L’unité archivistique désigne l’ensemble des documents d’archives. Une unité peut être un fonds d’archives, une série de documents, un dossier, une pièce assujettis aux normes institutionnelles.
Tous les articles par editorial
_Définition : Réintégration
(1) Réinsertion de documents égarés ou indûment soustraits à leur dossier ou leur fonds d’origine.
(2) Retour dans un service d’archives de documents ou de fonds qui auraient dû y être conservés en vertu de dispositions officielles, et qui n’y sont jamais entrés. La réintégration constitue un mode d’entrée.
(3) Rangement des documents et/ou des articles à leur place dans les magasins après leur communication.
_Définition : Recherche administrative
Recherche effectuée à la demande d’un service ou d’un particulier dans un but administratif ou juridique.
_Définition : Producteur (d’archives)
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives (1) dans l’exercice de son activité.
_Définition : Importance matérielle
Évaluation, dans un système de mesure exprimée généralement en mètres linéaires, d’une unité archivistique.
_Définition : Élimination
Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau d’archivage.
_Définition : Détection intrusion
Système de sécurité permettant de détecter l’entrée illicite de personnes dans un bâtiment.
_Définition : Détection incendie dans les locaux d’archives
Système de sécurité permettant de déceler la présence de feu ou de chaleur anormale.
Parce que la sécurité est un enjeu majeur de la conservation des archives !
Toute entreprise spécialisée dans l’archivage physique se doit de garantir le meilleur niveau de sécurité pour les archives de ses clients.
Pour Arcalys, la détection incendie représente un enjeu essentiel.
C’est pourquoi ses établissements sont surveillés par une installation de détection automatique d’incendie mise en place par une entreprise titulaire de la qualification A.P-M.I.S. (certifiant l’aptitude à réaliser une installation de qualité et à la maintenir selon les règles de l’art) délivrée par l’APSAD (marque de qualité incluant les exigences réglementaires ainsi que les principales normes françaises et européennes applicables.).
Contrats d’assurances pour la sécurité
Le contrat qui définit la détection incendie pour les locaux d’archives ainsi que toutes les salles attenantes est régi par le code des assurances. En outre, c’est une convention de l’assurance Multirisque souscrite par l’entreprise.
_Définition : Date de destruction
C’est la date effective d’élimination d’un document ou groupe de document. Celle-ci est toujours suggérée dans un Plan de destruction établi par audit auprès du client.
_Définition : Consultation
Action de prendre connaissance d’un document.
Obligation légale ou réglementaire de garder à disposition des autorités voire de la collectivité certains documents traçant les activités d’une entreprise ou d’un organisme dans divers domaines règlementés : gestion financière, santé, environnement, patrimoine historique, etc.
Dans le monde de l’archivage, qu’appelle t’on une consultation ?
A tout moment, un client, en cas de nécessité urgente ou lorsqu’il désire éviter le transit de documents originaux importants, a la possibilité de se déplacer dans nos locaux afin de procéder à une consultation de ses archives. Par lui-même ou par un tiers de confiance (expert comptable, juridique, commissaire au compte…) qui aura reçu une habilitation au préalable. Il arrive également que l’administration fiscale exige d’un client de mettre à sa disposition certains documents, auquel cas il est souvent plus facile de planifier cette visite dans une salle de consultation que de rapatrier un volume important d’archives chez le client.
Comment se déroule les consultations d’archives ?
Chez Arcalys, les consultations s’effectuent en toute confidentialité, avec l’assistance d’un archiviste expérimenté. Tout est mis en œuvre afin que la requête du client aboutisse à un résultat optimal. En fin de compte, la consultation peut aboutir à la production de copies de documents (papier ou support numérique), ou si nécessaire, à une sortie définitive de documents originaux.
Salle de consultation
Il s’agit de la salle d’un service d’archives réservée à la consultation des documents sur place.