Stockage, Gestion & Conservation sécurisée de documents

Gestion et conservation sécurisée d’archives physiques : notre prestation

La conservation sécurisée des archives physiques constitue le cœur de métier d’Arcalys : enlèvement, transport, mise en rayonnage, indexation, gestion des consultations et destruction certifiée en fin de cycle. Nos entrepôts répondent aux normes de sécurité les plus exigeantes pour garantir l’intégrité de votre fonds documentaire sur toute la durée de conservation.

Comment se déroule la prise en charge de vos archives ?

La prestation de conservation sécurisée d’Arcalys s’inscrit dans un processus rigoureux qui commence dès l’enlèvement des conteneurs dans vos locaux et se poursuit jusqu’à leur destruction en fin de cycle de vie. Chaque étape est documentée et tracée. Pour comprendre l’ensemble du cycle de vie de vos archives, consultez notre offre complète d’archivage physique.

La sécurité d’une archive physique ne tient pas uniquement à la solidité de l’entrepôt. Elle repose sur un ensemble de procédures qui garantissent la traçabilité de chaque mouvement de document, de l’enlèvement jusqu’à la destruction.

Phase 1 : enlèvement et transport sécurisé des archives

Arcalys prend en charge l’enlèvement de vos archives dans vos locaux, avec transport sécurisé jusqu’à nos entrepôts. Un bon d’enlèvement est remis à la livraison, documentant chaque conteneur pris en charge. Le transport est assuré par nos équipes, avec des véhicules adaptés et des procédures de sécurité encadrant chaque déplacement. L’ensemble des risques liés au transport est pris en charge par Arcalys.

Phase 2 : mise en rayonnage et indexation informatisée

À leur arrivée dans l’entrepôt, les conteneurs sont mis en rayonnage selon un système de localisation aléatoire. Ce mode de stockage garantit une confidentialité absolue : aucun élément visible dans l’entrepôt ne permet d’identifier le propriétaire d’un conteneur ou son contenu. Chaque conteneur est simultanément saisi dans notre système de gestion documentaire : son identifiant, ses caractéristiques et sa localisation précise sont enregistrés. Cette indexation des archives permet de retrouver instantanément n’importe quelle pièce lors d’une demande de consultation.

Phase 3 : gestion des consultations et des restitutions

Toute demande de consultation est soumise à un contrôle strict des habilitations : seules les personnes préalablement désignées par l’entreprise peuvent demander l’accès à ses archives. Cette procédure garantit la sécurité du fonds et prévient tout accès non autorisé. La restitution s’effectue selon deux modalités :

• document physique : livraison sous 4 à 48 heures selon l’éloignement et l’urgence, avec options express disponibles ;
• document dématérialisé : numérisation et transmission par mail ou télécopie sous 2 heures.

Les obligations légales d’une société d’archivage professionnelle

Un tiers-archiveur professionnel n’est pas uniquement un prestataire logistique. Il est soumis à un cadre réglementaire précis qui encadre ses responsabilités vis-à-vis des documents confiés.

La mission d’un tiers-archiveur va bien au-delà du stockage. Pour rappel, notre définition de l’externalisation des archives pose les bases conceptuelles utiles avant de lire cette page. Elle engage sa responsabilité sur la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de chaque document archivé, pour toute la durée du contrat.

Les obligations contractuelles et légales du tiers-archiveur

Le contrat de tiers-archivage engage Arcalys sur plusieurs obligations fondamentales :

• obligation de confidentialité : aucune information relative aux archives confiées ne peut être divulguée à des tiers ;
• obligation de conservation : Arcalys est responsable de l’intégrité physique des documents pendant toute la durée de conservation ;
• obligation d’accessibilité : les documents doivent être restituables dans les délais contractuels, à tout moment ;
• conformité RGPD : la gestion des archives contenant des données personnelles respecte les obligations du règlement européen ;
• destruction certifiée : la destruction en fin de conservation est réalisée de manière confidentielle avec remise d’un procès-verbal.

