont situés dans un immeuble de 4 étages sans ascenseur en plein centre ville. Il souhaite s’associer avec 2 autres confrères pour former une SCP ce qui engendre l’embauche d’autres collaborateurs.
_Définition : Projet d’archivage
Le projet d’archivage (ou Records Management Project) désigne une méthode de gestion d’archivage efficace et sûre. Elle repose sur des normes et des outils méthodologiques pour construire une politique d’archivage pérenne, répondre aux problématiques d’archivage et de conservation d’un fonds d’archive (ses flux, son espace de stockage à gérer…), identifier ses principaux acteurs, réduire les coûts, favoriser l’externalisation des archives pour davantage de sécurité et gagner en efficacité comme en productivité
_Définition : Processus d’archivage
Le processus d’archivage désigne la mise en œuvre d’une politique d’archivage efficace, assurant la conservation des documents ainsi que leur restitution en cas de contrôle ou lors d’un litige.
_Définition : Plate-forme de conservation
Ensemble d’outils dédiés à la réception, sécurisation, stockage et pérennisation de documents ou de données, qualifiés de telle façon qu’on puisse les retrouver, y accéder et les gérer selon les règles et les besoins exprimés par leurs propriétaires (donneurs d’ordre).
_Définition : Gestion des archives
La gestion des archives (ou Records management) consiste à organiser et hiérarchiser les documents devenu archives dès leur création. L’objectif d’une bonne gestion étant de classer de manière efficace et logique toutes les archives pour les retrouver facilement en cas de besoin, pour les préserver de toute détérioration ou perte accidentelle, ou pour les conserver en toute sécurité et de manière définitive.
_Définition : Durée de conservation des archives
Dans la gestion des archives et la politique d’archivage qui l’encadre, la durée de conservation des archives est un élément obligatoire que le service archives doit respecter.
_Définition : Destruction des archives
La destruction des archives est une procédure qui consiste à l’élimination des documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation.