Société d’archivage physique
à Paris / Île-de-France

Interventions archivage sur site

Arcalys est une société d’archivage spécialisée dans le classement, l’entreposage et la destruction des archives physiques (documents papier).

En tant que tiers-archiveur, Arcalys accompagne les entreprises parisiennes dans la gestion de leurs archives, de la création à la destruction éventuelle des documents archivés

Arcalys assure la gestion et la conservation des archives d’entreprises et d’administrations de tout type de secteurs d’activité

Demandez un devis pour une gestion rapide et efficace de vos archives physiques.

Arcalys intervient dans la petite et grande couronne : Paris (75), Nanterre (92), Saint-Denis (93), Créteil (94), Marne-la-Vallée (77), Evry (91), Versailles (78) et Cergy (95).

La densité de la ville de Paris et le prix extrêmement élevé du mètre carré poussent de nombreuses entreprises à externaliser leurs archives physiques auprès d’un tiers-archiveur.

Qu’est-ce que l’archivage physique ?

À Paris comme en Île-de-France, la densité urbaine et le coût du mètre carré rendent le stockage interne d’archives coûteux. Arcalys y intervient directement dans vos locaux pour organiser, transférer et sécuriser vos documents, avec un interlocuteur dédié à la région parisienne.

Définition des archives à connaître

l’article L211-1 du Code du patrimoine définit les archives comme :

L’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.

Pour gérer chaque étape clé de la vie d’un document (théorie des trois âges) Arcalys propose à ses clients une prestation globale pour la gestion et la conservation d’archives. La mise en place d’une politique d’archivage adaptée à leur besoin permet une gestion documentaire en toute sécurité et sérénité.

L’archivage des documents et leur gestion procèdent d’un processus comprenant 4 étapes essentielles :

• L’audit et le conseil en archivage
• L’intervention d’archivage sur site
• Le stockage, la gestion et la conservation sécurisée des archives
• La consultation et la destruction des archives

Arcalys met en place des solutions adaptées à chaque type d’activité et selon les besoins en archivage spécifiques à chaque client.

La prise en charge des archives est globale elle comprend :

1. L’audit d’évaluation : les archivistes qualifiés et expérimentés procèdent à un audit permettant d’évaluer les besoins de chaque service d’archivage, d’établir un plan d’archivage spécifique et d’évaluer les coûts. La synthèse de ces éléments permettra aux experts de l’archivage d’établir un devis personnalisé.
2. Les opérations menées sur le site d’archivage : les interventions d’Arcalys chez le client consistent à analyser, trier, classer, indexer, conditionner et transférer les archives ainsi constituées par les gestionnaires d’archives.
3. L’externalisation des archives : cette solution repose sur le transfert et le stockage des archives vers un centre répondant aux normes de sécurité contre les risques de perte, de vol par intrusion ou de dégradation par incendie ou inondation.
4. La gestion d’archives physiques efficace : Arcalys propose aussi cette prestation de gestion efficace pour retrouver et mettre facilement à la disposition des clients les archives constituées, classées et conservées.
5. La destruction des archives : Arcalys garantit un traitement des archives confiées réalisé de manière confidentielle et en toute sécurité. Un certificat de destruction ainsi qu’un inventaire des archives détruites sont produits par Arcalys.

L’archivage, une question de place

L’archivage permet aux entreprises (Paris et Île-de-France) de gagner de la place. C’est pourquoi, elles n’hésitent plus à confier la gestion de leurs archives à une société tierce, spécialisée dans l’archivage externalisé et sécurisé. Surtout, lorsque la gestion des documents d’entreprise devient trop contraignante et coûteuse. L’externalisation des archives est une alternative idéale pour libérer au sein des locaux de l’entreprise, un espace de bureaux supplémentaire et consacré essentiellement à la production.

Les enjeux de l’externalisation des archives

Confier ses archives à un expert tel que la société d’archivage Arcalys offre aux clients un panel d’avantages qu’il serait dommage de négliger. L’archivage des documents d’entreprise est une obligation à remplir par les sociétés qui les produisent. Les confier à un tiers-archiveur leur permet de respecter les obligations légales de conservation et par conséquent conserver leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité.

Grâce à l’externalisation de vos archives, l’utilisation des locaux peut ainsi être optimisée, avec l’agrandissement de l’espace de travail. Les locaux sont ainsi rentabilisés. La place libérée permet d’intégrer du personnel supplémentaire pour produire davantage. Les mètres carrés occupés inutilement sont récupérés et permettent de réduire les charges.

Une question à vous poser : « Combien vous coûterait l’archivage en interne pour le même niveau de sécurité et de respect des obligations d’archivage ? »

Le calcul des coûts de l’archivage en interne est un enjeu voire un défi pour les entreprises qui souhaitent gérer en interne la conservation de leurs archives physiques. Son estimation va dépendre de nombreux critères à prendre en compte et dont voici les principaux:

• Les charges de matériels et locaux (surface occupée des archives, le coût mensuel du mètre carré, coût du matériel et agencement, coût du matériel de destruction)
• Les charges de personnel (le nombre de recherches mensuelles, coût horaire des employés, nombre d’employés…)

Aussi, les risques liés à la conservation des archives sont aussi à prendre en compte. Ce sont les risques de perte ou de destruction liés à des incidents (incendie, inondation, humidité) mais aussi à dégradations liées à des déménagements ou à toute autre action malveillante. D’autres risques concernent la mauvaise gestion ou l’absence de gestion des archives. Ils représentent également un coût : le coût de non-archivage ou d’erreur d’archivage.

Qu’est-ce qu’une société d’archivage professionnelle ?

Depuis plus de 30 ans, Arcalys accompagne les entreprises dans la gestion externalisée de leurs documents physiques. Notre équipe organise, classe, indexe, conserve et détruit les archives selon un plan de classement rigoureux — pas seulement en stockant des boîtes.

En pratique, confier ses archives à un expert spécialisé répond à trois besoins distincts. Premier besoin : réduire les risques juridiques liés à une mauvaise conservation. Deuxième : libérer de l’espace physique coûteux. Troisième : garantir un accès rapide aux documents en cas de contrôle ou de litige.

Tiers-archiveur ou société de stockage : quelle différence ?

Une simple société de stockage entrepose vos cartons. Faire appel à un tiers-archiveur, c’est choisir un partenaire qui assume une responsabilité documentaire — pas seulement une prestation logistique.

Un tiers-archiveur les gère. Il crée un plan de classement, assure la traçabilité de chaque document et pilote la destruction en fin de durée d’utilité administrative (DUA). Vous retrouvez n’importe quel dossier en quelques minutes.

Arcalys est un tiers-archiveur. Cela signifie que nous assumons une responsabilité documentaire, pas seulement logistique.

Les types de documents que nous archivons

• archives administratives et comptables : factures, contrats, bilans, bulletins de paie ;
• archives juridiques et sociales : actes notariés, dossiers du personnel, statuts ;
• archives médicales et hospitalières : dossiers patients, résultats d’examens ;
• supports numériques et audiovisuels : disques durs, bandes magnétiques, disquettes.

Pourquoi externaliser ses archives avec Arcalys plutôt que les gérer en interne ?

Externaliser ses archives n’est pas une simple décision logistique. C’est une décision de gestion des risques. Trois risques pèsent sur une entreprise qui conserve ses archives en interne. Le risque physique d’abord : incendie, dégât des eaux, vol. Le risque juridique ensuite : un document introuvable lors d’un contrôle fiscal ou prud’homal peut coûter très cher. Le risque opérationnel enfin : le temps collaborateur absorbé par des recherches sans valeur ajoutée.

Arcalys répond aux trois.

Pourquoi confier vos archives à un tiers-archiveur agréé ?

Déléguer la gestion de ses archives à un tiers-archiveur, c’est choisir la rigueur documentaire plutôt que l’improvisation. C’est aussi protéger son entreprise sur le plan légal et opérationnel.

Le recours à une entreprise externe pour gérer ses archives repose sur un cadre légal précis. En France, l’archivage des documents privés est encadré par le Code du commerce, le Code du travail et le Code général des impôts. Des réglementations spécifiques s’ajoutent selon les secteurs : santé, banque, assurance.

Un tiers-archiveur professionnel connaît ces textes. Il applique les bonnes DUA, documente les destructions et vous protège en cas de contentieux. Sous-traiter à une entreprise non spécialisée — ou conserver des archives en interne sans politique documentaire — expose l’entreprise à des sanctions réelles.

Notre démarche qualité et nos engagements

Arcalys s’appuie sur une charte qualité interne formalisée. Elle couvre la sécurité des accès, la confidentialité des données, la traçabilité des mouvements et les procédures de destruction. Chaque archiviste signe un engagement de confidentialité dès son embauche.

Concrètement, cela se traduit par plusieurs dispositions opérationnelles. L’accès à notre entrepôt est restreint au personnel habilité. Les sorties d’archives font l’objet d’une double validation. Aucun document ne quitte nos locaux sans traçabilité enregistrée. En cas d’urgence — sinistre, contrôle inopiné, demande judiciaire — nous garantissons une réactivité sous 24 heures ouvrées.