Les normes de sécurité des entrepôts d’Arcalys

Nos entrepôts répondent aux critères définis pour la conservation professionnelle d’archives physiques :

Cycle de vie complet de vos archives avec Arcalys

De l’audit à la destruction : un accompagnement sur toute la durée

Arcalys intervient à chaque étape du cycle de vie de vos archives. Tout commence par un audit des archives et l’élaboration d’un plan de classement. Vient ensuite la prise en charge logistique, la conservation en entrepôt sécurisé, la gestion des consultations et, en fin de durée légale, la destruction certifiée. Ce suivi intégral garantit que vous n’avez pas à vous préoccuper de la gestion documentaire : Arcalys s’en charge de bout en bout. Pour évaluer si cette solution est adaptée à votre situation, consultez notre guide sur comment externaliser le stockage de ses documents. Vous pouvez également consulter notre article sur le stockage d’archives physiques en local ou externalisé pour comprendre les différences entre les solutions disponibles. Pour vous préparer avant un premier contact, les 5 questions à se poser avant d’externaliser ses archives vous aideront à structurer votre demande.

Ce qu’il faut retenir sur la gestion et conservation sécurisée d’archives

La prestation de conservation sécurisée d’Arcalys couvre l’intégralité du cycle de vie des archives : enlèvement, transport, indexation, stockage en entrepôt certifié, gestion des consultations et destruction certifiée. Elle garantit la sécurité physique, la confidentialité et l’accessibilité des documents, dans le strict respect des obligations légales. Pour comprendre comment cette prestation s’intègre dans le tarif global d’un archivage externalisé, consultez notre article sur le prix du stockage d’archives physiques. Et pour tout comprendre sur les conteneurs utilisés dans ce processus, lisez notre guide sur l’utilité des boîtes d’archives.

FAQ – Questions fréquentes sur la conservation sécurisée d’archives

Mes archives sont-elles assurées pendant le transport et le stockage chez Arcalys ?

Oui. Arcalys prend en charge les risques liés au transport et assure la conservation des documents dans ses entrepôts. Les conditions d’assurance sont précisées dans le contrat de tiers-archivage et peuvent être complétées par une couverture supplémentaire selon la valeur des documents confiés.

Comment Arcalys garantit-il la confidentialité de mes archives ?

La confidentialité est garantie par plusieurs dispositifs : mise en rayonnage en mode aléatoire, accès restreint aux seuls agents habilités, contrôle des habilitations pour chaque consultation, et signature d’un accord de confidentialité dans le contrat. Aucune information sur le contenu ou le propriétaire des archives n’est visible dans l’entrepôt.

Que se passe-t-il lorsqu’une archive atteint sa durée légale de conservation ?

Arcalys informe l’entreprise de l’échéance et procède à la destruction des documents conformément à la procédure contractuelle. Chaque destruction donne lieu à un certificat confidentiel remis au client. Aucune destruction n’est réalisée sans accord préalable du propriétaire des archives.

Peut-on modifier la liste des personnes habilitées à consulter les archives ?

Oui. La liste des personnes habilitées peut être mise à jour à tout moment sur simple demande auprès d’Arcalys. Cette souplesse permet d’adapter les habilitations aux évolutions organisationnelles de l’entreprise (arrivées, départs, changements de poste).

Arcalys peut-il gérer des archives provenant de plusieurs sites d’une même entreprise ?

Oui. Arcalys est équipé pour prendre en charge des fonds documentaires provenant de plusieurs sites ou entités d’une même organisation. Un plan d’archivage centralisé garantit la cohérence de la gestion, quelle que soit la dispersion géographique des archives à collecter.

Vous avez un projet d’archivage ?

À cette étape, la société d’archivage Arcalys établit un devis pour une externalisation sécurisée et fonctionnelle des archives. Vous pouvez demander un devis adapté à votre stockage et archivage. Nous évaluerons vos besoins d’archivage afin de vous proposer une solution personnalisée.