Audit & Conseils en archivage

Audit des archives et plan d’archivage

L’audit des archives est la mission préalable indispensable à tout projet d’archivage ou d’externalisation : il permet d’évaluer précisément l’état du fonds documentaire, de définir les priorités et d’élaborer un plan de classement adapté à la réalité de l’entreprise. Arcalys réalise cet audit gratuitement, sur site, en Île-de-France et en Grand Est. Elle s’inscrit dans notre offre complète d’archivage en 4 étapes.

Qu’est-ce qu’un audit des archives ?

L’audit des archives est une mission d’évaluation et de conseil réalisée par des archivistes experts au sein de vos locaux. Son objectif est d’étudier l’environnement documentaire de l’entreprise. Pour bien comprendre ce que recouvre l’externalisation avant de lancer un audit, consultez notre définition de l’externalisation des archives., de cartographier les types de documents existants et d’établir un état des lieux complet du fonds, en vue de définir une politique d’archivage cohérente et conforme aux obligations légales. Pour comprendre comment cette mission s’inscrit dans l’ensemble du processus d’archivage, consultez notre offre complète de prestations d’archivage physique.

Un bon audit des archives, c’est la garantie de ne pas externaliser le désordre. Il est impossible de mettre en place une politique d’archivage efficace sans connaître précisément ce que l’on possède.

Que comprend concrètement un audit archivistique ?

L’audit réalisé par les archivistes d’Arcalys comprend plusieurs phases d’investigation :

• inventaire du fonds : recensement de tous les types de documents, estimation des volumes en mètres linéaires ou en nombre de boîtes ;
• état de conservation : évaluation de l’état physique des documents et des conditions de stockage actuelles ;
• méthode d’organisation existante : analyse du plan de classement en vigueur, le cas échéant ;
• évaluation des ressources humaines : identification des personnes impliquées dans la gestion des archives et de leur niveau de formation ;
• détermination des durées de conservation : application des durées légales à chaque famille de documents identifiée.

Comment choisir son entreprise d’archivage ?

Avant de confier ses archives à un prestataire, il est légitime de se poser des questions sur la fiabilité et les compétences de la société choisie. Plusieurs critères permettent de différencier les prestataires sérieux des opérateurs moins rigoureux : l’ancienneté dans le secteur, la qualité des entrepôts, la qualification des archivistes, la solidité financière et la transparence des contrats. Une visite des locaux du prestataire est systématiquement recommandée avant toute signature. Pour structurer votre réflexion avant de vous engager, consultez notre guide des 5 questions à se poser avant d’externaliser ses archives.

Qu’est-ce qu’un plan d’archivage ?

Le plan d’archivage est le document de référence qui organise l’ensemble de la gestion documentaire d’une entreprise. Il est élaboré à l’issue de l’audit et constitue la base de toute politique d’archivage efficace.

Le plan d’archivage est à la gestion documentaire ce qu’un plan comptable est à la comptabilité : un cadre structurant qui rend le fonds documentaire cohérent, traçable et conforme.

Que contient un plan de classement des archives ?

Un plan d’archivage professionnel comprend les éléments suivants :

• le périmètre d’archivage : liste des familles de documents couvertes par le plan ;
• la codification : système d’identification unique pour chaque type de document ou conteneur ;
• les durées de conservation : durée d’utilité administrative (DUA) applicable à chaque famille, selon les obligations légales ;
• les habilitations d’accès : définition des personnes autorisées à consulter chaque type de document ;
• les procédures de versement et de destruction : calendrier et modalités de transfert des archives en fin de conservation.

Le rôle du plan d’archivage dans la politique documentaire de l’entreprise

Un plan d’archivage bien conçu garantit la cohérence de la gestion documentaire dans le temps, y compris lors de réorganisations ou de fusions. Il assure que chaque document est retrouvable, que les destructions sont réalisées au bon moment et que l’ensemble du fonds est conforme aux exigences réglementaires. Il est particulièrement utile en cas de contrôle fiscal, de litige ou d’audit interne. Arcalys élabore ce plan en collaboration étroite avec les services concernés, en tenant compte notamment du type de conteneurs d’archivage adaptés à chaque famille de documents de l’entreprise pour garantir son adéquation avec la réalité opérationnelle. La mise en œuvre concrète du plan est assurée par nos équipes d’intervention sur site, en liaison avec la prestation de gestion et conservation sécurisée d’archives.

Archivage physique en entreprise : ce que l’audit révèle

Les constats les plus fréquents lors d’un audit documentaire

Lors de leurs interventions sur site, les archivistes d’Arcalys observent régulièrement les mêmes dysfonctionnements :

Ce qu’il faut retenir sur l’audit des archives et le plan d’archivage

L’audit des archives est la pierre angulaire de tout projet d’archivage ou d’externalisation réussi. Il permet de passer d’une gestion documentaire subie à une politique d’archivage maîtrisée et conforme. Arcalys réalise cet audit gratuitement sur site, avec des archivistes expérimentés qui connaissent les spécificités de chaque secteur d’activité. Pour découvrir les étapes qui suivent l’audit, consultez notre page sur comment externaliser le stockage de ses documents, et pour comprendre la structure des coûts d’une externalisation, lisez notre article sur le prix du stockage des archives physiques.

FAQ – Questions fréquentes sur l’audit et le plan d’archivage

Combien de temps dure un audit des archives sur site ?

La durée d’un audit dépend du volume du fonds documentaire et de la complexité de l’organisation existante. Pour une PME de taille moyenne, l’audit peut être réalisé en une demi-journée. Pour un grand volume ou une organisation complexe, il peut s’étendre sur plusieurs jours.

L’audit des archives est-il payant chez Arcalys ?

Non. Arcalys réalise gratuitement le premier audit documentaire sur site. Cette mission est incluse dans la procédure d’établissement du devis d’archivage.

Le plan d’archivage doit-il être mis à jour régulièrement ?

Oui. Le plan d’archivage doit évoluer avec l’activité de l’entreprise : création de nouveaux types de documents, changement de réglementation, réorganisation des services. Il est recommandé de le réviser au moins tous les deux à trois ans, ou à chaque changement organisationnel majeur.

Peut-on réaliser un audit d’archivage sans externaliser par la suite ?

Oui. L’audit d’Arcalys peut être réalisé dans le cadre d’un projet d’externalisation, mais aussi dans l’objectif d’améliorer la gestion interne des archives. Le résultat est un plan de classement et un état des lieux utilisable quelle que soit la décision prise ensuite.

Qu’est-ce qu’une politique d’archivage et pourquoi est-elle importante ?

La politique d’archivage est l’ensemble des règles et procédures qui régissent la gestion documentaire d’une organisation : ce que l’on conserve, combien de temps, dans quelles conditions et qui peut y accéder. Elle est importante car elle garantit la conformité légale, la retrouvabilité des documents et la cohérence du fonds dans le temps.

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