Nous gérons des archives pour des professions réglementées : notaires, avocats, experts-comptables, huissiers de justice, établissements de santé, banques et assurances. Ces secteurs imposent des niveaux d’exigence élevés. Nous les respectons pour l’ensemble de nos clients.

Ce que nous n’externalisons pas : votre responsabilité documentaire reste la vôtre

Un point mérite d’être clarifié. Arcalys gère vos archives, mais la responsabilité documentaire reste celle de votre entreprise. Nous vous aidons à la respecter. En cas de contrôle fiscal, c’est vous que l’administration interroge, pas votre prestataire. Nous formalisons donc chaque mission dans un contrat précis. Ce document couvre le périmètre des archives confiées, les engagements de délai, les conditions de restitution et les procédures de destruction. Ce contrat est votre preuve de diligence en cas de litige.

Comment Arcalys gère vos archives de A à Z ?

Notre processus s’appuie sur les 4 grandes étapes de l’archivage : audit, intervention sur site, stockage sécurisé, puis destruction ou classement définitif.

Ce qu’il faut connaître d’Arcalys, société d’archivage

Trente ans d’expérience dans l’archivage physique, c’est trente ans de procédures rodées, de réglementation maîtrisée et de clients accompagnés dans la durée.

Arcalys est un tiers-archiveur indépendant, spécialisé dans l’archivage physique depuis 30 ans. Nous intervenons en Île-de-France, en Grand Est et sur toute la France. Notre prestation couvre l’audit, le tri, le stockage sécurisé et la destruction certifiée de vos archives. Notre approche est contractuelle, traçable et confidentielle. Chaque mission démarre par un audit gratuit et débouche sur un plan de classement adapté à votre activité.

Contactez-nous pour obtenir un devis ou pour discuter de votre projet d’archivage avec l’un de nos archivistes.

Questions fréquentes sur l’archivage externalisé

Quelle est la différence entre archivage physique et archivage électronique ?

L’archivage physique concerne les documents papier et les supports matériels (disquettes, bandes). Son pendant numérique, l’archivage électronique, gère les fichiers sur des serveurs sécurisés. Arcalys est spécialisé dans l’archivage physique. Pour certains projets, nous abordons avec nos clients les options de numérisation préalable à la conservation longue durée.

Comment se déroule une première intervention d’archivage sur site ?

Un archiviste se déplace dans vos locaux pour un audit préalable, sans engagement. Il évalue le volume, identifie les types de documents et propose un plan de classement. L’intervention de tri et de conditionnement suit dans un délai convenu ensemble.

Peut-on récupérer un document après externalisation ?

Oui. Chaque boîte et chaque document est identifié dans notre système de gestion. Vous formulez une demande, nous localisons le document et organisons sa restitution ou sa transmission numérique selon vos besoins.

Combien de temps faut-il conserver ses archives comptables ?

Le Code du commerce impose une durée de 10 ans pour les livres comptables et les pièces justificatives. Certains documents fiscaux peuvent être conservés jusqu’à 6 ans selon les cas. Arcalys applique les DUA adaptées à chaque type de document selon la réglementation en vigueur.

Arcalys intervient-il pour les petites entreprises ?

Oui. Nous accompagnons des TPE de moins de 10 salariés comme des groupes de plusieurs centaines de personnes. Notre offre est modulaire et s’adapte à votre volume d’archives et à votre budget. Un devis est établi après l’audit initial.

Qu’est-ce qu’un plan de classement d’archivage ?

Un plan de classement est un référentiel documentaire qui organise vos archives par catégorie, sous-catégorie et durée de conservation. Il permet de retrouver un document en quelques secondes et de piloter automatiquement les destructions en fin de DUA. Arcalys le construit pour vous lors de la phase d’audit.

Pourquoi faire appel à un archiviste plutôt que de gérer ses archives en interne ?

Un archiviste professionnel maîtrise les durées légales de conservation, les normes de conditionnement et les procédures de destruction certifiée. Confier cette tâche à un collaborateur non formé expose l’entreprise à des risques réels. Erreurs de classement, destructions prématurées, documents introuvables en cas de litige : les conséquences sont concrètes. Découvrez notre page dédiée sur les raisons de faire appel à un archiviste.

Comment choisir sa société d’archivage ?

Plusieurs critères sont déterminants : l’expérience de la société d’archivage25, la traçabilité documentaire, la sécurité physique du stockage et la clarté du contrat. La proximité géographique compte aussi pour les interventions sur site. Retrouvez notre guide complet pour choisir son prestataire d’archivage.

► Livre blanc à télécharger (PDF) : Durée de conservation des documents